Poradnik Pracownika

Wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych - jak wygląda?

Od kiedy w maju 2018 roku w naszym kraju zaczęły obowiązywać przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), wydawać się nam może, że zgoda na przetwarzanie danych jest potrzebna w każdym przypadku. Choć nie jest to prawdą, z całą pewnością warto wiedzieć, kiedy jest niezbędna. Jak wygląda wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych? Czy istnieje jeden konkretny? Na te pytania odpowiadamy w niniejszym artykule!

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Zgody na przetwarzanie danych najczęściej spotykamy na stronach internetowych, kiedy chcemy zapisać się na newsletter czy zrobić zakupy online. 

Aby legalnie przetwarzać dane osobowe, konieczna okazuje się odpowiednia zgoda. Jest ona oświadczeniem osoby, w którym wyraźnie podkreśla ona zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych. Nie może być ona dorozumiana czy wymuszona. 

Osoba, która ją podpisała, w każdym momencie może się z niej wycofać.

Kiedy zgoda na przetwarzanie nie jest potrzebna? 

Tak jak wspomnieliśmy na początku, od kiedy RODO weszło w życie, można odnieść wrażenie, że zgodę na przetwarzanie danych musimy wyrażać wszędzie. Nie jest to jednak prawdą. 

Nie będzie ona potrzebna:

  • kiedy dane osobowe są niezbędne do wykonania umowy, jeśli stroną jest osoba, której dane mają być przetwarzane, co więcej, przetwarzanie musi być żądaniem właśnie tej osoby, której dane dotyczą;
  • kiedy przetwarzanie wynika z przepisów prawa;
  • kiedy wynika to z prawnego interesu administratora danych i jest to uzasadnione.

Wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych 

Nie istnieje jeden, z góry ustalony wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych. Dlatego też jego kształt zależy od potrzeb osoby przetwarzającej. Warto jednak zwrócić uwagę na pewne elementy, które muszą się w nim znaleźć. 

Elementy zgody na przetwarzanie danych: 

  • zakres przetwarzania danych osobowych (imię, nazwisko, miejsce zamieszkania itd.);
  • cel przetwarzania danych osobowych (musi być jasny);
  • informacje o administratorze danych osobowych (nazwa, imię, nazwisko, siedziba);
  • informacja o możliwości wycofania zgody na przetwarzanie danych. 

Jak więc może wyglądać przykładowy wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych? Przedstawiamy w poniższej tabeli.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie [tutaj zakres przetwarzania danych] przez [dane administratora danych osobowych: nazwa, imię, nazwisko, adres] w celu [cel przetwarzania danych osobowych]. 

Oświadczam, że zostałem(-am) poinformowany(-a) o możliwości cofnięcia zgody w dowolnym momencie przez wysłanie wiadomości e-mail na adres administratora danych osobowych [adres e-mail administratora] spod adresu, którego dotyczy powyższa zgoda.

Jeżeli zgoda nie jest elektroniczna, dodajemy na końcu zgody miejsce na podpis, wraz z datą i miejscem.

Kiedy zgoda na przetwarzanie danych nie jest prawidłowa?

Jak już wiemy, nie ma jednego obowiązującego wzoru zgody. Jednak zdarza się, że administratorzy danych ją tworzący popełniają pewne błędy, które nie powinny mieć miejsca.

Wyrażanie zgody na przetwarzanie danych często polega na zaznaczeniu odpowiedniego checkboxa. Jednak nie może być on automatycznie zaznaczony. To my musimy jednoznacznie wyrazić zgodę, domyślne zaznaczenie proces ten uniemożliwia. 

Przede wszystkim warto pamiętać, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie może być łączona z innymi zgodami. Jeśli więc zawiera ona zarówno zgodę na przetwarzanie danych, jak i np. wykorzystywanie danych w celach marketingowych czy wysyłki materiałów handlowych, nie jest ona prawidłowa. 

Co więcej, zgoda nie może być wymuszona przez administratora. Jak się to objawia? Przykładowo chcemy zapisać się na newsletter, jednak aby to zrobić, musimy zaznaczyć zgodę na przetwarzanie danych nie tylko do wysyłki newslettera, lecz także w celach marketingowych. Niejako w takim momencie, jeśli zależy nam na otrzymywaniu korespondencji, nie mamy wyjścia. Warto jednak mieć świadomość, że takie działanie jest niezgodne z prawem. 

Zgoda na przetwarzanie danych musi być aktualizowana w momencie, gdy cel przetwarzania zmienił się lub rozszerzył. Musimy ją posiadać, jeśli przetwarzamy dane, do których jest ona konieczna. Warto jednak mieć świadomość, że nie zawsze tak jest. Nie istnieje również jeden wzór, którego kurczowo musimy się trzymać, ale konieczne jest zawarcie w nim pewnych informacji. Jeśli przetwarzamy dane, musimy mieć tego pełną świadomość.