Poradnik Pracownika

Jak udokumentować staż pracy za granicą?

Podstawowym kryterium mającym wpływ na uprawnienia pracownicze jest staż pracy. Im wyższy jest bowiem staż pracy, tym więcej pracownik zyskuje – od wymiaru urlopu wypoczynkowego po wysokość odprawy emerytalnej. W interesie pracownika jest zatem właściwe udokumentowanie stażu pracy. Jak to zrobić? Co pracodawca powinien wiedzieć o pracy za granicą? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj szczegóły.

Czym jest staż pracy?

Przez staż pracy rozumiemy łączną długość okresu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, mianowania, powołania oraz służby, a więc stosunków prawnych pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, które są uregulowane w Kodeksie pracy.

Od stażu pracy zależy:

  • wymiar urlopu wypoczynkowego;
  • wysokość dodatku stażowego – obowiązkowo wypłacanego w jednostkach budżetowych;
  • prawo do nagrody jubileuszowej – wypłacanej w jednostkowej budżetowych;
  • wysokość odprawy emerytalno-rentowej.

Do stażu pracy wlicza się nie tylko okresy rzeczywistego jej świadczenia, ale również okresy nieświadczenia pracy podlegające wliczeniu na mocy odpowiednich aktów prawnych. Są to okresy:

  • za które sąd przyznał wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy – w przypadku osób przywróconych do pracy prawomocnym wyrokiem sądu;
  • prowadzenia gospodarstwa rolnego lub pracy w gospodarstwie prowadzonym przez współmałżonka;
  • służby wojskowej;
  • urlopu wychowawczego;
  • zasiłku dla bezrobotnych oraz stypendium otrzymywanego w trakcie stażu organizowanego przez powiatowy urząd pracy;
  • pracy wykonywanej za granicą u pracodawcy zagranicznego;
  • odbywania studiów doktoranckich, jednak pod warunkiem uzyskania stopnia doktora – do stażu pracy można zaliczyć nie więcej niż 4 lata.

W obecnym stanie prawnym do stażu pracy nadal nie zalicza się okresów prowadzenia działalności gospodarczej, umowy-zlecenia lub innej umowy cywilnoprawnej (umowy agencyjnej, umowy o dzieło) ani okresów przebywania na urlopie bezpłatnym.

To, że staż pracy pracownika, który pracował za granicą, wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wynika wprost z art. 86 ust. 1 Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, który mówi, że „udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych”. 

Praca za granicą wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Z art. 86 ust. 1 wspomnianej wyżej ustawy wynika także, że przez okresy zatrudnienia należy rozumieć „wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego oraz umowy o pracę nakładczą”.
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej za granicą, podobnie jak prowadzenie jej w kraju, nie wlicza się do stażu pracy, od którego zależy m.in. prawo do urlopu wychowawczego, nagrody jubileuszowej czy dodatku stażowego.

Jak udokumentować staż pracy za granicą?

Z przepisów nie wynika jednoznacznie, jakie dokumenty należy wziąć pod uwagę przy dokumentowaniu stażu pracy za granicą. Przyjmuje się jednak, że są to dowolne dokumenty, z których jasno wynika, że praca za granicą była rzeczywiście wykonywana.

Pracodawca może zażądać przetłumaczenia dokumentów potwierdzających staż pracy na język polski, ponieważ zgodnie z ustawą o języku polskim „przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego”.

Dokumenty potwierdzające staż pracy za granicą powinny, na wniosek pracodawcy, zostać przetłumaczone na język polski.
Jakie dokumenty może przedstawić pracownik, aby udokumentować swój staż (na przykładzie Irlandii i Wielkiej Brytanii)?

Potwierdzeniem okresów zatrudnienia w Irlandii mogą być dokumenty takie jak:

  • P60 – otrzymuje się go na koniec roku kalendarzowego, a w przypadku zmiany pracy w trakcie roku. Powinien zawierać zbiorczą informację za cały rok kalendarzowy;
  • P45 – otrzymuje się go za ostatni rok pracy w roku, w którym opuszcza się Irlandię;
  • U1 (dawniej E301) – służy potwierdzeniu okresów pracy (ubezpieczenia) w przypadku starania się o zasiłki dla bezrobotnych w innym kraju – można go przedstawić w polskim powiatowym urzędzie pracy;
  • umowa o pracę;
  • odcinki z wysokością wypłat (tzw. payslipy) – należy je gromadzić, a w razie zagubienia można poprosić o ponowne wydrukowanie z zakładu pracy.

Organem właściwym do potwierdzenia okresów zatrudnienia i odprowadzanych składek będzie także irlandzki urząd skarbowy (Revenue). Potwierdzenie okresów ubezpieczenia społecznego w trakcie pobytu w Irlandii można też uzyskać, składając odpowiedni wniosek na stronie internetowej Department of Employment Affairs and Social Protection.

Natomiast aby udokumentować staż pracy w Wielkiej Brytanii, można przedstawić następujące dokumenty:

  • P45 – jest to rodzaj świadectwa pracy, na którym znajdują się informacje o kwocie otrzymywanych wynagrodzeń oraz zapłaconego podatku dochodowego w roku podatkowym;
  • P60 – otrzymuje się go na koniec roku podatkowego, który kończy się 5 kwietnia;
  • karta CIS 25 (Construction Industry Scheme) – dotyczy tylko branży budowlanej;
  • umowa o pracę;
  • payslipy (odcinki z wysokością wypłat i składek).

Przykład 1.

Pani Joanna wróciła z Irlandii, gdzie przepracowała 15 lat. Pracodawcy przedłożyła przetłumaczony na język polski formularz E-104, w którym oprócz okresów ubezpieczenia i zatrudnienia znalazły się takie dane jak data urodzenia czy numer ubezpieczenia. Pracodawca jednak odmówił zaliczenia do stażu pracy 15 lat pracy w Irlandii. Co może zrobić pani Joanna?

Odmowa zaliczenia do stażu pracy 15 lat pracy w Irlandii jest działaniem na szkodę pracownika i pani Joanna może złożyć skargę na swojego pracodawcę do Państwowej Inspekcji Pracy. Formularz E-104 stosuje się w przypadku ubiegania się o świadczenia w trakcie choroby i macierzyństwa. Służy on do wymiany informacji o przebytych okresach ubezpieczenia między instytucjami państw członkowskich UE i jak najbardziej może stanowić dokument potwierdzający staż za granicą.

Bezpodstawne pozbawienie pracownika jego uprawnień takich jak prawo do wyższego wymiaru urlopu, dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej jest naruszeniem praw pracowniczych i jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Reasumując, udokumentowanie stażu pracy za granicą wcale nie musi być trudne. W interesie pracownika jest zbieranie jak największej ilości dowodów, od pasków wypłaty po specjalnie dedykowane formularze. Pracodawca jest obowiązany zaliczyć do stażu okres pracy za granicą na podstawie dokumentów państw, w których pracownik świadczył pracę. To jednak pracodawca ocenia wiarygodność dokumentów, a odmawiając zaliczenia do stażu pracy okresów zatrudnienia za granicą, musi mieć pewność, że nie działa na szkodę pracownika, gdyż konsekwencje takiego postępowania mogą być dotkliwe.