Jak udokumentować staż pracy za granicą?

Podstawowym kryterium mającym wpływ na uprawnienia pracownicze jest staż pracy. Im wyższy jest bowiem staż pracy, tym więcej pracownik zyskuje – od wymiaru urlopu wypoczynkowego po wysokość odprawy emerytalnej. W interesie pracownika jest zatem właściwe udokumentowanie stażu pracy. Jak to zrobić? Co pracodawca powinien wiedzieć o pracy za granicą? Sprawdź.

Czym jest staż pracy?

Przez staż pracy rozumiemy łączną długość okresu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, mianowania, powołania oraz służby, a więc stosunków prawnych pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, które są uregulowane w Kodeksie pracy.

Od stażu pracy zależy:

• wymiar urlopu wypoczynkowego;
• wysokość dodatku stażowego – obowiązkowo wypłacanego w jednostkach budżetowych;
• prawo do nagrody jubileuszowej – wypłacanej w jednostkach budżetowych;
• wysokość odprawy emerytalno-rentowej.

Do stażu pracy wlicza się nie tylko okresy rzeczywistego jej świadczenia, ale również okresy nieświadczenia pracy podlegające wliczeniu na mocy odpowiednich aktów prawnych. Są to okresy:

• za które sąd przyznał wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy – w przypadku osób przywróconych do pracy prawomocnym wyrokiem sądu;
• prowadzenia gospodarstwa rolnego lub pracy w gospodarstwie prowadzonym przez współmałżonka;
• służby wojskowej;
• urlopu wychowawczego;
• zasiłku dla bezrobotnych oraz stypendium otrzymywanego w trakcie stażu organizowanego przez powiatowy urząd pracy;
• pracy wykonywanej za granicą u pracodawcy zagranicznego;
• odbywania studiów doktoranckich, jednak pod warunkiem uzyskania stopnia doktora – do stażu pracy można zaliczyć nie więcej niż 4 lata.

W obecnym stanie prawnym do stażu pracy nadal nie zalicza się okresów prowadzenia działalności gospodarczej, umowy-zlecenia lub innej umowy cywilnoprawnej (umowy agencyjnej, umowy o dzieło) ani okresów przebywania na urlopie bezpłatnym.

To, że staż pracy pracownika, który pracował za granicą, wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wynika wprost z art. 86 ust. 1 Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, który mówi, że „udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych”.

Jak udokumentować staż pracy za granicą?

Z przepisów nie wynika jednoznacznie, jakie dokumenty należy wziąć pod uwagę przy dokumentowaniu stażu pracy za granicą. Przyjmuje się jednak, że są to dowolne dokumenty, z których jasno wynika, że praca za granicą była rzeczywiście wykonywana.

Pracodawca może zażądać przetłumaczenia dokumentów potwierdzających staż pracy na język polski, ponieważ zgodnie z ustawą o języku polskim „przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego”.

Potwierdzeniem okresów zatrudnienia w Irlandii mogą być dokumenty takie jak:

• P60 – otrzymuje się go na koniec roku kalendarzowego, a w przypadku zmiany pracy w trakcie roku. Powinien zawierać zbiorczą informację za cały rok kalendarzowy;
• P45 – otrzymuje się go za ostatni rok pracy w roku, w którym opuszcza się Irlandię;
• U1 (dawniej E301) – służy potwierdzeniu okresów pracy (ubezpieczenia) w przypadku starania się o zasiłki dla bezrobotnych w innym kraju – można go przedstawić w polskim powiatowym urzędzie pracy;
• umowa o pracę;
• odcinki z wysokością wypłat (tzw. payslipy) – należy je gromadzić, a w razie zagubienia można poprosić o ponowne wydrukowanie z zakładu pracy.

Organem właściwym do potwierdzenia okresów zatrudnienia i odprowadzanych składek będzie także irlandzki urząd skarbowy (Revenue). Potwierdzenie okresów ubezpieczenia społecznego w trakcie pobytu w Irlandii można też uzyskać, składając odpowiedni wniosek na stronie internetowej Department of Employment Affairs and Social Protection.

Natomiast aby udokumentować staż pracy w Wielkiej Brytanii, można przedstawić następujące dokumenty:

• P45 – jest to rodzaj świadectwa pracy, na którym znajdują się informacje o kwocie otrzymywanych wynagrodzeń oraz zapłaconego podatku dochodowego w roku podatkowym;
• P60 – otrzymuje się go na koniec roku podatkowego, który kończy się 5 kwietnia;
• karta CIS 25 (Construction Industry Scheme) – dotyczy tylko branży budowlanej;
• umowa o pracę;
• payslipy (odcinki z wysokością wypłat i składek).

Przykład 1.

Pani Joanna wróciła z Irlandii, gdzie przepracowała 15 lat. Pracodawcy przedłożyła przetłumaczony na język polski formularz E-104, w którym oprócz okresów ubezpieczenia i zatrudnienia znalazły się takie dane jak data urodzenia czy numer ubezpieczenia. Pracodawca jednak odmówił zaliczenia do stażu pracy 15 lat pracy w Irlandii. Co może zrobić pani Joanna?

Odmowa zaliczenia do stażu pracy 15 lat pracy w Irlandii jest działaniem na szkodę pracownika i pani Joanna może złożyć skargę na swojego pracodawcę do Państwowej Inspekcji Pracy. Formularz E-104 stosuje się w przypadku ubiegania się o świadczenia w trakcie choroby i macierzyństwa. Służy on do wymiany informacji o przebytych okresach ubezpieczenia między instytucjami państw członkowskich UE i jak najbardziej może stanowić dokument potwierdzający staż za granicą.

Reasumując, udokumentowanie stażu pracy za granicą wcale nie musi być trudne. W interesie pracownika jest zbieranie jak największej ilości dowodów, od pasków wypłaty po specjalnie dedykowane formularze. Pracodawca jest obowiązany zaliczyć do stażu okres pracy za granicą na podstawie dokumentów państw, w których pracownik świadczył pracę. To jednak pracodawca ocenia wiarygodność dokumentów, a odmawiając zaliczenia do stażu pracy okresów zatrudnienia za granicą, musi mieć pewność, że nie działa na szkodę pracownika, gdyż konsekwencje takiego postępowania mogą być dotkliwe.