Czy możliwe jest zrzeczenie się przez pracownika zwrotu kosztów pracy zdalnej?

Przepisy dotyczące pracy zdalnej towarzyszą nam już od pewnego czasu. Konstrukcja tych regulacji prawnych jest dość szczegółowa. Czy oznacza to, że nie występują żadne wątpliwości interpretacyjne w tym zakresie? Wcale tak nie jest, jedną z kwestii pojawiających się w tym kontekście jest zagadnienie, które można opisać jako zrzeczenie się przez pracownika zwrotu kosztów pracy zdalnej. Czy takie działanie jest dozwolone – o tym piszemy poniżej.

Zwrot kosztów pracy zdalnej – podstawa prawna 

W odniesieniu do warunków podejmowania i wykonywania pracy w formie zdalnej obowiązującymi są przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej kp. 

Zwrot kosztów pracy zdalnej, ekwiwalent lub ryczałt – co przewidują przepisy?

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej; 
2. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych) – niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; 
3. pokryć inne koszty niż koszty powyżej wskazane w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi w sprawie wykonywania pracy zdalnej, regulaminie dotyczącym wykonywania tej pracy, poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo porozumieniu indywidualnym z pracownikiem w sprawie pracy zdalnej; 
4. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy. 

Przepisy Kodeksu pracy (art. 67(24) § 2) dopuszczają możliwość, aby strony ustaliły zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, których nie zapewnił pracodawca, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego kp, czyli kryteria w zakresie maszyn i innych urządzeń technicznych wykorzystywanych przez pracownika. 

Kolejnym udogodnieniem dla pracodawcy może być zastąpienie obowiązku pokrycia kosztów, o których mowa w art. 67(24) § 1 pkt 2 i 3 kp, albo wypłaty ekwiwalentu wskazanego w art. 67(24) § 3 kp, obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Stosownie do brzmienia art. 67(25) kp zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu – nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zrzeczenie się przez pracownika zwrotu kosztów pracy zdalnej – czy to możliwe?

Można stwierdzić, że przepisy zawarte w Kodeksie pracy – dotyczące zwrotu pracownikowi kosztów pracy zdalnej – stanowią w zasadzie precyzyjną regulację. Czy zatem w świetle tych rozwiązań prawnych zrzeczenie się przez pracownika zwrotu kosztów pracy zdalnej jest w ogóle możliwe?

Należy tutaj wspomnieć, że postanowienia kodeksowe wskazują przypadki, w których zakaz zrzeczenia się przez pracownika danego świadczenia został sformułowany wprost. Tak jest w przypadku prawa do wynagrodzenia za pracę (art. 84 kp) czy prawa do urlopu wypoczynkowego (art. 152 § 2 kp).

Należności przysługujące pracownikowi z tytułu pracy zdalnej (pokrycie kosztów, ekwiwalent lub ryczałt) nie mieszczą się w kategorii wynagrodzenia, czyli świadczenia objętego zakazem zrzeczenia się przez pracownika. Czy w związku z tym pracownik ma swobodę w tym zakresie przedmiotowym?

Przykład 1.

Pracodawca ustalił z pracownikiem, że ten będzie wykonywał swoje obowiązki służbowe (czynności w zakresie prac biurowych) w ramach pracy zdalnej. Pracownik był zadowolony z takiego rozwiązania, ponieważ dojazdy do firmy były uciążliwe ze względu na znaczną odległość oraz trudne warunki komunikacyjne. Stwierdził, że będzie używał własnego sprzętu komputerowego przy wykorzystaniu prywatnego łącza internetowego. Oświadczył jednocześnie, że nie będzie wymagał żadnych świadczeń pieniężnych ze strony pracodawcy na pokrycie kosztów takiej pracy. Pracownik uzasadnił to znikomymi kosztami pracy zdalnej w domu. Pracodawca zgodził się na tę propozycję.

Czy jednak decyzja pracodawcy jest słuszna? W istocie nastąpiło w tym przypadku zrzeczenie się przez pracownika należności, których wypłata należy do obowiązków pracodawcy. 

Pomimo braku w Kodeksie pracy odrębnego zapisu dotyczącego zakazu zrzeczenia się przez pracownika określonych świadczeń z tytułu pracy zdalnej nie można przyjąć założenia, że panuje w tym zakresie swoboda. 

Identyczne stanowisko zajął także Główny Inspektorat Pracy (GIP), uznając, że przepisy prawa pracy nie umożliwiają zrzeczenia się przez pracownika prawa do ryczałtu lub ekwiwalentu przysługującego za pracę zdalną. Takie podejście jest poglądem akceptowanym powszechnie, zarówno w praktyce, jak i w literaturze dotyczącej prawa pracy – wynika z opinii GIP.

Jeszcze inną kwestią będzie ustalenie należności z tytułu pracy zdalnej w zaniżonej kwocie. Czy jest to dozwolone? 

Przykład 2.

Pracodawca i pracownik zdecydowali o realizacji obowiązków wynikających z umowy o pracę w formie pracy zdalnej. Jednocześnie postanowiono o tym, że ryczałt za tę pracę będzie przysługiwał w niewielkiej kwocie, która nie odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Takie postępowanie miało stwarzać pozory przestrzegania obowiązujących norm prawnych w przedmiotowym zakresie. Pracodawca chce w ten sposób ograniczyć koszty działalności, natomiast pracownikowi zależało na wykonywaniu pracy zdalnej, w konsekwencji przyjął te warunki bez zastrzeżeń.

Przepisy Kodeksu pracy jednoznacznie wskazują, że ryczałt, który wypłaca się jako świadczenie z tytułu kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracownika, powinien odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. 

Zrzeczenie się przez pracownika zwrotu kosztów pracy zdalnej – podsumowanie 

Czy w świetle aktualnie obowiązujących rozwiązań prawnych zrzeczenie się przez pracownika zwrotu kosztów pracy zdalnej jest w ogóle możliwe? Nie, gdyż przepisy Kodeksu pracy stanowią, że pokrycie kosztów pracy zdalnej albo wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu tej pracy są obowiązkami ciążącymi na pracodawcy. Również ustalenie należności w zaniżonej kwocie może zostać uznane za formę zrzeczenia się przez pracownika przysługujących mu uprawnień. Ryczałt wypłacany z tytułu kosztów pracy zdalnej powinien odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.