Poradnik Pracownika

Podpisanie umowy o pracę zdalnie – czy jest zgodne z prawem?

W dobie koronawirusa, kiedy w szczególny sposób kładzie się nacisk na ochronę zdrowia i życia ludzi poprzez ograniczenie kontaktu międzyludzkiego, coraz częściej pada pytanie, jakie czynności formalne można wykonywać zdalnie. Pomimo kryzysu ludzie ciągle poszukują pracy i decydują się nawiązywać współpracę z nowymi pracodawcami, ale może im przy tym towarzyszyć obawa o potencjalne zakażenie. Czy podpisanie umowy o pracę zdalnie jest zgodne z prawem? Co na ten temat mówią przepisy? Odpowiadamy w artykule!

Zdalne metody podpisywania dokumentów

Podpisanie różnego rodzaju dokumentów może odbywać się w formie zdalnej poprzez:

  • wymianę plików podpisanych podpisem elektronicznym;
  • wymianę skanów podpisanych podpisem własnoręcznym;
  • wiadomości e-mail;
  • konwersację na komunikatorze internetowym czy w SMS’ach.

Ale czy umowa o pracę może zostać uznana za zawartą przy wykorzystaniu każdej z powyżej wymienionych metod?

Podpisanie umowy o pracę zdalnie a Kodeks pracy

Odpowiedź na pytanie, czy podpisanie umowy o pracę zdalnie jest zgodne z prawem, nie jest oczywista. Zapisy Kodeksu pracy nie odnoszą się w sposób bezpośredni do możliwości bądź ewentualnego zakazu podpisywania umowy stanowiącej podstawę do nawiązania stosunku pracy w formie zdalnej, np. elektronicznej. Określają natomiast formę, w jakiej umowa powinna zostać podpisana.

Art. 29 § 2 Kodeksu pracy

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Co istotne, przepisy wskazują również jasno, że niezastosowanie się do wspomnianych wytycznych dotyczących zachowania formy pisemnej umowy o pracę może skutkować dla pracodawcy karą grzywny.

Art. 281 Kodeksu pracy

§ 1. Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:

2) nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy

– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Jednakże Kodeks pracy jednocześnie zaprzecza swoim zapisom, wskazując, że umowę o pracę można skutecznie zawrzeć także w każdy inny sposób, w tym ustnie, a nawet w formie dorozumianej.

Podpisanie umowy o pracę zdalnie – podstawa prawna

W związku z faktem, że Kodeks pracy nie wyjaśnia zagadnienia związanego z podpisywaniem umów o pracę zdalnie, warto w tym przypadku odnieść się do przepisów Kodeksu cywilnego, który doczekał się swojej reformy w 2016 roku. W akcie tym zdefiniowana została „forma elektroniczna”, która zgodnie z art. 781 kc jest równoważna formie pisemnej. Oznacza to, że do zawarcia umowy, w tym umowy o pracę, powinna wystarczyć wymiana dokumentów zawierających treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez obie strony. Natomiast dla zachowania elektronicznej formy pisemnej wymagane jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej, a następnie opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis odręczny.

Jeżeli zarówno pracodawca, jak i sam pracownik dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym, mogą podpisać umowę o pracę przy jego użyciu.

Zgodnie z art. 26 rozporządzenia eIDAS (2014 rok) podpis elektroniczny musi spełniać następujące wymogi:

  • jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu;
  • umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego;
  • jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą; oraz
  • jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Nie jest dopuszczalne zawarcie umowy poprzez potwierdzenie jej profilem zaufanym ePUAP bądź e-dowodem.

Podpisanie umowy o pracę zdalnie – wysyłka skanów mailem

Czy w związku z ograniczeniami epidemicznymi dopuszczalne byłoby podpisanie umowy o pracę przez strony stosunku pracy poprzez wykorzystanie do tego maili i wzajemną wysyłkę  podpisanych skanów umowy? W tym przypadku nadal należy kierować się zasadą, iż wysyłany dokument w formie elektronicznej powinien zostać opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym, a to oznacza, że samo zeskanowanie podpisanej umowy i wysłanie je do drugiej strony umowy o pracę nie wystarczy w celu zachowania należytych formalności – obie strony muszą dostarczyć sobie oryginał.

Należy jednak zwrócić uwagę na to, że w przypadku wysłania podpisanej umowy wyłącznie e-mailem będzie ona zawarta, ale wadliwa.

Dodatkowo rozwiązaniem w sytuacji, gdy pracownik nie dysponuje e-podpisem, jest przesłanie przez pracodawcę dwóch egzemplarzy umowy podpisane przez upoważnionego reprezentanta firmy. Wtedy zatrudniony po złożeniu własnoręcznego podpisu na umowie jeden egzemplarz powinien odesłać na adres siedziby zakładu pracy.

Podpisanie umowy o pracę zdalnie – konwersacja przez SMS

Jak się okazuje, w szczególności w celach dowodowych forma SMS już od dawna stosowana jest między innymi w procesach sądowych przed sądami pracy. Jednakże wiadomości SMS będą miały zastosowanie przy tych przepisach Kodeksu pracy, które nie wymagają formy pisemnej. W praktyce oznacza to, że podpisanie umowy o pracę przez SMS w obecnym stanie prawnym nie jest dopuszczalne.

Podpisanie umowy o pracę zdalnie a dopuszczenie pracownika do pracy

Z powyższego wynika, że jedyną dopuszczalną formą powstania stosunku pracy w formie elektronicznej jest opatrzenie umowy certyfikatem kwalifikowanym. Warto jednak pamiętać, że przepisy nie wskazują, jakie są skutki niedopełnienia obowiązku zawarcia umowy o pracę w formie pisemnej. Oznacza to, że brak formy pisemnej nie jest zagrożony sankcją nieważności. Decydującym na cele stwierdzenia, czy zawarto umowę o pracę, może być sam fakt dopuszczenia pracownika do pracy i wypłacanie mu za to przez pracodawcę wynagrodzenia.

Podsumowując, podpisanie umowy o pracę zdalnie jest jak najbardziej możliwe, jednak wymagane jest do tego posiadanie i opatrzenie danego dokumentu elektronicznym podpisem kwalifikowanym.