Poradnik Pracownika

Ustna umowa o pracę - czy taka forma jest ważna?

Prawidłowej współpracy pracodawcy i pracownika w ramach każdej konkretnej umowy o pracę sprzyja jasne określenie ich wzajemnych praw i obowiązków. Z tych względów przepisy prawa pracy ustalają wymagania formalne dotyczące utrwalenia uzgodnień dokonanych w tym zakresie przez strony stosunku pracy. W artykule odpowiadamy czy ustna umowa o pracę jest ważna! 

Umowa o pracę jako czynność prawna

Umowa o pracę jest najczęstszym sposobem nawiązania stosunku pracy, w ramach którego zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Umowa o pracę jest tzw. dwustronną czynnością prawną, polegającą na złożeniu przez każdą z jej stron (pracownika i pracodawcę) zgodnego oświadczenia woli nawiązania stosunku pracy na określonych warunkach.

Treść umowy

Aby zakres wzajemnych praw i obowiązków pracownika oraz pracodawcy nie budził wątpliwości, w umowie o pracę w myśl wymogów zawartych w art. 29 § 1 Kodeksu pracy określa się jej strony, rodzaj umowy (na okres próbny, na czas nieokreślony lub określony), datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności:

  • rodzaj pracy;
  • miejsce wykonywania pracy;
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
  • wymiar czasu pracy;
  • termin rozpoczęcia pracy.

Formy czynności prawnych

Formę czynności prawnej najprościej jest zdefiniować jako sposób wyrażenia (zakomunikowania) woli wywołania określonych skutków prawnych, np. nawiązania stosunku pracy. Na podstawie art. 60 i art. 73–81 Kodeksu cywilnego możemy wyróżnić następujące formy czynności prawnych:

  • formę ustną (wypowiedzenie oświadczenia woli);
  • zwykłą formę pisemną (złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli);
  • formę elektroniczną (złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym);
  • formę dokumentową (złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie; dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią);
  • formę z datą pewną (czyli z urzędowym poświadczeniem daty);
  • formę pisemną z poświadczonym podpisem (czyli z urzędowym poświadczeniem podpisu);
  • akt notarialny (czynność prawna jest dokonywana w obecności notariusza i udokumentowana w postaci aktu notarialnego).

Ponadto czynność prawna może być niekiedy dokonana również niewerbalnie, czyli bez wypowiadania lub zapisywania oświadczenia woli, a jedynie przez pewne zachowanie, które komunikuje zamiar wywołania określonych skutków prawnych. Mówi się wówczas, że czynność została dokonana w sposób dorozumiany (łac. per facta concludentia).

Przykład 1.

Kiedy wypoczywając nad Bałtykiem, u idącego plażą sprzedawcy zimnych napojów dokonuję zakupu w ten sposób, że wręczam mu odpowiednią kwotę pieniędzy, a on podaje mi napój – i żaden z nas nic przy tym nie mówi – to w sposób dorozumiany (per facta concludentia) zawieramy umowę sprzedaży. Zachowanie każdego z nas jest dla drugiego zrozumiałym wyrażeniem woli dokonania wspomnianej transakcji.

Forma umowy o pracę

Jak stanowi art. 29 § 2 Kodeksu pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy zobowiązany jest potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Dochowanie wymogu pisemności może być zatem spełnione w jeden z dwóch sposobów:

  • poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej – obie strony własnoręcznie podpisują się pod jej treścią;
  • poprzez potwierdzenie pracownikowi przez pracodawcę na piśmie postanowień umowy, którą strony zawarły bez zachowania formy pisemnej (np. umowa ustna) – ten dokument podpisuje pracodawca.

„Podstawową zasadą obowiązującą w stosunkach pracy, a wynikającą z ochronnej i organizatorskiej funkcji prawa pracy, jest jasność i jednoznaczność praw i obowiązków stron tego stosunku. Dotyczy to zwłaszcza tak istotnej kwestii, jak określenie stron umowy o pracę – tj. podmiotu zatrudniającego i pracownika – oraz oświadczeń woli w przedmiocie zawarcia i rozwiązania umów o pracę, dla której to czynności kodeks pracy wymaga formy pisemnej (art. 29 § 1 i 3 oraz art. 30 § 3 kp)” (wyrok Sądu Najwyższego, I PR 63/75 z 26 czerwca 1975 r.).
Art. 29 § 2 Kodeksu pracy jest przepisem bezwzględnie obowiązującym, co oznacza, że strony umowy o pracę nie mogą postanowić inaczej, niż ten przepis stanowi (np. że zawrą umowę w formie ustnej bez potwierdzenia przez pracodawcę jej ustaleń na piśmie). Należy przy tym pamiętać, że wymóg formy pisemnej będzie zachowany również wtedy, gdy strony (co zdarza się rzadko) zdecydują się skorzystać z którejś z form bardziej rygorystycznych niż zwykła forma pisemna – w szczególności z formy aktu notarialnego, która – jak można to określić – jest formą pisemną z dodatkowymi elementami, jakimi są obecność notariusza i spisanie przez niego umowy.

Wykroczenie przeciwko prawom pracownika

Obowiązek zadbania o formę pisemną przy nawiązywaniu stosunku pracy spoczywa w większym stopniu na pracodawcy niż pracowniku. Kodeks pracy dopuszcza bowiem zawarcie umowy o pracę bez konieczności złożenia na piśmie oświadczenia woli pracownika; wtedy pracodawca zobowiązany jest do pisemnego potwierdzenia pracownikowi ustaleń umowy. Brak takiego potwierdzenia jest zgodnie z art. 281 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Ustna umowa o pracę – czy jest ważna?

Niezastosowanie się do wymogów dotyczących formy, w jakiej należy dokonać czynności prawnej, może powodować różne konsekwencje. Najdalej idącym skutkiem braku zachowania przepisanej prawem formy jest nieważność czynności prawnej. Sankcję taką przewidziano np. w przypadku zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości w innej formie niż akt notarialny. Czynność prawna dotknięta nieważnością jest uznawana za niebyłą, co oznacza, że nie wywołuje żadnych skutków prawnych – w omawianym przykładzie nie dochodzi do przeniesienia własności nieruchomości ze sprzedającego na kupującego, a uiszczona zapłata za nieruchomość jest świadczeniem nienależnym.

W odniesieniu do umowy o pracę przepisy prawa nie zastrzegają formy pisemnej pod rygorem nieważności ani innym rygorem, który powodowałby nieskuteczność umowy zawartej w innej formie niż pisemna. Umowa o pracę, która nie została zawarta w formie pisemnej (umowa ustna, a nawet umowa zawarta w sposób dorozumiany) jest ważna – także wtedy, gdy pracodawca nie potwierdził jej ustaleń pracownikowi na piśmie. Negatywnymi następstwami braku zachowania pisemności mogą być natomiast utrudnienia w udowodnieniu – w razie powstania sporu – że strony łączy stosunek pracy i że ma on taką, a nie inną treść.

W postanowieniu II PK 251/09 z 21 stycznia 2010 r. Sąd Najwyższy stwierdził: „[n]awiązanie stosunku pracy o określonej treści wymagające zgodnego oświadczenia woli pracownika i pracodawcy może nastąpić nie tylko przez wyraźne i ujęte w formie pisemnej oświadczenie woli, jak tego wymaga art. 29 kp, ale także przez złożenie oświadczeń ustnych lub dorozumianych, wynikających z zachowania stron”.

Przykład 2.

Umowa o pracę zawarta między pracownikiem a pracodawcą na czas określony uległa rozwiązaniu z upływem czasu, na jaki została zawarta, 31 stycznia. Następnego dnia, 1 lutego, pracownik stawił się do pracy i został przez pracodawcę dopuszczony do jej wykonywania, choć strony nie złożyły sobie oświadczeń woli o zawarciu umowy o pracę na czas po 31 stycznia – ani w formie ustnej, ani pisemnej. Opisane okoliczności wskazują, że strony zawarły 1 lutego umowę o pracę w sposób dorozumiany, gdyż zachowanie pracownika (przystąpienie do świadczenia pracy), jak i pracodawcy (dopuszczenie do pracy) wskazują na ich zamiar nawiązania stosunku pracy. Pomimo niespełnienia wymogu pisemności umowa jest ważna, tyle że obarczona wadą formalną.

Dochowanie obowiązującej, pisemnej formy umowy o pracę służy zarówno interesowi pracownika, jak i pracodawcy – o ile obie strony umowy rzeczywiście zamierzają współpracować. Dlatego też decydując się na nawiązanie stosunku pracy, warto przestrzegać obowiązujących w tym zakresie przepisów dotyczących formy umowy, nie tylko z uwagi na grożącą sankcję, ale też ze względów pragmatycznych.