Umowa na zastępstwo - zastępowanie pracownika

Umowa na zastępstwo to specyficzna forma zatrudnienia, która umożliwia firmom zachować ciągłość pracy podczas nieobecności stałych pracowników. Sytuacja może się jednak skomplikować, gdy zastępujący pracownik również musi być zastąpiony. Jakie są możliwości i regulacje prawne w takich przypadkach? Na co szczególnie zwrócić uwagę?

Umowa na zastępstwo – charakterystyka

Umowa o pracę na zastępstwo jest stosowana w sytuacji, gdy pracodawca potrzebuje zastąpić pracownika, który jest czasowo nieobecny z powodu:

• urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego;
• dłuższej choroby;
• innej usprawiedliwionej nieobecności (np. służba wojskowa, urlop bezpłatny).

Umowa na zastępstwo jest rodzajem umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (przyczynę tę należy wpisać w dokumencie umowy o pracę). Taki rodzaj umowy może być zawarty na czas trwania nieobecności zastępowanego pracownika lub na krótszy okres.

W Kodeksie pracy nie znajdziemy osobnych przepisów regulujących ten rodzaj umowy, dlatego należy odnosić się do przepisów dotyczących umowy o pracę na czas określony. Z jednym wyjątkiem: limitem oraz długością trwania umowy o pracę na czas określony.

Korzyści dla pracodawcy z korzystania z umów na zastępstwo:

• zapewnienie ciągłości pracy – zatrudnienie zastępcy pozwala na utrzymanie płynności działania firmy i uniknięcie przestojów;
• elastyczność – umowa na zastępstwo może być rozwiązana w momencie powrotu zastępowanego pracownika;
• brak limitu umów – pracodawca może zawrzeć dowolną liczbę umów na zastępstwo z tym samym pracownikiem.

Korzyści dla pracownika zatrudnionego na zastępstwo:

• możliwość zdobycia doświadczenia – umowa na zastępstwo to szansa na zdobycie doświadczenia zawodowego i nawiązanie kontaktów;
• stabilność zatrudnienia – pracownik na zastępstwo ma takie same prawa jak inni pracownicy zatrudnieni na czas określony.

Umowa o pracę na zastępstwo jest korzystnym rozwiązaniem zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika, pozwalając na elastyczne zarządzanie zasobami ludzkimi i zapewniając ciągłość pracy w firmie.

Co w sytuacji, kiedy trzeba zastąpić pracownika zastępującego?

Jak już zostało wspomniane, pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę w celu zastąpienia innego pracownika ma pełnię praw pracowniczych jak inni zatrudnieni. Tym samym może zdarzyć się sytuacja, kiedy będzie on korzystał z prawa np. do urlopu związanego z rodzicielstwem lub urlopu bezpłatnego. Choć nie jest to częsta sytuacja, należy wiedzieć, jak postępować. Gdy zastępujący pracownik również staje się nieobecny, pracodawca ma możliwość zatrudnienia kolejnej osoby na zastępstwo. Kluczowe jest prawidłowe wskazanie w umowie osoby zastępowanej, aby uniknąć sytuacji, w której na jednym stanowisku są zatrudnione dwie osoby jednocześnie​.

Kiedy zastępujący również musi być zastąpiony – praktyczne rozwiązania

Choć przepisy nie wskazują wprost procedury, którą należy przeprowadzić w opisywanej powyżej sytuacji, praktyka wskazuje właściwie jedno bezpieczne rozwiązanie. Mianowicie w sytuacji, kiedy pracownik, zatrudniony w celu zastąpienia innego pracownika, również będzie nieobecny przez długi czas, pracodawca w celu zapewnienia ciągłości pracy może zawrzeć kolejną umowę na zastępstwo. Jak to zrobić formalnie?

• Zastąpienie zastępcy – nowa umowa na zastępstwo powinna zawierać dane osoby, która pierwotnie była zastępowana. Na przykład, jeśli pierwsza zastępująca osoba jest na urlopie macierzyńskim, a jej zastępca również musi odejść, nowa umowa powinna odnosić się do pierwszego pracownika, aby zachować przejrzystość i legalność zatrudnienia​.

Przykład 1.

Anna Kowalska – zatrudniona na czas nieokreślony, nieobecna powodu urlopu macierzyńskiego;
Katarzyna Nowak – zatrudniona na umowę o pracę w celu zastąpienia Anny Kowalskiej; nieobecna z powodu długiego urlopu bezpłatnego;
Jan Kowalczyk – zatrudniony na podstawie umowy o pracę w celu zastąpienia Katarzyny Nowak.

W umowie pana Jana należy wskazać, że umowa została zawarta w celu zastąpienia Katarzyny Nowak. 

• Kolejność rozwiązywania umów – powrót pierwotnie zastępowanego pracownika automatycznie rozwiązuje pierwszą umowę zastępstwa, co może także zakończyć drugą umowę, jeżeli była ona związana z zastępowaniem pierwszego zastępcy.

Przykład 2.

Po powrocie do pracy pani Anny, umowa o pracę pani Katarzyny automatycznie została rozwiązana. Tym samym, umowa pana Jana również została rozwiązana z tą samą datą.

Przykład 3. 

Podczas urlopu macierzyńskiego pani Anny pani Katarzyna powróciła do pracy po zakończeniu urlopu bezpłatnego. Tym samym umowa pana Jana została rozwiązana.

Wskazanie w umowie danych zastępowanego pracownika – stanowisko UODO 

Zgodnie z zasadą minimalizacji danych osobowych w umowie o pracę na zastępstwo nie należy podawać imienia i nazwiska zastępowanego pracownika. Informacja ta nie jest niezbędna do ważności umowy, a jej umieszczenie może naruszać przepisy RODO.

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) w swoim stanowisku z 10 września 2020 roku podkreślił, że podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia w przepisach prawa pracy ani w RODO. Każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadą minimalizacji danych, co oznacza, że należy gromadzić tylko te dane, które są niezbędne do realizacji konkretnego celu.

Zalety i wyzwania podwójnego zastępstwa

Zaletą tej formy zatrudnienia jest elastyczność i możliwość zapewnienia ciągłości pracy w firmie. Pracodawcy mają możliwość szybkiego reagowania na nagłe zmiany i brak ciągłości w obsadzie stanowisk. Ponadto zatrudnienie na zastępstwo może być korzystne dla osób poszukujących tymczasowego zatrudnienia, które pozwala na zdobycie doświadczenia zawodowego w różnych firmach.

Jednak wyzwania również są znaczne. Pracodawcy muszą dokładnie monitorować umowy i terminy, aby unikać nakładania się okresów zastępstw. Należy również pamiętać o konieczności aktualizacji dokumentacji oraz informowania odpowiednich organów o wszelkich zmianach w zatrudnieniu.

Podsumowanie - umowa na zastępstwo

Umowa na zastępstwo jest elastycznym rozwiązaniem, które umożliwia firmom zachowanie ciągłości pracy nawet w obliczu nieprzewidzianych nieobecności. Kluczowe jest jednak, aby każda kolejna umowa zastępstwa była prawidłowo skonstruowana, z uwzględnieniem aktualnych regulacji prawnych i zasad ochrony danych osobowych. Dzięki temu możliwe jest skuteczne zarządzanie personelem i uniknięcie potencjalnych komplikacji prawnych.