Poradnik Pracownika
Header oprogramowania dla biur rachunkowych Header oprogramowania dla biur rachunkowych Header oprogramowania dla biur rachunkowych

Sprostowanie świadectwa pracy po wielu latach od ustania zatrudnienia

Zakończenie zatrudnienia nie oznacza automatycznego wygaśnięcia wszystkich obowiązków pracodawcy względem pracownika. W takiej sytuacji jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest wydanie pracownikowi tzw. świadectwa pracy, w którym dokumentuje się informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia. Świadectwo pracy ma niebagatelne znaczenie dla pracownika i jego uprawnień emerytalnych czy rentowych, z tego też względu należy dopilnować, aby w jego treści nie pojawiły się żadne błędy czy nieścisłości. W przypadku ich wykrycia – nawet po wielu latach od zakończenia zatrudnienia – pracownik ma możliwość wnioskowania o sprostowanie świadectwa pracy.

Pracownik musi dopilnować poprawności świadectwa

Świadectwo pracy dokumentuje okres zatrudnienia pracownika oraz jego przebieg. W razie zwolnienia czy innego zakończenia umowy o pracę pracownik musi bezwzględnie otrzymać ten dokument – jest on konieczny na przykład do podjęcia nowego zatrudnienia, uzyskania prawa do świadczeń związanych z rejestracją w charakterze osoby bezrobotnej czy prawidłowego wyliczenia okresów składkowych w ZUS-ie. Obowiązek wydania świadectwa pracy ciąży na pracodawcy – musi on wydać byłemu pracownikowi świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy. Jeśli z jakichś względów nie jest to możliwe (na przykład pracownik jest nieobecny tego dnia z powodu urlopu), pracodawca ma obowiązek przesłania świadectwa na adres pracownika (adres korespondencyjny podany przez niego do akt osobowych) w terminie 7 dni od zakończenia stosunku pracy.

Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od określonego zachowania pracownika (np. rozliczenia się z powierzonego komputera czy samochodu służbowego). Wydanie świadectwa pracy jest jego obowiązkiem i powinno nastąpić niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia.

Pracownik nie musi składać żadnego wniosku o wydanie świadectwa pracy.

Oczywistym jest, że pracodawca powinien dopilnować, aby świadectwo pracy zostało wydane zgodnie z obowiązującymi przepisami i zawierało wszystkie informacje dotyczące zatrudnienia pracownika zgodnie z prawdą. Niezależnie od tego obowiązku, pracownik powinien zawsze sprawdzić, czy wydany mu dokument jest poprawny. Sprawdzenie poprawności otrzymanego świadectwa pracy pozwoli uniknąć problemów w przyszłości.

W świadectwie pracy powinny się znaleźć informacje o:

  • okresie zatrudnienia (tj. data rozpoczęcia i data zakończenia stosunku pracy);
  • okresie wykonywania pracy tymczasowej;
  • wymiarze czasu pracy;
  • rodzaju pracy lub zajmowanych stanowiskach bądź pełnionych funkcjach;
  • przepisach, które stanowią podstawę ustania zatrudnienia (jeśli umowa kończy się w wyniku wypowiedzenia, w świadectwie pracy należy wskazać, kto dokonał wypowiedzenia);
  • okresie, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie, jeśli okres wypowiedzenia został skrócony;
  • urlopie wypoczynkowym (tj. ile dni urlopu przysługuje pracownikowi w danym roku i ile dni już wykorzystał);
  • wykorzystanym innym urlopie (bezpłatnym, ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym lub innym);
  • okresie, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy;
  • wykorzystanym w danym roku kalendarzowym zwolnieniem od pracy z uwagi na opiekę nad dzieckiem poniżej 14. roku życia;
  • liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie w związku z niezdolnością do pracy z powodu choroby, wypadku czy badań lekarskich;
  • okresie odbytej służby wojskowej;
  • okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
  • okresach nieskładkowych;
  • zajęciach wynagrodzenia za pracę w toku postępowania egzekucyjnego;
  • pozostałym do wypłaty wynagrodzeniu za pracę (tj. wynagrodzeniu należnym, lecz niewypłaconym z powodu braku środków finansowych);
  • wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz kwalifikacjach (te informacje umieszcza się w świadectwie tylko na żądanie pracownika). Pracownik powinien skonfrontować treść otrzymanego świadectwa pracy z powyższą listą i sprawdzić, czy zawiera ono wszystkie wymagane elementy, a następnie zbadać, czy podane w dokumencie dane odpowiadają prawdzie.
    Niezwłocznie po otrzymaniu świadectwa pracy pracownik powinien zapoznać się z jego treścią i uważnie sprawdzić, czy świadectwo pracy zawiera wszystkie wymagane elementy oraz czy nie zawiera żadnych błędów czy nieścisłości. Sprawdzenie poprawności świadectwa po jego otrzymaniu pozwoli uniknąć kłopotów związanych z koniecznością sprostowania treści świadectwa w przyszłości.

W razie błędu – pracownik może żądać sprostowania

W świadectwach pracy zdarzają się błędy, zarówno zwykłe omyłki pisarskie (np. literówki w danych pracownika), jak i poważniejsze błędy merytoryczne (np. inne niż rzeczywiste daty zatrudnienia pracownika).

Jeśli pracownik dostrzeże błąd w świadectwie pracy, powinien żądać sprostowania dokumentu. Procedura ta wygląda następująco:

  1. Pracownik zauważa błąd w świadectwie pracy;
  2. Pracownik zwraca się – w terminie 14 dni od daty otrzymania świadectwa – do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy;
  3. Pracodawca – w terminie 7 dni od daty otrzymania wniosku – wydaje pracownikowi nowe, wolne od błędów świadectwo pracy.

Jeśli pracownik stwierdzi, że świadectwo pracy wymaga korekty, powinien dopilnować terminu na złożenie stosownego wniosku. Wystarczy w nim wskazać, że domaga się on sprostowania świadectwa w określonym fragmencie i uzasadnić to żądanie (na przykład poprzez wskazanie, że czas pracy wynosił 8 godzin, a nie 6 – błędnie wpisanych w dokumencie).

Jeśli pracodawca odmówi sprostowania świadectwa pracy, pracownik ma prawo do wystąpienia z żądaniem sprostowania dokumentu do sądu pracy. Pozew o sprostowanie świadectwa pracy składa się w sądzie w terminie 14 dni liczonych od daty zawiadomienia pracownika przez pracodawcę o tym, że pracodawca odmawia wprowadzenia poprawek.

Sprostowanie świadectwa pracy a błąd wykryty po latach

Niezwłoczna kontrola poprawności świadectwa pracy pozwoli uniknąć problemów w przyszłości. Jeśli jednak – z jakiegokolwiek powodu – pracownik nie zauważył pomyłki w otrzymanym dokumencie, może – pomimo upływu czasu – nadal ubiegać się o sprostowanie świadectwa pracy.

Jeśli po latach okaże się, że wydane świadectwo pracy zawiera błędy, pracownik nadal może wystąpić do byłego pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie dokumentu i dokonanie niezbędnej korekty. Pracodawca nie może zignorować żądania byłego pracownika.

W takich sytuacjach zastosowanie będzie miała opisana powyżej procedura – pracownik powinien zwrócić się do byłego pracodawcy z żądaniem sprostowania, a w razie odmowy będzie miał prawo wystąpienia z pozwem do sądu pracy. Obowiązujące przepisy wskazują wprawdzie, że pracownik powinien wystąpić z wnioskiem o sprostowanie w terminie 14 dni, ale termin ten nie zawiera żadnych obostrzeń. Sprostowanie świadectwa pracy leży w interesie zarówno pracodawcy, jak i pracownika, świadectwo pracy jest bowiem oficjalnym dokumentem i musi zawierać poprawne dane.

Po otrzymaniu wniosku pracownika pracodawca powinien wydać nowe świadectwo pracy (dokument będzie zawierał informację o tym, że stanowi korektę świadectwa pracy) i zniszczyć poprzednio wydane, błędne świadectwo.

Przykład 1.

Antoni Kowalski przez 20 lat, do 31 stycznia 2005 r., był zatrudniony w przedsiębiorstwie ABC sp. z o.o. W ostatnim dniu pracy otrzymał świadectwo pracy, ale nie skontrolował jego zawartości i w rezultacie nie zauważył, że okres jego zatrudnienia został wpisany nieprawidłowo – zamiast 20 lat, okres zatrudnienia według dokumentu wynosi tylko 10 lat. Antoni obecnie zamierza przejść na emeryturę. Celem dopełnienia wszystkich formalności będzie on musiał zwrócić się do swojego byłego pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy.

Może się zdarzyć, że błąd w świadectwie pracy po wielu latach wykryje sam pracodawca. W takim przypadku powinien samodzielnie, bez wniosku pracownika, wystawić nowe, poprawne świadectwo i przesłać je na ostatni znany mu adres pracownika.