Poradnik Pracownika

Sprostowanie świadectwa pracy po wielu latach od ustania zatrudnienia

Zakończenie zatrudnienia nie oznacza automatycznego wygaśnięcia wszystkich obowiązków pracodawcy względem pracownika. W takiej sytuacji jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest wydanie pracownikowi tzw. świadectwa pracy, w którym dokumentuje się informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia. Świadectwo pracy ma niebagatelne znaczenie dla pracownika i jego uprawnień emerytalnych czy rentowych, z tego też względu należy dopilnować, aby w jego treści nie pojawiły się żadne błędy czy nieścisłości. W przypadku ich wykrycia – nawet po wielu latach od zakończenia zatrudnienia – pracownik ma możliwość wnioskowania o sprostowanie świadectwa pracy.

Pracownik musi dopilnować poprawności świadectwa

Świadectwo pracy dokumentuje okres zatrudnienia pracownika oraz jego przebieg. W razie zwolnienia czy innego zakończenia umowy o pracę pracownik musi bezwzględnie otrzymać ten dokument – jest on konieczny na przykład do podjęcia nowego zatrudnienia, uzyskania prawa do świadczeń związanych z rejestracją w charakterze osoby bezrobotnej czy prawidłowego wyliczenia okresów składkowych w ZUS-ie. Obowiązek wydania świadectwa pracy ciąży na pracodawcy – musi on wydać byłemu pracownikowi świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy. Jeśli z jakichś względów nie jest to możliwe (na przykład pracownik jest nieobecny tego dnia z powodu urlopu), pracodawca ma obowiązek przesłania świadectwa na adres pracownika (adres korespondencyjny podany przez niego do akt osobowych) w terminie 7 dni od zakończenia stosunku pracy. 

Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od określonego zachowania pracownika (np. rozliczenia się z powierzonego komputera czy samochodu służbowego). Wydanie świadectwa pracy jest jego obowiązkiem i powinno nastąpić niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia.
Pracownik nie musi składać żadnego wniosku o wydanie świadectwa pracy.

Oczywistym jest, że pracodawca powinien dopilnować, aby świadectwo pracy zostało wydane zgodnie z obowiązującymi przepisami i zawierało wszystkie informacje dotyczące zatrudnienia pracownika zgodnie z prawdą. Niezależnie od tego obowiązku, pracownik powinien zawsze sprawdzić, czy wydany mu dokument jest poprawny. Sprawdzenie poprawności otrzymanego świadectwa pracy pozwoli uniknąć problemów w przyszłości.

W świadectwie pracy powinny się znaleźć informacje o:

  • okresie zatrudnienia (tj. data rozpoczęcia i data zakończenia stosunku pracy);

  • okresie wykonywania pracy tymczasowej;
  • wymiarze czasu pracy;

  • rodzaju pracy lub zajmowanych stanowiskach bądź pełnionych funkcjach;

  • przepisach, które stanowią podstawę ustania zatrudnienia (jeśli umowa kończy się w wyniku wypowiedzenia, w świadectwie pracy należy wskazać, kto dokonał wypowiedzenia);

  • okresie, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie, jeśli okres wypowiedzenia został skrócony;

  • urlopie wypoczynkowym (tj. ile dni urlopu przysługuje pracownikowi w danym roku i ile dni już wykorzystał);

  • wykorzystanym innym urlopie (bezpłatnym, ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym lub innym);

  • okresie, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy;

  • wykorzystanym w danym roku kalendarzowym zwolnieniem od pracy z uwagi na opiekę nad dzieckiem poniżej 14. roku życia;

  • liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie w związku z niezdolnością do pracy z powodu choroby, wypadku czy badań lekarskich;

  • okresie odbytej służby wojskowej;

  • okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;

  • okresach nieskładkowych;

  • zajęciach wynagrodzenia za pracę w toku postępowania egzekucyjnego;

  • pozostałym do wypłaty wynagrodzeniu za pracę (tj. wynagrodzeniu należnym, lecz niewypłaconym z powodu braku środków finansowych);

  • wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz kwalifikacjach (te informacje umieszcza się w świadectwie tylko na żądanie pracownika).

Pracownik powinien skonfrontować treść otrzymanego świadectwa pracy z powyższą listą i sprawdzić, czy zawiera ono wszystkie wymagane elementy, a następnie zbadać, czy podane w dokumencie dane odpowiadają prawdzie.

Niezwłocznie po otrzymaniu świadectwa pracy pracownik powinien zapoznać się z jego treścią i uważnie sprawdzić, czy świadectwo pracy:
- zawiera wszystkie wymagane elementy;
- nie zawiera żadnych błędów czy nieścisłości.
Sprawdzenie poprawności świadectwa po jego otrzymaniu pozwoli uniknąć kłopotów związanych z koniecznością sprostowania treści świadectwa w przyszłości.

W razie błędu – pracownik może żądać sprostowania

W świadectwach pracy zdarzają się błędy, zarówno zwykłe omyłki pisarskie (np. literówki w danych pracownika), jak i poważniejsze błędy merytoryczne (np. inne niż rzeczywiste daty zatrudnienia pracownika).

Jeśli pracownik dostrzeże błąd w świadectwie pracy, powinien żądać sprostowania dokumentu. Procedura ta wygląda następująco:

  1. Pracownik zauważa błąd w świadectwie pracy;

  2. Pracownik zwraca się – w terminie 14 dni od daty otrzymania świadectwa – do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy;

  3. Pracodawca – w terminie 7 dni od daty otrzymania wniosku – wydaje pracownikowi nowe, wolne od błędów świadectwo pracy.

Jeśli pracownik stwierdzi, że świadectwo pracy wymaga korekty, powinien dopilnować terminu na złożenie stosownego wniosku. Wystarczy w nim wskazać, że domaga się on sprostowania świadectwa w określonym fragmencie i uzasadnić to żądanie (na przykład poprzez wskazanie, że czas pracy wynosił 8 godzin, a nie 6 – błędnie wpisanych w dokumencie).

Jeśli pracodawca odmówi sprostowania świadectwa pracy, pracownik ma prawo do wystąpienia z żądaniem sprostowania dokumentu do sądu pracy. Pozew o sprostowanie świadectwa pracy składa się w sądzie w terminie 14 dni liczonych od daty zawiadomienia pracownika przez pracodawcę o tym, że pracodawca odmawia wprowadzenia poprawek.

Sprostowanie świadectwa pracy a błąd wykryty po latach

Niezwłoczna kontrola poprawności świadectwa pracy pozwoli uniknąć problemów w przyszłości. Jeśli jednak – z jakiegokolwiek powodu – pracownik nie zauważył pomyłki w otrzymanym dokumencie, może – pomimo upływu czasu – nadal ubiegać się o sprostowanie świadectwa pracy.

Jeśli po latach okaże się, że wydane świadectwo pracy zawiera błędy, pracownik nadal może wystąpić do byłego pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie dokumentu i dokonanie niezbędnej korekty. Pracodawca nie może zignorować żądania byłego pracownika.

W takich sytuacjach zastosowanie będzie miała opisana powyżej procedura – pracownik powinien zwrócić się do byłego pracodawcy z żądaniem sprostowania, a w razie odmowy będzie miał prawo wystąpienia z pozwem do sądu pracy. Obowiązujące przepisy wskazują wprawdzie, że pracownik powinien wystąpić z wnioskiem o sprostowanie w terminie 14 dni, ale termin ten nie zawiera żadnych obostrzeń. Sprostowanie świadectwa pracy leży w interesie zarówno pracodawcy, jak i pracownika, świadectwo pracy jest bowiem oficjalnym dokumentem i musi zawierać poprawne dane.

Po otrzymaniu wniosku pracownika pracodawca powinien wydać nowe świadectwo pracy (dokument będzie zawierał informację o tym, że stanowi korektę świadectwa pracy) i zniszczyć poprzednio wydane, błędne świadectwo.

Przykład 1.

Antoni Kowalski przez 20 lat, do 31 stycznia 2005 r., był zatrudniony w przedsiębiorstwie ABC sp. z o.o. W ostatnim dniu pracy otrzymał świadectwo pracy, ale nie skontrolował jego zawartości i w rezultacie nie zauważył, że okres jego zatrudnienia został wpisany nieprawidłowo – zamiast 20 lat, okres zatrudnienia według dokumentu wynosi tylko 10 lat. Antoni obecnie zamierza przejść na emeryturę. Celem dopełnienia wszystkich formalności będzie on musiał zwrócić się do swojego byłego pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy.

Może się zdarzyć, że błąd w świadectwie pracy po wielu latach wykryje sam pracodawca. W takim przypadku powinien samodzielnie, bez wniosku pracownika, wystawić nowe, poprawne świadectwo i przesłać je na ostatni znany mu adres pracownika.