Podpisanie umowy o pracę SMS-em przez pracownika

Ostatnie lata wymusiły przyspieszenie procesów cyfryzacji praktycznie w każdej dziedzinie życia – począwszy od robienia zakupów, na pracy zdalnej kończąc. Czy przepisy prawa nadążają za taką rzeczywistością? Wiele regulacji już zostało dostosowanych do współczesnych wymogów, z pewnością jednak nie wszystkie. Skoro wiele spraw można załatwić przez internet, to czy można również zawrzeć umowę o pracę, korzystając z narzędzi teleinformatycznych? Czy podpisanie umowy o pracę SMS-em jest właściwe? O tym poniżej.

Forma zawarcia umowy o pracę – podstawa prawna

Sposób, w jaki należy zawrzeć umowę o pracę, regulują postanowienia Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp).

Zmiana warunków umowy o pracę także wymaga formy pisemnej. Warto dodać, że wymóg formy pisemnej dotyczy ponadto stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę.

W zasadzie tyle informacji na temat sposobu zawierania umów o pracę dostarcza nam kp. Może zatem trzeba sięgnąć do unormowań innych aktów prawnych?

Równoważność oświadczenia woli złożonego w formie elektronicznej

Wiemy już, że zapisy kp nie odnoszą się do pewnych kwestii lub regulacja kodeksowa jest oszczędna. W takiej sytuacji można odwołać się – na podstawie odesłania z art. 300 kp – do przepisów Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (kc).

Pojawia się tutaj zatem pojęcie „kwalifikowanego podpisu elektronicznego”, co jest istotne w kontekście zawierania umów o pracę na odległość, ponieważ taki podpis ma moc prawną równą podpisowi złożonemu w tradycyjnej formie (podpis odręczny).

W dalszej części omawianego przepisu wskazano jednoznacznie na równoważność oświadczeń złożonych w formie elektronicznej oraz pisemnej.

Nie ma zatem wątpliwości, że zawarcie umowy przez strony w formie elektronicznej jest ważne, jeżeli zarówno pracodawca, jak i pracownik dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zdarza się jednak, że tylko 1 ze stron (pracodawca) posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, pracownik natomiast chciałby podpisać się za pośrednictwem SMS-a. Co w takiej sytuacji?

Czy podpisanie umowy o pracę SMS-em przez pracownika jest właściwe?

Omawiany art. 78(1) kc wskazuje na równoważność oświadczeń złożonych w formie elektronicznej i pisemnej, przy czym strony umowy powinny korzystać z adekwatnych narzędzi, tzn. używać kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeżeli pracodawca użyje takiego podpisu, natomiast pracownik skorzysta z potwierdzenia za pomocą SMS-a, to według dotychczasowego stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) nie było to prawidłowe i mogło rodzić określone konsekwencje prawne. Jednak wspomniana interpretacja uległa modyfikacji pod koniec 2021 roku. Również w marcu 2022 roku, podczas ogólnokrajowej konferencji, PIP podtrzymała zmianę podejścia w odniesieniu do omawianej kwestii.

Podpis hybrydowy jako bezpieczna forma zawarcia umowy o pracę

Sposób zawarcia umowy o pracę, który wzbudzał dotychczas kontrowersje, polegający z jednej strony na wykorzystaniu przez pracodawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego, z drugiej zaś na potwierdzeniu nawiązania stosunku pracy przez pracownika za pośrednictwem SMS-a, można nazwać podpisem hybrydowym (ze względu na zastosowanie 2 różnych sposobów porozumiewania się na odległość). 

Podpisywanie umowy o pracę SMS-em przez pracownika – czy jest zgodne z prawem? Podsumowanie

Przepisy kp nie odnoszą się do technicznych aspektów zawierania umów o pracę na odległość. W takiej sytuacji, na podstawie odesłania z kp, należy odwołać się do odpowiednich zapisów kc. Jak wynika z jednej z regulacji kc, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Równocześnie jednak przy takim oświadczeniu wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny. O ile pracodawcy zazwyczaj takowy posiadają, o tyle pracownicy rzadko dysponują tym narzędziem. Czy zatem pracownik może opatrzyć przesłany mu plik umowy o pracę np. zwykłym podpisem wygenerowanym w postaci SMS-a? Do końca 2021 roku takie działanie było traktowane przez PIP jako nieprawidłowe. Jednak później nastąpiła zmiana podejścia ze strony inspekcji do tej problematyki. Polega to na tym, że uznano tzw. hybrydową formę podpisywania umowy o pracę za dopuszczalną. W konsekwencji podpisanie umowy o pracę podpisem kwalifikowanym przez pracodawcę oraz potwierdzenie zawarcia tej umowy przez pracownika poprzez wysłanie SMS-a jest uważane za wystarczające.