Praca zdalna – o czym powinien wiedzieć pracownik

Nastąpiła nowelizacja Kodeksu pracy, która wprowadziła regulacje dotyczącej wykonywania pracy zdalnej. O czym muszą wiedzieć osoby pracujące na home office? Jak przepisy regulują możliwość pracy z domu? Jakie prawa i obowiązki mają takie osoby? Czy praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy?

Praca zdalna w przepisach

Art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych pozwolił na wykonywanie pracy zdalnej, jednak przepis ten był tylko tymczasowy. W związku z tym, że praca zdalna stała się bardzo popularna, wiele osób chciałoby już na stałe pracować w tej formie lub w sposób hybrydowy. Rząd wyszedł naprzeciw tym oczekiwaniom i rozpoczął prace nad stosownymi przepisami. Zostały one wprowadzone do Kodeksu pracy i zastąpiły przepisy związane z telepracą.

W kodeksie pracy znajduję się definicja pracy zdalnej: praca realizowana w ten sposób będzie polegała na wykonywaniu zajęcia całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W przytoczonej definicji dla pracowników ważne jest, że miejsce wykonywania pracy jest uzgodnione z pracodawcą, a gdy zostanie ono wskazane wyłącznie przez pracodawcę lub pracownika, wówczas nie mamy do czynienia z pracą zdalną.

Czy praca zdalna wykonywana jest tylko na polecenie pracodawcy?

Wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe na polecenie pracodawcy tylko w dwóch przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Polecenie pracy zdalnej może zostać cofnięte w każdym momencie. Musi być dokonane z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem.

Gdy warunki lokalowe i techniczne pracownika ulegną zmianie, która uniemożliwia realizowanie pracy zdalnej, wówczas pracownik informuje o tym pracodawcę, który niezwłocznie cofa to polecenie.

Pracownik wnioskuje o pracę zdalną

Przepisy zakładają, że pracodawca jest zobowiązany zaakceptować wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej. Dotyczy to pracowników:

• w okresie ciąży;
• rodziców dzieci:
• do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• posiadających zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• posiadających opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
• sprawujących opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca ma prawo rozpatrzyć taki wniosek negatywnie tylko wtedy, gdy rodzaj pracy nie może być realizowany ze względu na organizację lub specyfikę obowiązków wykonywanych przez pracownika. W tej sytuacji konieczne jest podanie przyczyny odmowy na piśmie w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku przez pracownika.

Uzgodniona praca zdalna

Jeśli praca zdalna ma być wykonywana stale, wówczas będzie to wymagało uzgodnienia między stronami umowy o pracę, które może nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia.

Pracodawca musi posiadać spisane zasady wykonywania pracy zdalnej, które powinny znajdować się w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową;
• regulaminie – jeżeli w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (konieczne są tu konsultacje z przedstawicielami pracowników).

Gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin, wtedy określa się zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Opisane zasady powinny zawierać wyjaśnienia dotyczące pokrywania przez pracodawcę kosztów; ustalania ekwiwalentu pieniężnego.

Co ważne, możliwe jest zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej – w tym celu każda ze stron może złożyć odpowiedni wniosek. Następnie ustala się termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków realizowania pracy (nie może być on dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku).

Nie dotyczy to pracowników wykonujących pracę zdalną na swój wniosek, który był wiążący dla pracodawcy, np. rodziców dzieci do lat 4. Oczywiście w tym przypadku zaprzestanie pracy zdalnej jest możliwe, gdy dalsza praca nie może mieć miejsca ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

O czym powinien pamiętać pracownik?

W przypadku pracy zdalnej część obowiązków BHP realizowanych przez pracodawcę w zakładzie pracy musi być wykonywana przez pracownika. Do obowiązków pracownika w miejscu odbywania pracy zdalnej należy m.in. utrzymywanie tego miejsca w czystości i zdatności do pracy.

Dodatkowo przepisy upoważniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Kontroli mają podlegać: procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy bądź warunki BHP.

Czy praca zdalna może być wykonywana raz na jakiś czas?

W przepisach można znaleźć pojęcie „okazjonalnej pracy zdalnej” – ma ona zapewnić większą elastyczność pracy i możliwość wykorzystania jej doraźnie. W takim przypadku to pracownik wychodzi z inicjatywą podjęcia takiej pracy i ma do wykorzystania maksymalnie 24 dni w danym roku kalendarzowym.

Pracownicy i pracodawcy doczekali się przepisów dotyczących pracy zdalnej. Ustawodawca w kodeksie zawarł wiele regulacji, które są bardzo rozbudowane.