Poradnik Pracownika

Praca zdalna i telepraca to nie to samo

Przepisy prawa pracy przewidują – poza tradycyjnym sposobem wykonywania zadań pracowniczych – inne formy świadczenia pracy: pracę poza siedzibą pracodawcy, względnie poza zwykłym miejscem jej wykonywania. Dotyczy to telepracy oraz nowej formy, która pojawiła się w przepisach w tym roku (2020) – pracy zdalnej. Sprawdź czym jest praca zdalna!

Praca zdalna 

Pojęcie pracy zdalnej pojawiło się w polskim systemie prawnym wraz z wejściem w życie Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, czyli tzw. tarczy antykryzysowej. Zgodnie z art. 3 ust. 1 tego aktu normatywnego w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania, czyli tzw. pracy zdalnej.

Przywołany przepis stosuje się również odpowiednio do funkcjonariuszy służb wymienionych w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin.

Warunki pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz  jej obsługę logistyczną zapewnia pracodawca.

Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności uwzględniającą w szczególności ich opis, a także datę oraz czas ich wykonania.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. 

Telepraca 

Telepracę unormowano w art. 675–6717 Kodeksu pracy, definiując ją jako pracę wykonywaną regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. W praktyce również praca zdalna najczęściej realizowana jest przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co upodabnia ją do telepracy.

Warunki telepracy a praca zdalna 

Telepraca, w odróżnieniu od pracy zdalnej, jest wykonywana regularnie, a nie incydentalnie, w razie wystąpienia doraźnej potrzeby. Ponadto prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika są w  jej przypadku bardziej sformalizowane.

Decyzja o zmianie formy świadczenia pracy

Wydanie polecenia wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od uznania pracodawcy i nie wymaga zgody pracownika. W przypadku telepracy zasadą jest określenie przez pracodawcę warunków stosowania telepracy w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa – w regulaminie, którego treść winna zostać skonsultowana z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Wykonywanie pracy w formie telepracy jest także dopuszczalne na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 676 Kodeksu pracy).

Zgodnie z art. 678 Kodeksu pracy w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy – jeżeli podjęcie pracy w tej formie nastąpiło w trakcie, a nie od początku zatrudnienia – każda ze stron (pracodawca lub pracownik) może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków. Strony ustalają wówczas termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W przypadku pracy zdalnej pracownik nie ma analogicznego prawa żądania od pracodawcy przywrócenia wykonywania pracy na poprzednich warunkach – w stałym miejscu jej świadczenia. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy.

Ochrona przed wypowiedzeniem 

Kolejną odmiennością w uregulowaniach dotyczących telepracy i pracy zdalnej jest to, że tylko w przypadku telepracy pracownik może korzystać z ochrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę w razie braku jego zgody na zmianę warunków wykonywania pracy na telepracę w trakcie zatrudnienia. Zgodnie z art. 679 Kodeksu pracy brak takiej zgody nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę. Takiej gwarancji nie posiada pracownik, któremu polecono wykonywanie pracy zdalnej.

Przykład 1.

Pracodawca zaproponował swojemu pracownikowi zmianę warunków wykonywania pracy na telepracę. Pracownik oznajmił mu, że nie jest tym zainteresowany i woli świadczyć pracę jak dotychczas, w siedzibie zakładu pracy. Pracodawca, choć nie jest z tego zadowolony, nie może uznać odmowy pracownika za przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.

Ten sam pracodawca, mając na względzie potrzebę ograniczenia w zakładzie pracy zagrożeń związanych z COVID-19, polecił pracownikowi wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej. Pracownik odmówił wykonania tego polecenia. W tym przypadku pracodawca może wypowiedzieć mu umowę o pracę z powodu braku zgody pracownika na świadczenie pracy w formie pracy zdalnej (czyli z powodu odmowy wykonania polecenia pracodawcy). 

Warsztat pracy 

W zakresie zapewnienia telepracownikowi i pracownikowi wykonującemu pracę zdalną warunków wykonywania pracy występują pewne podobieństwa. Wobec telepracownika pracodawca jest zobowiązany do:

  • dostarczenia sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniającego wymagania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;
  • ubezpieczenia sprzętu;
  • pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu;
  • zapewnienia pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi sprzętu – chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie.

W przypadku pracy zdalnej odnośne obowiązki pracodawcy określono ogólnie i lakonicznie, ograniczając się do stwierdzenia, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.

Ochrona danych 

Przepisy dotyczące obu form wykonywania pracy poruszają problem ochrony danych. Art. 6712 Kodeksu pracy wymaga od pracodawcy określenia zasad ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeb, instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Telepracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z zasadami ochrony danych oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

W unormowaniach dotyczących pracy zdalnej – jak już wcześniej wskazano – kładzie się nacisk na poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę – przy używaniu przez pracownika narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.

W przepisach dotyczących telepracy (art. 6714, art. 6715 i art. 6717 kp) zawarto też unormowania dotyczące kontroli wykonywania telepracy, zakazu dyskryminacji telepracownika i zapewnienia warunków BHP, jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika. Analogicznych, szczegółowych regulacji nie ma w odniesieniu do osób wykonujących pracę zdalną, tym niemniej sytuacja prawna takiej osoby jest tu dość podobna do sytuacji telepracownika, ponieważ także w odniesieniu do pracującego zdalnie pracodawca jest uprawniony do kontroli (z racji kierowania jego pracą – art. 22 § 1 kp) i zobowiązany do równego traktowania (art. 112, 113, 183a–183e kp) oraz zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (Dział X kp).

Chcąc w sposób ogólny scharakteryzować różnicę między wyżej omówionymi formami świadczenia pracy, należy w pierwszym rzędzie wskazać na doraźność (incydentalność) pracy zdalnej, którą wprowadza się w sytuacji kryzysowej (zagrożenie COVID-19), podczas gdy decyzja o stosowaniu telepracy nie podlega takim uwarunkowaniom i zwykle jest podyktowana dążeniem do optymalizacji funkcjonowania zakładu pracy z punktu widzenia kryterium efektywności.