Praca zdalna naprzemienna – czy możliwa?

Praca zdalna w końcu znalazła swoje miejsce w przepisach prawa pracy. Od 7 kwietnia pracownicy mogą składać wnioski o pracę zdalną okazjonalną. Czy możliwa będzie praca zdalna naprzemienna? W artykule wyjaśniamy, co zmieni się w tym zakresie!

Praca zdalna w Kodeksie pracy

Praca zdalna przez długi czas nie miała swojego miejsca w Kodeksie pracy. Ustawa specjalna z 19 czerwca 2020 roku, czyli Tarcza 4.0, wprowadziła szereg dodatkowych zapisów odnoszących się do tej formy pracy. Aż do 2023 roku przepisy pracy zdalnej nadal nie były jednak uregulowane w Kodeksie pracy. Dopiero po 3 latach, a mianowicie 27 stycznia 2023 roku, prezydent podpisał ustawę, która wprowadza do kp definicję pracy zdalnej oraz zasady jej wykonywania.

Zgodnie z nową definicją praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo oraz:

• w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika;

• w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna – uzgodnienie

Nowe przepisy odnoszące się do pracy zdalnej są dość szczegółowe i zawierają informację dotyczącą konieczności uzgodnienia między stronami umowy o pracę kwestii pracy zdalnej.

Wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo

• w trakcie zatrudnienia.

Jeżeli następuje ono w trakcie zatrudnienia, wówczas może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Praca zdalna – zawsze z inicjatywy pracodawcy?

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Pracodawca bezpośrednio przed wydaniem polecenia musi otrzymać oświadczenie pracownika w formie papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna naprzemienna

Jak już wcześniej wspomniano, praca zdalna może być wykonywana:

• wyłącznie w formie zdalnej;

• naprzemiennie z pracą realizowaną w biurze oraz w siedzibie pracodawcy.

Opcja druga, czyli łączenie pracy z biura z pracą z domu, cieszy się już sporą popularnością. Bywa nazywana pracą zdalną naprzemienną lub pracą hybrydową.

Choć ani praca hybrydowa, ani praca zdalna naprzemienna nie mają sztywnej definicji, uznaje się, że jest to połączenie pracy zdalnej z pracą stacjonarną. Praca naprzemienna lub hybrydowa to model pracy, który charakteryzuje się:

• możliwością łączenia pracy zdalnej z pracą stacjonarną;

• elastycznością oraz dowolnością – w razie potrzeby, aby pracownik pracujący zdalnie pojawił się w biurze, następuje swobodne przeorganizowanie pracy;

• rotacją – swobodny podział na grupy, które rotują ze sobą, biorąc pod uwagę zasoby lokalowe oraz względy bezpieczeństwa i higieny pracy.

Praca zdalna naprzemienna była i ciągle w wielu miejscach jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla dużej liczby firm, bowiem pozwala na zachowanie ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa, integrację pracowników, ale i sporą elastyczność przy zachowaniu bezpieczeństwa funkcjonowania firmy.

Praca naprzemienna a praca okazjonalna

Praca naprzemienna bywa utożsamiana z pracą zdalną okazjonalną. Nie są to jednak pojęcia tożsame.

Praca zdalna okazjonalna to praca poza stałym miejscem pracy, wykonywana na wniosek pracownika, w łącznym wymiarze w roku kalendarzowym nie większym niż 24 dni. To, co ją odróżnia, to fakt, że polega na wykonywaniu pracy zdalnie, ale sporadycznie, z ograniczeniem do maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Co więcej, praca zdalna okazjonalna może być realizowana jedynie na wniosek pracownika i dodatkowo:

• nie wprowadza się zapisów o niej do umów o pracę;

• nie ma pracowników uprzywilejowanych, których wniosek o pracę zdalną okazjonalną pracodawca musi uwzględnić, np. pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;

• nie określa się jej zasad w porozumieniu z organizacją związkową lub regulaminie pracy zdalnej ani w porozumieniu z pracownikiem;

• nie wpływa na treść informacji o warunkach zatrudnienia.

Praca naprzemienna – regulacje prawne

Praca zdalna naprzemienna, podobnie jak zwykła praca zdalna, powinna zostać odpowiednio umocowana w przepisach wewnątrzzakładowych. W porozumieniu lub regulaminie pracodawca określa w szczególności:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;

• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną;

• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu w związku z używaniem przez pracownika własnych narzędzi czy w związku pokryciem kosztów mediów;

• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Praca zdalna naprzemienna – podsumowanie

Praca zdalna naprzemienna powinna być unormowana w przepisach wewnątrzzakładowych. 

Można w nich określić jej proporcje, a zapisy dotyczące pracy zdalnej mogą odsyłać bezpośrednio do indywidualnych ustaleń dokonywanych z pracownikiem.