Problemy z PIT-11 od pracodawcy

Do końca lutego pracownicy powinni otrzymać PIT-11 od pracodawcy. Deklaracja ta pozwoli w rozliczeniu rocznym z urzędem skarbowym, na które mamy czas do końca kwietnia. Co jednak, jeśli nie otrzymamy PIT-11 od pracodawcy albo jeśli będą w nim błędy? Podpowiadamy, jak zachować się w takich sytuacjach.

Rozwiązanie umowy

Pracownik, który w trakcie roku podatkowego odchodzi z firmy, PIT-11 otrzyma do końca lutego kolejnego roku (art. 39 ust. 1 ustawy o PIT). Jest jednak możliwość, aby informację o dochodach i pobranych zaliczkach otrzymał wcześniej. W tym celu powinien złożyć u pracodawcy wniosek o wcześniejsze wydanie PIT-11. Od dnia jego złożenia pracodawca ma 14 dni na sporządzenie i przekazanie dokumentu do pracownika i urzędu skarbowego, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika.

To samo dotyczy sytuacji, w której pracownik rozwiązuje umowę i zawiera kolejną z tym samym pracodawcą.

Przejęty zakład pracy

Pracownik, którego zakład pracy został przejęty w trakcie roku podatkowego, otrzyma PIT-11 od nowego pracodawcy, również za okresy zatrudnienia w przejętym zakładzie pracy, ten obowiązek przechodzi bowiem na nowy zakład pracy.

Likwidacja pracodawcy

Likwidacja zakładu pracy powoduje, że płatnik zobowiązany jest sporządzić i przesłać deklarację PIT-11 w terminie:

• do dnia zaprzestania działalności - w przypadku umów cywilnoprawnych i praw majątkowych (art. 42 ust. 3 ustawy o pdof),
• do końca lutego kolejnego roku - w przypadku pozostałych podatników, w tym pracowników.

Urlop wychowawczy lub bezpłatny przez cały rok podatkowy

Pracownik, który przez cały rok podatkowy będzie przebywał na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym i nie otrzyma przez ten czas żadnego świadczenia ze stosunku pracy, które podlegałoby opodatkowaniu, nie otrzyma od pracodawcy PIT-11.

Kilka PIT-11

Pracownik, który w danym roku podatkowym będzie zatrudniony u różnych pracodawców, otrzyma kilka PIT-11. W takiej sytuacji na deklaracji rocznej powinien zsumować kwoty z wszystkich PIT-11 i tak wypełnione zeznanie przesłać do urzędu skarbowego.

Umowa cywilnoprawna do kwoty 200 zł brutto

Jeżeli zleceniobiorca z tytułu zawartej umowy otrzymuje wynagrodzenie nie wyższe niż 200 zł brutto, zleceniodawca nie sporządza PIT-11 od tej umowy, w przypadku takich umów pobierany jest bowiem zryczałtowany podatek 12% bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu.

Błędy w PIT-11 od pracodawcy

Pracodawca może popełnić błędy zarówno przy obliczaniu i pobieraniu zaliczek na podatek dochodowy, jak i również później, sporządzając PIT-11 dla pracownika. Warto zatem sprawdzić, czy dane w informacji PIT-11 są prawidłowe. Jeśli błędy zauważy pracodawca, powinien skorygować deklarację i przesłać ponownie już poprawną. Jeśli jednak błędy dostrzeże dopiero pracownik, warto zwrócić się do pracodawcy z prośbą o korektę. Wówczas powinien on stworzyć korektę deklaracji i przesłać ją ponownie. Pracodawca ma również możliwość dopłacenia zaliczek na podatek i składek ZUS.

Ważne, aby sprawdzać dane w PIT-11, po złożeniu zeznania rocznego to pracownik jest bowiem odpowiedzialny za podatek i w przypadku niedopłaty będzie musiał zapłacić różnicę w urzędzie skarbowym.

Błędne KUP

KUP czyli koszty uzyskania przychodu mogą wynosić 250 zł lub 300 zł miesięcznie. Koszty w wysokości 300 zł miesięcznie dotyczą pracowników, których miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż ta, w której wykonują pracę. Aby pracodawca stosował podwyższone KUP, należy złożyć odpowiednie oświadczenie, przy czym błędne poinformowanie pracodawcy o miejscu zamieszkania poza miejscowością pracy skutkuje zaniżeniem zeznania podatkowego. Wówczas urząd skarbowy może domagać się od pracownika zapłaty różnicy wraz z odsetkami za zwłokę.

Z reguły problem pojawia się, jeżeli w którymś z miesięcy kilku pracodawców uwzględniło koszty uzyskania przychodu przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy. Wówczas na koniec roku podatkowego okaże się, że pracownik przekroczył limit, w związku z czym będzie musiał dopłacić do rozliczenia rocznego.

Błędne składki ZUS

Jeżeli pracodawca błędnie wykaże składki ZUS, pracownik mimo wszystko powinien w zeznaniu rocznym wykazać kwotę z PIT-11. Ewentualne różnice można wyjaśnić z pracodawcą. Za błędy w pobranych składkach odpowiada pracodawca.

PIT-11 wysłany do niewłaściwego urzędu skarbowego

Pracodawca sporządzoną deklarację PIT-11 powinien przesłać po jednym egzemplarzu do pracownika i urzędu skarbowego, który jest właściwy ze względu na jego miejsce zamieszkania. Jeśli nie mieszka on w Polsce, PIT-11 powinien trafić do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych (art. 39 ust. 1 ustawy o pdof).

Co jeśli pracodawca omyłkowo wyśle PIT-11 do niewłaściwego urzędu skarbowego?

W sytuacji, gdy w PIT-11 wpisany jest prawidłowy adres zamieszkania pracownika, urząd skarbowy, który otrzymał deklarację, powinien przekazać ją do właściwego urzędu.

Jeśli PIT-11 zawiera błędny adres zamieszkania, pracownik powinien zwrócić się do pracodawcy, aby skorygował on deklarację i przesłał ją do pracownika oraz prawidłowego urzędu skarbowego wraz z pismem uzasadniającym korektę (art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej). Pracodawca powinien poinformować również urząd skarbowy, do którego trafiła błędna deklaracja, a ten ma za zadanie przekazać błędny PIT-11 do właściwego urzędu.

Pracodawca nie dostarczył informacji PIT-11

Może się zdarzyć, że pracodawca z różnych powodów nie dostarczy PIT-11. Co ważne, brak tego dokumentu nie zwalnia pracownika z obowiązku rozliczenia rocznego.

W takiej sytuacji w pierwszej kolejności najlepiej skierować zapytanie do działu kadr i płac. Jeśli mimo to pracodawca nie dopełni swojego obowiązku i pracownik nie otrzyma od niego PIT-11, deklarację roczną należy sporządzić samodzielnie, opierając się np. o paski płac czy wyciągi z konta bankowego. W przypadku braku pasków płac, na których wyszczególnione są elementy wynagrodzenia, warto skorzystać z kalkulatorów płacowych, aby wyliczyć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek dochodowy.

Wysyłając deklarację roczną, najlepiej dołączyć pismo informujące, że kwoty zostały wyliczone samodzielnie ze względu na brak PIT-11 od pracodawcy.