Kiedy złożyć formularz PIT-2 u pracodawcy w 2025?

PIT-2 to kompleksowy zbór oświadczeń podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy PIT. Jak wygląda kwestia składania formularza PIT-2? Kilka uwag na ten temat w poniższym  artykule.

PIT-2 – ogólne zasady stosowania

Formularz PIT-2 jest oświadczeniem pracownika służącym obliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Jak już wyżej wspomnieliśmy, PIT-2 jest oświadczeniem składanym przez pracownika swemu pracodawcy. Oczywistą rzeczą jest, że wspomniany formularz dotyczy przychodów ze stosunku pracy. 

Z kwoty zmniejszającej podatek mogą obecnie skorzystać podatnicy osiągający przychody np. z:

• wynagrodzenia za pracę na etacie (umowa o pracę, stosunek służbowy, praca nakładcza, spółdzielczy stosunek pracy);
• umów zlecenia i o dzieło;
• umów o zarządzanie przedsiębiorstwem;
• kontraktów menedżerskich;
• praw majątkowych;
• emerytury i renty z zagranicy (PIT-2A);
• praktyk absolwenckich lub stażu uczniowskiego (PIT-2A).

Kwota zmniejszająca podatek może być podzielona i wykorzystana u maksymalnie 3 płatników, czyli w maksymalnie 3 częściach:

• 1/12 kwoty zmniejszającej podatek – 300 zł (jeden płatnik);
• 1/24 kwoty zmniejszającej podatek – po 150 zł (dwóch płatników);
• 1/36 kwoty zmniejszającej podatek – po 100 zł (trzech płatników).

Pozostałe dane zawarte w PIT-2 dotyczą:

• Blok C – Oświadczenia podatnika składanego płatnikowi w sprawie pomniejszenia o kwotę zmniejszającą podatek;
• Blok D – Oświadczenia podatnika składanego płatnikowi w sprawie pomniejszenia o kwotę zmniejszającą podatek – dotyczy podatników, którzy mają przyznane prawo do emerytury lub renty;
• Blok E – Oświadczenia podatnika składanego płatnikowi o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów (z małżonkiem / jako osoba samotnie wychowująca dziecko);
• Blok F – Oświadczenia podatnika składanego zakładowi pracy w sprawie korzystania z podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów;
• Blok G – Oświadczenia podatnika składanego płatnikowi w sprawie zwolnień, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152–154 ustawy, czyli:
• ulga na powrót (art. 21 ust. 1 pkt 152) – zaznaczając tę opcję, należy podać lata, w których ulga może być stosowana (ulga ograniczona jest do 4 lat),
• ulga dla rodzin 4+ (art. 21 ust. 1 pkt 153),
• ulga dla pracujących seniorów (art. 21 ust. 1 pkt 154);
• Blok H  – Wniosku podatnika składanego płatnikowi o niestosowanie ulgi dla młodych lub pracowniczych kosztów uzyskania przychodów;
• Blok I – Wniosku podatnika składanego płatnikowi o rezygnację ze stosowania 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu;
• Blok J – Wniosku podatnika składanego płatnikowi w sprawie niepobierania zaliczek w roku podatkowym.

Przykład 1.

Pracownik zatrudniony dotychczas u danego pracodawcy stosuje kwotę zmniejszającą podatek (złożył w zakładzie pracy PIT-2). Jednocześnie pracownik rozpoczął działalność gospodarczą (nie rezygnując z pracy w firmie), która podlega opodatkowaniu według skali podatkowej określonej w ustawie o PIT. Uznał, że korzystniej dla niego będzie uwzględniać kwotę wolną od podatku z tytułu działalności gospodarczej. W takim przypadku pracownik powinien wycofać oświadczenie PIT-2 uprzednio złożone pracodawcy.

Oświadczenie PIT-2 składa się jednorazowo w związku z podjęciem zatrudnienia. Dopuszczalne jest złożenie tej deklaracji w późniejszym terminie (w takiej sytuacji zakład pracy uwzględni PIT-2 nie później niż od miesiąca przypadającego po miesiącu przekazania oświadczenia).

Przykład 2.

Pracownik kilka lat wstecz złożył PIT-2 u swego pracodawcy, czego skutkiem było uwzględnianie w zaliczkach kwoty zmniejszającej podatek. Po pewnym czasie pracownik podjął zatrudnienie u innego pracodawcy i ponownie złożył oświadczenie PIT-2. Takie działanie jest niewłaściwe w rozumieniu prawa podatkowego. Co więcej – może się okazać niekorzystne również dla podatnika, ponieważ wielokrotne zastosowanie kwoty zmniejszającej zobowiązania podatkowe (w roku podatkowym) może spowodować konieczność uiszczenia dopłaty na podstawie dokonanego rocznego rozliczenia.

Konsekwencje braku złożenia przez pracownika oświadczenia PIT-2 

Była już mowa o tym, że pracownik może złożyć oświadczenie PIT-2, jednak nie ma takiego obowiązku. Jakie zatem będą skutki braku złożenia wspomnianego formularza?

Przykład 3.

Pracownik jest zatrudniony w zakładzie pracy od kilku lat. W okresie zatrudnienia nie przekazał oświadczenia PIT-2 w dziale księgowości. W związku z tym pracodawca nie stosuje comiesięcznego pomniejszania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (od 1 lipca 2022 roku po 300 zł w rozliczeniu miesięcznym). Podatnik będzie mógł zastosować kwotę zmniejszającą podatek (obecnie – 3600 zł), ale jednorazowo, przy składaniu rocznego zeznania podatkowego.

PIT-2 w przypadku jednoczesnego pozostawania w zatrudnieniu i prowadzeniu działalności gospodarczej

Formularz PIT-2, w przypadku jednoczesnego pozostawania w zatrudnieniu i prowadzenia działalności gospodarczej, może zostać złożony w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.

Z inną sytuacją będziemy mieć do czynienia w przypadku gdy pracownik wykonuje działalność gospodarczą objętą opodatkowaniem na innej podstawie niż skala podatkowa.

Przykład 4.

Pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, przy czym nie składał dotychczas pracodawcy formularza PIT-2. Równolegle pracownik prowadzi działalność gospodarczą, która jest opodatkowana ryczałtem (od przychodów ewidencjonowanych). W takich okolicznościach jest on uprawniony do złożenia w zakładzie pracy oświadczenia PIT-2.

Osoba zatrudniona może postąpić analogicznie jak w powyższym przykładzie, jeżeli prowadzi działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu na innych zasadach niż ryczałtem, np. podstawą rozliczenia jest karta podatkowa lub podatek liniowy.

Zmiana zatrudnienia w trakcie roku podatkowego a złożenie PIT-2

Kolejną kwestią, jaką warto rozważyć, jest sprawa złożenia formularza PIT-2, jeżeli pracownik zmienia zatrudnienie w trakcie roku podatkowego.

Przykład 5.

Pracownik postanowił zmienić zatrudnienie ze względu na pogarszającą się sytuację ekonomiczną firmy. W dotychczasowym zakładzie pracy złożył oświadczenie PIT-2. Aby móc korzystać z kwoty zmniejszającej podatek dochodowy, pracownik powinien przedłożyć nowemu pracodawcy wspomniany formularz. Jeżeli tego nie uczyni, pracodawca nie będzie miał podstawy prawnej do zmniejszenia zaliczek podatkowych o 300 zł, począwszy od 1 lipca 2022 roku. Wynika to z faktu, że ważność PIT-2 z poprzedniego przedsiębiorstwa wygasa wraz z ustaniem stosunku pracy.

Oczywiście, jeśli pracownik w dotychczasowym zakładzie pracy nie złożył oświadczenia PIT-2, może to uczynić na ogólnych zasadach w nowym miejscu pracy.

Kiedy złożyć PIT-2 – podsumowanie

W niniejszym tekście przedstawiliśmy ogólne zasady składania przez pracownika formularza PIT-2, z uwzględnieniem zmian w zakresie skali podatkowej oraz kwoty wolnej od podatku dochodowego, jakie zaczęły obowiązywać od 1 lipca 2022 roku. Ponadto omówiliśmy pewne szczególne rozwiązania jak np. skutki braku złożenia wspomnianego oświadczenia czy zmiana zatrudnienia w trakcie roku podatkowego.