Kiedy złożyć formularz PIT-2 u pracodawcy?

Jeszcze nie tak dawno powszechnie promowany program zmian w systemie podatkowym, zwany Polskim Ładem, stanowił jednocześnie przedmiot krytyki zarówno ze strony specjalistów (księgowych), jak i przedsiębiorców. Dezaprobata dla nowych rozwiązań fiskalnych okazała się uzasadniona, ponieważ rząd przygotował poprawki w postaci Polskiego Ładu 2.0. Przynosi on całkiem sporo zmian, które tym razem mają nie sprawiać problemów płatnikom i podatnikom. Jak po tych korektach wygląda kwestia składania formularza PIT-2? Kilka uwag na ten temat w poniższym  artykule.

Podstawa prawna zmian

Zmiany w przepisach podatkowych zostały zawarte w Ustawie z dnia 9 czerwca 2022 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1265), zwanej dalej „nowelizacją”.

Regulacje nowelizacji dotyczą w pierwszej kolejności Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 roku poz. 1128, z późn. zm.), dalej jako „ustawa o PIT”, a także przewidują korekty w innych aktach prawnych.

PIT-2 – podstawa prawna oraz ogólne zasady stosowania

Wzór dokumentu o nazwie PIT-2 zawarto w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2019 roku w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. poz. 2397, z późn. zm.).

Formularz PIT-2 jest oświadczeniem pracownika służącym obliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Przychody podatnika objęte możliwością złożenia PIT-2

Jak już wyżej wspomnieliśmy, PIT-2 jest oświadczeniem składanym przez pracownika swemu pracodawcy. Oczywistą rzeczą jest, że wspomniany formularz dotyczy przychodów ze stosunku pracy. Ponadto PIT-2 można złożyć w przypadku uzyskiwania przychodów:

• z tytułu spółdzielczego stosunku pracy, stosunku służbowego oraz pracy nakładczej;
• w związku z wypłatą udziału w nadwyżce bilansowej;
• z tytułu zasiłków przewidzianych w Ustawie z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, jeżeli są wypłacane przez zakład pracy.

Kiedy pracownik może złożyć PIT-2 i jaki jest tego skutek?

Pracownik może złożyć PIT-2 wówczas, jeżeli – oprócz przychodów z pracy: 

• nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika;
• nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;
• nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
• nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy o PIT, czyli dochodów: z działalności gospodarczej, o której mowa w art. 14 ustawy o PIT oraz z najmu lub dzierżawy.

Złożenie przez pracownika oświadczenia PIT-2 jest równoznaczne z tym, że wyraża on zgodę na potrącanie 1/12 kwoty zmniejszającej podatek dochodowy od osób fizycznych podczas ustalania przez zakład pracy zaliczek na ten podatek. Wskutek tego podatnik będzie otrzymywać wyższe miesięczne wynagrodzenie.

W przypadku pytania, kiedy pracownik powinien wycofać PIT-2 najlepiej posłużyć się hipotetyczną sytuacją.

Przykład 1.

Pracownik zatrudniony dotychczas u danego pracodawcy stosuje kwotę zmniejszającą podatek (złożył w zakładzie pracy PIT-2). Jednocześnie pracownik rozpoczął działalność gospodarczą (nie rezygnując z pracy w firmie), która podlega opodatkowaniu według skali podatkowej określonej w ustawie o PIT. Uznał, że korzystniej dla niego będzie uwzględniać kwotę wolną od podatku z tytułu działalności gospodarczej. W takim przypadku pracownik powinien wycofać oświadczenie PIT-2 uprzednio złożone pracodawcy.

Oświadczenie PIT-2 składa się jednorazowo w związku z podjęciem zatrudnienia. Dopuszczalne jest złożenie tej deklaracji w późniejszym terminie (w takiej sytuacji zakład pracy uwzględni PIT-2 nie później niż od miesiąca przypadającego po miesiącu przekazania oświadczenia).

Przykład 2.

Pracownik kilka lat wstecz złożył PIT-2 u swego pracodawcy, czego skutkiem było uwzględnianie w zaliczkach kwoty zmniejszającej podatek. Po pewnym czasie pracownik podjął zatrudnienie u innego pracodawcy i ponownie złożył oświadczenie PIT-2. Takie działanie jest niewłaściwe w rozumieniu prawa podatkowego. Co więcej – może się okazać niekorzystne również dla podatnika, ponieważ wielokrotne zastosowanie kwoty zmniejszającej zobowiązania podatkowe (w roku podatkowym) może spowodować konieczność uiszczenia dopłaty na podstawie dokonanego rocznego rozliczenia.

Kwota zmniejszająca podatek – zmiany od 1 lipca 2022 roku

Nowelizacja wprowadziła istotne zmiany w rozliczeniach podatkowych, które mają bezpośredni wpływ na kwotę zmniejszającą podatek. Wynika to z obniżenia progu stawki podatkowej z 17% na 12%. W porównaniu do pierwszej wersji Nowego Ładu poprawione rozwiązania nie przewidują jednak podwyższenia kwoty wolnej od podatku – nadal wynosi ona 30 000 zł.

W okresie od stycznia do czerwca 2022 roku, w związku z obowiązującą wówczas 17% stawką podatkową, kwota zmniejszająca podatek to 425 zł (kwota zmniejszająca podatek 5100 zł przy 17% I progu podatkowym).

Konsekwencje braku złożenia przez pracownika oświadczenia PIT-2 

Była już mowa o tym, że pracownik może złożyć oświadczenie PIT-2, jednak nie ma takiego obowiązku. Jakie zatem będą skutki braku złożenia wspomnianego formularza?

Przykład 3.

Pracownik jest zatrudniony w zakładzie pracy od kilku lat. W okresie zatrudnienia nie przekazał oświadczenia PIT-2 w dziale księgowości. W związku z tym pracodawca nie stosuje comiesięcznego pomniejszania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (od 1 lipca 2022 roku po 300 zł w rozliczeniu miesięcznym). Podatnik będzie mógł zastosować kwotę zmniejszającą podatek (obecnie – 3600 zł), ale jednorazowo, przy składaniu rocznego zeznania podatkowego.

PIT-2 w przypadku jednoczesnego pozostawania w zatrudnieniu i prowadzeniu działalności gospodarczej

Formularz PIT-2, w przypadku jednoczesnego pozostawania w zatrudnieniu i prowadzenia działalności gospodarczej, może zostać złożony w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.

Z inną sytuacją będziemy mieć do czynienia w przypadku gdy pracownik wykonuje działalność gospodarczą objętą opodatkowaniem na innej podstawie niż skala podatkowa.

Przykład 4.

Pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, przy czym nie składał dotychczas pracodawcy formularza PIT-2. Równolegle pracownik prowadzi działalność gospodarczą, która jest opodatkowana ryczałtem (od przychodów ewidencjonowanych). W takich okolicznościach jest on uprawniony do złożenia w zakładzie pracy oświadczenia PIT-2.

Osoba zatrudniona może postąpić analogicznie jak w powyższym przykładzie, jeżeli prowadzi działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu na innych zasadach niż ryczałtem, np. podstawą rozliczenia jest karta podatkowa lub podatek liniowy.

PIT-2 w przypadku zawarcia umów cywilnoprawnych

W odniesieniu do osób niebędących pracownikami, które np. realizują określone zadania na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa: zlecenie lub o dzieło), formularza PIT-2 się nie składa, gdyż – jak już była o tym mowa na wstępie – jest to oświadczenie dotyczące osób pozostających w stosunku pracy. Może się jednak zdarzyć, że dana osoba zawarła umowę o pracę i umowę cywilnoprawną – co w takim przypadku?

Przykład 5.

Pracownik został zatrudniony na podstawie umowy o pracę, przy czym nie złożył PIT-2. Po pewnym czasie pracodawca zaproponował zatrudnionemu zawarcie umowy zlecenia, która miała dotyczyć świadczenia innych usług niż czynności wynikające ze stosunku pracy. Pracownik może złożyć oświadczenie PIT-2, ale tylko odnośnie do umowy o pracę i wyłącznie z tytułu tej umowy można uwzględnić kwotę zmniejszającą zaliczki podatkowe.

Jeżeli pracownik zawarł np. umowę o dzieło, lecz z innym podmiotem niż pracodawca, to PIT-2 może być złożony jedynie w zakładzie pracy, czyli z tytułu zatrudnienia pracowniczego.

Zmiana zatrudnienia w trakcie roku podatkowego a złożenie PIT-2

Kolejną kwestią, jaką warto rozważyć, jest sprawa złożenia formularza PIT-2, jeżeli pracownik zmienia zatrudnienie w trakcie roku podatkowego.

Przykład 6.

Pracownik postanowił zmienić zatrudnienie ze względu na pogarszającą się sytuację ekonomiczną firmy. W dotychczasowym zakładzie pracy złożył oświadczenie PIT-2. Aby móc korzystać z kwoty zmniejszającej podatek dochodowy, pracownik powinien przedłożyć nowemu pracodawcy wspomniany formularz. Jeżeli tego nie uczyni, pracodawca nie będzie miał podstawy prawnej do zmniejszenia zaliczek podatkowych o 300 zł, począwszy od 1 lipca 2022 roku. Wynika to z faktu, że ważność PIT-2 z poprzedniego przedsiębiorstwa wygasa wraz z ustaniem stosunku pracy.

Oczywiście, jeśli pracownik w dotychczasowym zakładzie pracy nie złożył oświadczenia PIT-2, może to uczynić na ogólnych zasadach w nowym miejscu pracy.

Kiedy złożyć PIT-2 – Podsumowanie

W niniejszym tekście przedstawiliśmy ogólne zasady składania przez pracownika formularza PIT-2, z uwzględnieniem zmian w zakresie skali podatkowej oraz kwoty wolnej od podatku dochodowego, jakie zaczęły obowiązywać od 1 lipca 2022 roku. Ponadto omówiliśmy pewne szczególne rozwiązania jak np. skutki braku złożenia wspomnianego oświadczenia czy zmiana zatrudnienia w trakcie roku podatkowego. Należy podkreślić, że omówione zagadnienia dotyczą stanu prawnego na dzień 1 lipca br. Jest to istotne zastrzeżenie, ponieważ w ramach nowelizacji przepisów systemu podatkowego (Polski Ład 2.0) przewidziano także korekty prawne, które wejdą w życie z początkiem przyszłego roku. W tym przypadku chodzi m.in. o możliwość rozdzielenia kwoty zmniejszającej podatek na kilku płatników oraz dopuszczalność zastosowania tej kwoty do umowy zlecenia.