Poradnik Pracownika

Zwrot za dojazdy do pracy

Twoje miejsce pracy znajduje się w innej miejscowości, niż mieszkasz? Dojazdy do pracy spędzają Ci nie tylko sen z powiek, ale również zabierają Ci gotówkę z portfela? A może otrzymałeś intratną propozycję zatrudnienia, ale obawiasz się, że koszty dojazdu do pracy pochłoną dużą część Twoich zarobków? Zapoznaj się z poniższym tekstem, a dowiesz się, czy należy Ci się zwrot za dojazdy do pracy oraz ile może on wynosić.

Zwrot za dojazdy do pracy

To, czy otrzymasz zwrot kosztów poniesionych na dojazdy do miejsca pracy, w głównej mierze zależy od Twojego pracodawcy. Przepisy prawa pracy niestety nie regulują tego w sposób jednoznaczny. Istnieją jednak wyjątki, takie jak praca w służbach cywilnych, gdzie zwrot za dojazd do pracy się należy. Jeśli jednak pracujesz w prywatnej firmie, to koszty codziennych podróży do miejscowości, w której wykonujesz swoje obowiązki służbowe, są na Twojej głowie. Dlatego właśnie wiele osób zastanawia się, czy codzienne kilkudziesięciokilometrowe podróże do pracy są opłacalne.

Kodeks pracy nie przewiduje obowiązkowego dofinansowania kosztów dojazdu do pracy!

Dofinansowanie dojazdów do pracy przez pracodawcę

W dzisiejszych czasach wiele osób pracuje zdalnie, jednak często charakter pracy nie pozwala na taką formę wykonywania obowiązków służbowych. Dlatego pracodawcy, którym zależy na swoich pracownikach, decydują się na dofinansowania ich dojazdów. Takie rekompensaty przyjmują różne formy. Najczęściej jednak są to:

  • zwroty za bilety okresowe lub zakup ich przez firmę,
  • dodatek samochodowy, czyli stała kwota wypłacana na paliwo zużyte w celach służbowych,

Jednak, żeby otrzymać zwrot za dojazdy do pracy, musi zostać spełnionych kilka warunków. Przede wszystkim zwrot kosztów dojazdu do pracy powinien być zawarty w przepisach wewnątrzzakładowych. Wzmianka na ten temat może znajdować się w warunkach umowy podpisanej z pracodawcą, regulaminie wynagrodzeń lub obowiązującym aktualnie układzie zbiorowym. Jeśli takie zapisy istnieją, masz szansę na zwrot kosztów za podróże do miejsca pracy. 

Pracodawca pamiętając o równym traktowaniu może ustalać różne kryteria przyznawania zwrotu kosztów dojazdu do pracy. Przykładowo w niektórych firmach wysokość zwrotu kosztów dojazdu do pracy, będzie uzależniona od odległości, jaką każdy z pracowników ma do pokonania od miejsca zamieszkania do miejsc świadczenia pracy. Pracodawcy często także ustanawiają wysokość zwrotu kosztów dojazdu do pracy w jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników w formie ryczałtu. 

Pracodawca ma swobodę w decydowaniu o kryteriach zwrotu kosztów dojazdu do pracy, przy zastrzeżeniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Dodatek za dojazdy do pracy jest przychodem ze stosunku pracy, a więc podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu. Zwrot kosztów dojazdu pracownika do zakładu pracy objęto zwolnieniem podatkowym (art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), jeżeli obowiązek ponoszenia kosztów przez zakład pracy jest określony przepisami innych ustaw. Zwolnienie to przewidują między innymi przepisy ustawy o Prokuraturze, Policji, Straży granicznej oraz o ustroju sądów powszechnych, w stosunku do sędziów.

Co pracodawcy oferują zamiast zwrotu za dojazdy do pracy?

Pracodawcy coraz częściej oferują inne przywileje zamiast wypłacania dodatku za dojazdy do pracy. Najczęściej można spotkać:

  • przekazani pracownikowi samochód służbowego, dzięki czemu pracownik nie ponosi kosztów eksploatacji samochodu;
  • możliwość pracy zdalnej, jeszcze jakiś czas temu tak forma pracy była dość rzadko stosowana. Jednak obecnie wiele firm oferuje taką możliwość, a pracodawcy nie tracą czasu na dojazdy pracując z domu;
  • wynajęty autobus, który dowozi pracowników do miejsca pracy, na takie rozwiązanie decyduje się wiele firm produkcyjnych. 

Zwrot za dojazdy do pracy z Funduszu pracy

Osoby przyjęte na staż lub szkolenie poza miejscem stałego zamieszkania. Wówczas zatrudnionemu przysługuje zwrot kosztów dojazdu do pracy z Funduszu Pracy. W celu ubiegania się o dofinansowanie lub zwrot kosztów dojazdu z Funduszu Pracy, pracownik musi złożyć wniosek o dokonywanie zwrotu kosztów dojazdu w rejonowym urzędzie pracy, właściwym dla miejsca stałego zamieszkania. Możliwe jest to jednak wtedy, kiedy:

  • zatrudnienie zostało podjęte ze skierowania urzędu pracy, 
  • wynagrodzenie nie przekracza dwukrotności najniższego wynagrodzenia (w 2022 r jest to 6020 zł)

Dodatkowo w urzędzie co miesiąc pracownik musi przedstawić zaświadczenie o zatrudnieniu oraz uzyskanym przychodzie za dany miesiąc, listę obecności, a także dokumenty poświadczające dokonanie wydatków na przejazdy (bilety, faktury).

Co ważne omawiane świadczenie nie jest obligatoryjne, pracownik może spotkać się z odmową np. w przypadku wyczerpania budżetu przeznaczonego na ten cel. Natomiast zwrot kosztów ze środków Funduszu Pracy można otrzymywać przez okres maksymalnie 12 miesięcy.

Dojazd do pracy z innej miejscowości a koszty uzyskania przychodu

W przypadku, gdy w firma, której jesteś pracownikiem, nie praktykuje refundacji kosztów za dojazdy do pracy, możesz starać się o ich częściowy zwrot, składając roczną deklarację podatkową PIT. Podczas wykonywania rocznego rozliczenia możesz bowiem wykazać nie tylko przychody, ale również koszty ich uzyskania. W związku z tym otrzymasz zwrot za dojazdy do pracy środkami transportu publicznego lub własnym samochodem. Istnieje kilka warunków, które musisz spełnić. Po pierwsze zwrot za dojazdy do pracy należy się wyłącznie osobom zatrudnionym na umowie o pracę. Drugim warunkiem jest Twój adres. Miejsce Twojej pracy nie może znajdować się w tej samej miejscowości, w której mieszkasz. Jeśli spełniasz oba te warunki, skorzystaj z tej opcji. Maksymalnie przy jednej umowie o pracę i podwyższonych kosztach uzyskania przychodu w rozliczeniu PIT za 2020 rok można było otrzymać 300 miesięcznie, co w skali roku dało aż 3600 zł. Natomiast osoby mieszkające i pracujące w tej same miejscowość mogą korzystać także z kosztów uzyskania przychodów jednak w niższej wysokości i wynoszą one 250 zł miesięcznie, co w skali roku daje 3000 zł.

Zwrot za czas dojazdu do pracy

Wiele osób zastanawia się, czy czas dojazdu jest czasem pracy i otrzyma za niego wynagrodzenie. Niestety w rozumieniu polskiego prawa, podczas dojazdu do pracy pracownik nie wykonuje służbowych obowiązków i nie jest to czas jego pracy. Za czas pracy uznaje się bowiem jedynie ten okres, kiedy podwładny pozostaje do dyspozycji przełożonego w zakładzie bądź w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Nie ma tu znaczenia, czy dojazd do pracy jest zorganizowany przez pracodawcę (np. służbowym samochodem) czy pracownik dojeżdża do pracy na własną rękę. Za ten czas pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia.

Czas dojazdu do pracy nie jest czasem pracy więc nie otrzymuje się za niego wynagrodzenia.

Oczywiście od tej reguły jest wyjątek w sytuacji, w której pracownik najpierw stawia się w siedzibie pracodawcy, skąd dopiero transportuje się do innego miejsca (np. oddziału firmy w innej miejscowości) czas dojazdu do miejsca pracy, będzie wliczony w czas pracy.

Podsumowując, należy pamiętać, że zwrot kosztów dojazdu do pracy zależy od dobrej woli pracodawcy. Prawo do uzyskania zwrotów czy dodatki za dojazd powinno być wówczas ustalone np. w regulaminie przedsiębiorstwa lub w umowie o pracę.