Zwrot za okulary korygujące wzrok dla pracownika

Pracuję przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie. Czy powinnam otrzymać od pracodawcy zwrot za okulary lub soczewki kontaktowe?

Jagoda, Zamość

Pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego dostarczenia pracownikowi środków ochrony indywidualnej, które mają na celu zabezpieczenie zatrudnionego przed wpływem niebezpiecznych dla zdrowia czynników w miejscu pracy. W związku z tym musi on zapewnić pracownikowi okulary korygujące wzrok lub soczewki kontaktowe, jeśli zdecyduje o tym lekarz okulista.

Na jakiej podstawie można otrzymać zwrot za okulary i soczewki kontaktowe?

17 listopada 2023 roku weszła w życie nowelizacja przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Wdraża ona Dyrektywę Rady 90/270/EWG z dnia 29 maja 1990 roku w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe.

Zgodnie z tymi przepisami pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom nie tylko okularów, lecz także szkieł kontaktowych. Obowiązek ten powstaje, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów korekcyjnych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Okulary korygujące lub szkła kontaktowe powinny być zapewnione każdemu pracownikowi, bez względu na rodzaj umowy o pracę i okres zatrudnienia, jeżeli korzysta on z monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, tj. 4 godziny.

Pan Kamil pracuje na podstawie umowy o pracę jako specjalista ds. księgowości i w pracy spędza większą część dnia przed monitorem. Nie ma on jednak zaświadczenia od lekarza, że potrzebuje okularów. Czy otrzyma zwrot? Pan Kamil nie otrzyma zwrotu, ponieważ nie spełnia on wszystkich warunków (brak zaświadczenia od lekarza).

Zaświadczenie otrzymuje się podczas wykonywania okresowych badań np. wstępnych do pracy czy okresowych. W sytuacji, gdy dana osoba czuje, że jej wzrok się pogarsza, jednak w najbliższym czasie nie ma obowiązku odbycia badań okresowych, może zwrócić się do pracodawcy o skierowanie na dodatkowe badania.

Przykład 2.

Pan Michał pracuje na podstawie umowy o pracę jako programista i w pracy spędza większą część dnia przed monitorem. Nie ma on zaświadczenia od lekarza, że potrzebuje okularów. Jednak czuje, że jego wzrok się pogarsza i potrzebuje okularów. W związku tym poprosił pracodawcę o wysłanie go na badania okresowe. Lekarz medycyny pracy stwierdził, że pan Michał potrzebuje okularów i dokonał takiej adnotacji na orzeczeniu lekarskim. Czy w takiej sytuacji mężczyzna otrzyma zwrot? Tak, pan Michał spełnia wszystkie warunki do otrzymania zwrotu.

Jak uzyskać dofinansowanie na soczewki od pracodawcy?

Zwrot za okulary lub soczewki kontaktowe zwykle odbywa się na 3 sposoby – jako:

• zapłata za okulary/soczewki w postaci pieniężnej,
• zwrot poniesionych kosztów za soczewki,
• zakupienie soczewek.

W celu ustalenia, w jaki sposób otrzyma się dofinansowanie, w pierwszej kolejności warto skontaktować się z działem, który zajmuje się tym zagadnieniem. Najczęściej jest to dział HR, dział kadr lub dział księgowości. Wówczas uzyska się szczegółowe informacje na temat tego, w jaki sposób można ubiegać się o dofinansowanie na okulary/soczewki kontaktowe.

W jakiej kwocie przysługuje zwrot za okulary?

Przepisy nie wskazują kwoty, do jakiej pracodawca powinien ponosić koszty zakupu okularów lub szkieł kontaktowych. W związku z tym pracodawca ma prawo do wdrożenia regulacji w tej kwestii i ustalenia kwoty takiej refundacji. Część firm przyjmuje w wewnątrzzakładowym regulaminie obowiązującym w danym zakładzie pracy zapis wskazujący maksymalną wysokość kwoty w przypadku refundacji okularów. Ustalony próg zwrotu nie powinien być niższy od kosztu robocizny i zakupu szkieł o charakterystyce zatwierdzonej przez lekarza oraz oprawek w przynajmniej podstawowym standardzie.

Przykład 3.

Pan Jan ma prawo do otrzymania zwrotu za okulary. Zakupił takie, które kosztowały 1200 zł. Natomiast zgodnie z zapisami w regulaminie zwrot jest do kwoty 400 zł. Czy mężczyzna go otrzyma? Tak, pan Jan otrzyma zwrot za okulary, ale jedynie do kwoty określonej w regulaminie, czyli 400 zł. Pozostałą część kwoty będzie musiał zapłacić sam.

Jak często przysługuje zwrot za okulary?

Przepisy nie regulują częstotliwości, w jakiej pracodawca powinien dokonywać zwrotu za okulary. Ma on prawo do ustalenia, jak często przysługuje pracownikom refundacja. Przykładowo w regulaminie może znajdować się zapis, że pracodawca refunduje okulary do wysokości 500 zł, nie częściej niż raz na 5 lat lub w przypadku wcześniejszego badania profilaktycznego.

Przykład 4.

Pan Miłosz otrzymał zwrot za okulary w lipcu 2023 roku. W maju 2024 roku zakupił on nowe okulary. W zapisach regulaminu jest warunek, że zwrot za okulary przysługuje w wysokości 1000 zł raz na 3 lata. Czy w 2024 roku mężczyzna otrzyma zwrot? Pan Miłosz w 2024 roku nie otrzyma zwrotu, ponieważ nie minęły 3 lata od ostatniego zwrotu za okulary. 

Czy zwrot za okulary stanowi przychód pracownika?

Wartość zwrotu kosztów za zakup wyrobów okulistycznych to dla pracownika z reguły przychód ze stosunku pracy. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym świadczenia rzeczowe, ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych. Prawo do zwolnienia z opodatkowania nie obowiązuje, jeżeli badania, w ramach których wydano zalecenia noszenia okularów, nie zostały przeprowadzone na podstawie skierowania z miejsca pracy. Również w przypadku niespełnienia choćby jednego z warunków zwrotu powstaje obowiązek podatkowy po stronie pracownika. Przykładowo ma to miejsce w sytuacji, gdy pracownik, który dostał refundację za zakup okularów, pracuje przy monitorze ekranowym poniżej 4 godzin dziennie.

Podsumowując, zwrot za okulary korekcyjne przysługuje tylko na podstawie orzeczenia lekarza okulisty. Wysokość zwrotu nie została wskazana w przepisach, dlatego pracodawca może ją określić sam.