Jak zdobyć dokumenty potrzebne do emerytury?

Niniejszy artykuł ma na celu wskazanie osobom, które ubiegają się o emeryturę, jakie dokumenty powinny przedstawić i gdzie, aby ustalić, czy mają prawo do emerytury, a także w jakiej wysokości będzie ona im przysługiwała. Opisane zostanie, jakie formularze i dokumenty potrzebne do emerytury trzeba złożyć, a także skąd je uzyskać.

Kto ma w Polsce prawo do emerytury?

Wiek emerytalny w Polsce wynosi:

• 60 lat dla kobiet,

• 65 lat dla mężczyzn.

Co istotne, nie ma określonego stażu pracy, który jest wymagany wobec osób w wieku emerytalnym. W zależności od okresu składkowego i nieskładkowego Zakład Ubezpieczeń Społecznych wylicza emeryturę.

Okresy składkowe to okresy, w których pracownik czynnie pracował lub prowadził działalność gospodarczą i odprowadzane były za niego składki na ubezpieczenia emerytalne.

Okresy nieskładkowe to zaś okresy, gdy pracownik lub osoba prowadząca działalność gospodarczą nie odprowadza składek, ale są one uwzględniane do prawa do emerytury z uwagi na ich specyficzny charakter. Są to np. okresy zwolnień lekarskich, urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego.

Wniosek o emeryturę można złożyć w każdym oddziale ZUS-u. Zostanie on jednak przekazany i będzie rozpatrywany przez ten oddział, w którego okręgu jest miejsce zamieszkania osoby ubiegającej się emeryturę.

Formularze do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych znajdują się formularze, które trzeba wypełnić, aby uzyskać informację o tym, czy i w jakiej wysokości przysługuje emerytura, aby następnie ją wypłacono.

Te formularze to:

• EMP – wniosek o emeryturę,

• ERP – informacja o okresach składkowych i nieskładkowych.

W formularzu EMP wskazuje się:

• dane osobowe wnioskującego, w tym PESEL, NIP, imię, nazwisko, data urodzenia, nazwisko rodowe, poprzednio używane nazwiska, imię ojca, adres zameldowania w Polsce, a gdy wnioskodawca mieszka za granicą, ostatni adres zameldowania w Polsce, jak również aktualne zamieszkania;

• zakres wniosku – według jakiego wariantu ZUS powinien obliczyć emeryturę – warto dodać, że można złożyć wniosek o wyliczenie przez ZUS najkorzystniejszej opcji;

• informacja o OFE, jeżeli osoba ubiegająca się o emeryturę przystąpiła do tego systemu;

• oświadczenia wnioskodawcy – związane z otrzymywanymi dotychczas świadczeniami – wynagrodzeniem, zasiłkami, świadczeniami, a także ze złożonymi i procedowanymi wnioskami;

• oświadczenie o tym, czy osoba po uzyskaniu emerytury planuje osiągać przychody, czy też nie;

• oświadczenie z informacją o objęciu ubezpieczeniem lub zamieszkaniem w państwie UE/EFTA, w Wielkiej Brytanii albo w państwach, z którymi Polska zawarła dwustronną umowę o zabezpieczeniu społecznym;

• numer konta, na jaki ma być przekazywana emerytura, albo adres w Polsce, jeśli ma być doręczana drogą tradycyjną. Nie może to być inny adres niż zameldowania, zamieszkania lub korespondencyjny, które zostały podane we wniosku w części dotyczącej danych osobowych;

• wskazanie, w jakiej formie żąda się otrzymania odpowiedzi z ZUS-u – może to być forma elektroniczna lub tradycyjna;

• pod wnioskiem należy złożyć własnoręczny podpis.

Formularz ERP może mieć różne formy, ale dotyczy wskazania okresów składkowych i nieskładkowych, które na swoim koncie ZUS zgromadziła osoba domagająca się emerytury.

W najprostszym formularzu ERP-6 należy podać okresy składkowe – pracy lub prowadzenia działalności gospodarczej, ze wskazaniem dat, pracodawców (lub firmy przedsiębiorcy), a także nieskładkowe – okresy zwolnień lekarskich, przebywania na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, zasiłkach.

Formularze ERP dotyczą także:

• pracy i dochodów ubezpieczonego spółdzielcy;

• osób, które mają okresy ubezpieczenia lub zamieszkiwania za granicą.

Załączniki do formularzy

Do formularza ERP-6 powinno się załączyć dowody tego, że osoba świadczyła pracę w określonym miejscu w określonym czasie.

Najlepszym dowodem na tę okoliczność jest załączenie świadectwa pracy, które każdy pracodawca po rozwiązaniu umowy o pracę ma obowiązek wydać pracownikowi. W takim świadectwie pracy zawarte są dokładne dane o okresie świadczonej pracy, stanowisku, wymiarze czasu pracy, wykorzystanym w czasie pracy urlopie wypoczynkowym.

Każdy okres pracy wskazany w formularzu ERP-6 powinien być udowodniony świadectwem pracy, dlatego tak ważne jest zadbanie o to, aby mieć te świadectwa.

Przykład 1.

Pani Marta pracowała przez 10 lat w przedsiębiorstwie samochodowym na stanowisku głównej księgowej. Później była zatrudniona jako księgowa przez kilka lat w branży kosmetycznej, a bezpośrednio przed emeryturą przez 6 lat prowadziła własną działalność gospodarczą. Ma ona świadectwa pracy z zakładów pracy, a także potwierdzenie prowadzenia działalności gospodarczej. W ten sposób jej staż pracy jest udokumentowany i ZUS na pewno nie będzie miał w tym zakresie wątpliwości.

Jak pozyskać dokumenty potrzebne do emerytury, których nie ma?

Wariant wskazany w przykładzie nr 1 jest optymistyczny i dotyczył osoby, której pracodawcy przekazali świadectwa pracy, a także która nie zgubiła ich na przestrzeni lat.

Oczywiste jest, że świadectwa pracy uzyskane w wieku 19, 20, 25 lat mogą się niestety zagubić w wyniku przeprowadzek, roztargnienia czy nieszczęśliwych zdarzeń, takich jak powódź, pożar, rabunek, które sprawią, że zostaną one utracone.

Niestety także nie każdy pracodawca w sposób skrupulatny prowadzi swoją dokumentację pracowniczą. Czasami może on nie wydać pracownikowi świadectwa pracy (czego pracownik może domagać się na drodze sądowej, dodatkowo stanowi to wykroczenie pracodawcy przeciwko prawom pracownika).

W takiej sytuacji, jeżeli pracodawca nadal istnieje, a pracownik z różnych przyczyn nie ma świadectwa pracy, powinien on zwrócić się do pracodawcy o wydanie duplikatu świadectwa pracy.

Przykład 2.

Pan Marek pracował jako kierowca przez 2 lata w okresie 2008-2010 w pewnym przedsiębiorstwie. W momencie osiągnięcia 65. roku życia przy wypełnianiu wniosku o emeryturę zorientował się, że nie ma świadectwa pracy z tego miejsca. Wobec tego, że pracodawca nadal istnieje, pan Marek napisał do niego wniosek z prośbą o przesłanie mu duplikatu świadectwa pracy. Otrzymał ten dokument, dzięki czemu mógł go załączyć i złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pracodawcy mogą jednak ulegać likwidacji, przekształceniom itp. – wówczas pracownik może mieć problem. Gdzie wówczas powinien się zwrócić?

Co do zasady każdy pracodawca, który ulega likwidacji, przekształceniu powinien wskazać podmiot, który będzie przechowywał jego dokumentację – akta osobowe pracowników. W aktach tych znajdują się również świadectwa pracy. Podmioty gromadzące te dokumenty mogą być przedsiębiorstwami komercyjnymi, które się w tym specjalizują. Akta mogą być również przechowywane w archiwach miejskich danych miast.

Przykład 3.

Pan Waldemar pracował jako sekretarz w latach 1990-1994. W chwili składania wniosku o emeryturę firma, w której pracował, już nie istniała. Okazało się, że dokumenty przechowywane są w innym przedsiębiorstwie. Mężczyzna zwrócił się do niego o przesłanie mu świadectwa pracy i dokumentów związanych z zatrudnieniem. Przedsiębiorstwo potwierdziło, że przechowuje dokumenty zlikwidowanego pracodawcy i przekazało świadectwo pracy, a także umowę o pracę, co będzie wystarczające dla ZUS-u.

Niestety dokumentacja przechowywana przez niektórych pracodawców zostanie utracona w wyniku jego błędów, nieprawidłowego przechowywania lub z uwagi na siłę wyższą – pożar, powódź, kradzież, katastrofę budowlaną w miejscu przechowywania dokumentów. Wówczas dowodem zatrudnienia pracownika u pracodawcy mogą być świadkowie.

Ważne, żeby powołać świadków, których stosunek pracy u pracodawcy został udowodniony – którzy np. mają swoje świadectwa pracy i potwierdzą, że inna osoba w tym czasie z nimi pracowała.