Kiedy pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie za urlop w 2025 roku?

Na moje wynagrodzenie składają się trzy elementy: wynagrodzenie zasadnicze, premia uznaniowa oraz dodatek za dyżur. W miesiącach urlopowych pracodawca nie zmniejsza dodatku za dyżur, a wysokość premii zależy od wykonania założeń zaplanowanych na dany miesiąc. Zawsze do pensji miałam doliczane dodatkowe wynagrodzenie za urlop, jednak od tego miesiąca pracodawca zaprzestał jego naliczania. Czy postępuje on zgodnie z przepisami?

Katarzyna, Radom

Według przepisów prawa pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

Dodatkowe wynagrodzenie za urlop

Według przepisów prawa pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Poprzez dodatkowe wynagrodzenie za urlop pracownik zapewne rozumie wynagrodzenie wyliczone ze składników zmiennych. Oczywiście zatrudnionemu może przysługiwać taki dodatek obliczony na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Pracodawca wypłaca dodatkowe wynagrodzenie za urlop w sytuacji, gdy którykolwiek ze zmiennych składników wynagrodzenia jest pomniejszany za czas wypoczynku. Powoduje to bowiem możliwość jego utraty lub chociażby pomniejszenia. Jeżeli żaden ze składników wypłaty nie jest pomniejszany za czas przebywania pracownika na urlopie, wówczas dodatek nie przysługuje. Jest tak, ponieważ pracownik w miesiącu przebywania na urlopie może otrzymać każdy ze składników w pełnej wysokości bez względu na liczbę dni przepracowanych w miesiącu.

Przykład 1.

Pani Joanna otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 6000,00 zł i dodatek funkcyjny 2000,00 zł. Dodatek nie jest pomniejszany za czas urlopu. Pani Joanna cały maj spędziła na urlopie wypoczynkowym. Czy otrzyma dodatkowe wynagrodzenie za urlop?

W tej sytuacji pani Joanna otrzyma zwykłe wynagrodzenie i dodatek funkcyjny w pełnej wysokości 8000,00 zł (6000,00 zł + 2000,00 zł), w związku z czym nie dostanie dodatkowego wynagrodzenia za urlop.

Jak wyliczane jest dodatkowe wynagrodzenie za urlop w 2025 roku?

Zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Jeżeli wynagrodzenie składa się z elementów zmiennych, należy wyliczyć podstawę jego wymiaru.

Co ważne, do wyliczenia wynagrodzenie urlopowego nie bierze się pod uwagę:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
• dodatkowego wynagrodzenia radców prawnych z tytułu zastępstwa sądowego;
• wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia;
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek chorób lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych;
• wynagrodzeń i odszkodowań przysługujących w razie rozwiązania stosunku pracy.

 Zmienne składniki wynagrodzenia:

• przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się w podstawie urlopowej w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu;
• gdy występują znaczne wahania wysokości zmiennych składników wynagrodzenia, wówczas powinny zostać uwzględnione w średniej kwocie wypłaconej w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop.

W przypadku dodatkowego wynagrodzenia za urlop istotna jest data wypłaty wynagrodzenia. Gdy wypłacane jest ono do końca miesiąca, wówczas do obliczeń należy przyjąć wynagrodzenie z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Natomiast gdy wypłata następuje w terminie do dziesiątego dnia miesiąca następnego, wówczas podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych elementów płacy też powinno stanowić wypłacone wynagrodzenie z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jednak nie będą to wynagrodzenia za te same miesiące, jak w przypadku gdyby pensja wypłacana była na koniec danego miesiąca.

Etapy wypłacania dodatkowego wynagrodzenia za urlop:

• ustalenie podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego z okresu 3 bądź 12 miesięcy poprzedzających urlop;
• określenie liczby godzin przepracowanych w okresie przyjmowanym do ustalania podstawy urlopowej;
• ustalenie stawki za 1 godzinę urlopu (podstawę wymiaru urlopu dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie);
• pomnożenie stawki za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin urlopu.

Przykład 2.

Pan Jan w lipcu 2025 roku przebywał na 10-dniowym urlopie wypoczynkowym. Jego wynagrodzenie zasadnicze składa się ze stałej kwoty 6000,00 zł, dodatku funkcyjnego (niepomniejszanego za czas urlopu) 500,00 zł oraz comiesięcznej premii, która w kwietniu 2025 roku wyniosła 150,00 zł, w maju 2025 roku było to 200,00 zł, a w czerwcu 2025 roku 250,00 zł. Pracownik zatrudniony był na pełen etat. Wynagrodzenie jest płatne ostatniego dnia kalendarzowego. Jak zostanie ono obliczone za taki miesiąc?

Wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny zostaną wypłacone w pełnej wysokości: 6000,00 zł + 500,00 zł = 6500,00 zł.

Dodatkowe wynagrodzenie za urlop będzie wyliczone następująco:

1. Podstawa wynagrodzenia urlopowego: 150,00 zł + 200,00 zł + 250,00 zł = 600,00 zł.
2. Liczba godzin przepracowanych: w tym przypadku 488 godzin.
3. Stawka za jedną godzinę: 600,00 zł / 488 godziny = 1,23 zł.
4. Dodatkowe wynagrodzenie za urlop: 1,23 zł x 80 h = 98,40 zł.
5. Dodatkowe wynagrodzenie za urlop za czas urlopu wypoczynkowego pracownik powinien otrzymać z tytułu składników zmiennych w wysokości 98,40 zł.

Pensja, która przysługuje pracownikowi za lipiec wynosi: 6000,00 zł + 500,00 zł + 98,40 = 6598,40 zł.

Podsumowując, za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Jeżeli pracownik dostaje składniki zmienne wynagrodzenia, wówczas wypłacone zostanie także wynagrodzenie urlopowe. Jeśli jednak składniki te nie są pomniejszane za czas urlopu, wtedy pracownik nie otrzyma dodatkowego wynagrodzenia za urlop.