Poradnik Pracownika

Jak wyliczyć wynagrodzenie za czas urlopu?

Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych praw pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Za czas spędzony na urlopie pracownikowi przysługuje wynagrodzenie. Jak wyliczane jest wynagrodzenie za czas urlopu? Które składniki się w nim uwzględnia, a które nie? Odpowiadamy poniżej.

Wyliczenie wynagrodzenia odbywa się w 3 krokach:

  1. ustalenie podstawy wynagrodzenia,

  2. określenie liczby przepracowanych godzin w okresie uwzględnianym w podstawie wynagrodzenia,

  3. wyliczenie stawki godzinowej za czas urlopu

Wynagrodzenie za czas urlopu

Główna zasada dotycząca wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy pracownika mówi o tym, że wynagrodzenie za czas urlopu nie może być niższe niż to, które pracownik otrzymałby gdyby w tym czasie wykonywał pracę. Innymi słowy pracownik nie może być “stratny” z powodu korzystania z urlopu wypoczynkowego. 

Ustalenie okresu, który jest uwzględniany w podstawie wynagrodzenia

Przy ustaleniu podstawy wynagrodzenia urlopowego bierze się pod uwagę wynagrodzenie wypłacone w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym wykorzystywany jest urlop. W sytuacjach, kiedy wynagrodzenie pracownika co miesiąc bardzo się od siebie różni, do ustalenia podstawy może zostać wykorzystany 12 miesięczny okres poprzedzający.

Przykład 1.

Pan Michał korzysta z 5 dni urlopu wypoczynkowego w maju 2018 r. W celu ustalenia podstawy wynagrodzenia, pracodawca uwzględnia wynagrodzenie wypłacone w lutym, marcu i kwietniu.

Jeśli pracodawca wypłaca wynagrodzenie z przesunięciem do 10. dnia kolejnego miesiąca, to przy ustaleniu podstawy za wynagrodzenie za czas urlopu uwzględnia się wynagrodzenie wypłacone w 3 miesiącach poprzedzających, bez względu na to, za jaki okres to wynagrodzenie przysługuje.

Po ustaleniu okresu, na podstawie którego będzie wyliczane wynagrodzenie za czas urlopu, należy ustalić, które składniki wynagrodzenia są uwzględniane, a które nie.

Ustalenie składników wchodzących do podstawy wynagrodzenia urlopowego

Wyliczając podstawę wynagrodzenia urlopowego, w pierwszej kolejności uwzględnia się wynagrodzenie zasadnicze, a następnie inne składniki wynagrodzenia, które pracownik otrzymał w miesiącach poprzedzających urlop. Jednak nie wszystkie dodatki mogą zostać uwzględnione w podstawie. Przepisy wskazują, że przy ustaleniu podstawy wynagrodzenia urlopowego nie uwzględnia się:

  • jednorazowych lub sporadycznych (nieregularnych) wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

  • wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przestoju,

  • nagród jubileuszowych,

  • wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

  • ekwiwalentów pieniężnych za urlop wypoczynkowy,

  • dodatkowych wynagrodzeń radców prawnych z tytułu zastępstwa sądowego,

  • kwot wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,

  • wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek chorób lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

  • nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

  • odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

  • wynagrodzeń i odszkodowań przysługujących w razie rozwiązania stosunku pracy.

Z reguły podczas ustalania podstawy wynagrodzenia urlopowego uwzględnia się m.in.:

  • dodatki do wynagrodzenia, np. stażowy, funkcyjny,

  • premie regulaminowe,

  • wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,

  • dodatki za pracę w nocy,

  • wynagrodzenie za pracę ponadwymiarową pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Przykład 2.

Pan Michał, jak już zostało wspomniane w poprzednim przykładzie, korzysta z urlopu wypoczynkowego w maju.

Jego wynagrodzenie składa się z wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 2400 zł, dodatku funkcyjnego w wysokości 350 zł. Ponadto w lutym pan Michał otrzymał nagrodę za poprzedni rok w wysokości 1500 zł, a w marcu i kwietniu otrzymał dodatkowo premie regulaminowe za zakończone projekty po 550 zł w każdym miesiącu.

Ustalając podstawę wynagrodzenia za urlop dla pana Michała, należy uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia, które otrzymał w danym okresie, z pominięciem jedynie nagrody rocznej.

Ustalenie godzin pracy w danym okresie

Kolejnym krokiem przy wyliczaniu wynagrodzenia za czasu urlopu jest ustalenie liczby godzin, które pracownik przepracował w okresie, który podobnie jak wynagrodzenie jest uwzględniany do ustalenia podstawy wynagrodzenia urlopowego, czyli poprzednie 3 miesiące.

Przykład 3.

Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego pana Michała należy uwzględnić liczbę godzin przepracowaną w:

  • lutym – 160 godzin

  • marcu – 176 godzin

  • kwietniu – 160 godzin.

Suma przepracowanych godzin podczas trzech miesięcy poprzedzających urlop pana Michała wynosi 496.

Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego

Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego polega na ustalaniu średniego wynagrodzenia za godzinę pracy oraz pomnożenie liczby godzin spędzonych na urlopie pomnożone przez ustaloną stawkę.

Przykład 4.

Wynagrodzenie za czas urlopu pana Michała zostało obliczone w następujący sposób:

1. Średnie wynagrodzenie:

  • luty – 2400 zł + 350 zł

  • marzec – 2400 zł + 350 zł + 550 zł

  • kwiecień – 2400 zł + 350 zł + 550 zł

2400 zł + 350 zł + 2400 zł + 350 zł +550 zł + 2400 zł + 350 zł + 550 zł = 9350 zł

9350 zł / 3 (miesiące) = 3116,67 zł  – średnie wynagrodzenie z okresu 3 miesięcy

2. Ustalenie stawki godzinowej

3116,67 / 496 godzin = 6,28 zł

3. Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego

5 dni urlopu – 40 godzin

40 x 6,28 zł = 251,20 zł

Wynagrodzenie za czas urlopu pana Michała wynosi 251,20 zł.