Jak wyliczyć wynagrodzenie za czas urlopu w 2025 roku?
Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych praw pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Za czas spędzony na urlopie pracownikowi przysługuje wynagrodzenie. Jak wyliczane jest wynagrodzenie za czas urlopu w 2025 roku? Które składniki się w nim uwzględnia, a które nie? Odpowiadamy poniżej.
Wynagrodzenie za czas urlopu
Wyliczenie wynagrodzenia za czas urlopu odbywa się w 3 krokach:
- ustalenie podstawy wynagrodzenia,
- określenie liczby przepracowanych godzin w okresie uwzględnianym w podstawie wynagrodzenia,
- wyliczenie stawki godzinowej za czas urlopu
Główna zasada dotycząca wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy pracownika mówi o tym, że wynagrodzenie za czas urlopu nie może być niższe niż to, które pracownik otrzymałby gdyby w tym czasie wykonywał pracę. Innymi słowy pracownik nie może być “stratny” z powodu korzystania z urlopu wypoczynkowego.
Ustalenie okresu, który jest uwzględniany w podstawie wynagrodzenia
Przy ustaleniu podstawy wynagrodzenia urlopowego bierze się pod uwagę wynagrodzenie wypłacone w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym wykorzystywany jest urlop. W sytuacjach, kiedy wynagrodzenie pracownika co miesiąc bardzo się od siebie różni, do ustalenia podstawy może zostać wykorzystany 12 miesięczny okres poprzedzający.
Przykład 1.
Pan Michał korzysta z 5 dni urlopu wypoczynkowego w maju. Wynagrodzenie wypłacane jest na 30go. Jakie miesiąca będę brane pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzeni urlopowego?
W celu ustalenia podstawy wynagrodzenia, pracodawca uwzględnia wynagrodzenie wypłacone w lutym, marcu i kwietniu.
Po ustaleniu okresu, na podstawie którego będzie wyliczane wynagrodzenie za czas urlopu, należy ustalić, które składniki wynagrodzenia są uwzględniane, a które nie.
Ustalenie składników wchodzących do podstawy wynagrodzenia urlopowego
Wyliczając podstawę wynagrodzenia urlopowego, w pierwszej kolejności uwzględnia się wynagrodzenie zasadnicze, a następnie inne składniki wynagrodzenia, które pracownik otrzymał w miesiącach poprzedzających urlop. Jednak nie wszystkie dodatki mogą zostać uwzględnione w podstawie. Przepisy wskazują, że przy ustaleniu podstawy wynagrodzenia urlopowego nie uwzględnia się:
- jednorazowych lub sporadycznych (nieregularnych) wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przestoju,
- nagród jubileuszowych,
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalentów pieniężnych za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowych wynagrodzeń radców prawnych z tytułu zastępstwa sądowego,
- kwot wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
- wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek chorób lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
- wynagrodzeń i odszkodowań przysługujących w razie rozwiązania stosunku pracy.
Z reguły podczas ustalania podstawy wynagrodzenia urlopowego uwzględnia się m.in.:
- dodatki do wynagrodzenia, np. stażowy, funkcyjny,
- premie regulaminowe,
- wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
- dodatki za pracę w nocy,
- wynagrodzenie za pracę ponadwymiarową pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Przykład 2.
Pan Michał, jak już zostało wspomniane w poprzednim przykładzie, korzysta z urlopu wypoczynkowego w maju. Jego wynagrodzenie składa się z wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 5 000,00 zł, dodatku funkcyjnego w wysokości 350,00 zł. Ponadto w lutym pan Michał otrzymał nagrodę za poprzedni rok w wysokości 1 500,00 zł, a w marcu i kwietniu otrzymał dodatkowo premie regulaminowe za zakończone projekty po 550,00 zł w każdym miesiącu. Jakie składniki bierze się pod uwagę?
Ustalając podstawę wynagrodzenia za urlop dla pana Michała, należy uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia, które otrzymał w danym okresie, z pominięciem jedynie nagrody rocznej.
Ustalenie godzin pracy w danym okresie
Kolejnym krokiem przy wyliczaniu wynagrodzenia za czasu urlopu jest ustalenie liczby godzin, które pracownik przepracował w okresie, który podobnie jak wynagrodzenie jest uwzględniany do ustalenia podstawy wynagrodzenia urlopowego, czyli poprzednie 3 miesiące.
Przykład 3.
Jaką ilość godzin należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego Pana Michała z przykładu 1?
Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego pana Michała należy uwzględnić liczbę godzin przepracowaną w:
- lutym – 160 godzin
- marcu – 168 godzin
- kwietniu – 168 godzin.
Suma przepracowanych godzin podczas trzech miesięcy poprzedzających urlop pana Michała wynosi 496 godzin.
Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego w 2025 roku
Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego polega na ustalaniu średniego wynagrodzenia za godzinę pracy, a następnie pomnożeniu liczby godzin spędzonych na urlopie przez ustaloną stawkę.
Przykład 4.
W jaki sposób ustalić wynagrodzenie urlopowe Pan Michała z poprzednich przykładów?
Wynagrodzenie za czas urlopu ze składników zmiennych pana Michała zostało obliczone w następujący sposób:
Suma składników zmiennych z 3 ostatnich miesięcy :
- luty – 350,00 zł
- marzec – 350,00 zł + 550,00 zł
- kwiecień – 350,00 zł + 550,00 zł
350,00 zł + 350,00 zł + 550,00 zł + 350,00 zł + 550,00 zł = 2 150,00 zł
Ustalenie stawki godzinowej: 2 150,00 zł / 496 godz. = 4,33 zł/godz.
Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego (5 dni urlopu – 40 godz.): 40 godz. x 4,33 zł/godz. = 173,20 zł
Wynagrodzenie za czas urlopu ze składników stałych jest wyliczone następująco:
Ustalenie stawki godzinowej: 5 000,00 zł / 160 godz. = 31,25 zł/godz.
Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego (5 dni urlopu – 40 godz.): 31,25 zł/godz. x 40 godz. = 1 250,00 zł
Łączne wynagrodzenie za czas urlopu pana Michała wynosi 173,20 zł + 1 250,00 zł = 1 423,20 zł.
Aby wyliczyć wynagrodzenie za czas urlopu konieczne jest przyjęcie wielu zmiennych, nie tylko wynagrodzenia zasadniczego, ale i składników dodatkowych wypłaconych w okresie poprzedzającym urlop.