Wykorzystanie urlopu u poprzedniego pracodawcy a nowe zatrudnienie

Prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych uprawnień pracowników w Polsce. Jednak sytuacje związane z jego wykorzystaniem mogą stwarzać problemy, szczególnie w przypadku zmiany pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego. Co dzieje się z niewykorzystanym urlopem, gdy pracownik odchodzi z firmy? Jakie obowiązki ciążą na nowym i poprzednim pracodawcy w związku z urlopem? W tym artykule przyjrzymy się przepisom dotyczącym urlopu wypoczynkowego w kontekście zmiany zatrudnienia, omawiając, co dzieje się z niewykorzystanym urlopem lub kiedy miało miejsce wykorzystanie urlopu u poprzedniego pracodawcy całości oraz jakie prawa przysługują pracownikowi w tej sytuacji.

Prawo do urlopu wypoczynkowego

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę nabywa prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego. Wymiar tego urlopu zależy od stażu pracy. Pracownicy z mniej niż 10-letnim stażem zawodowym mają prawo do 20 dni urlopu rocznie, natomiast osoby, które przepracowały 10 lat lub więcej, mają prawo do 26 dni urlopu rocznie.

Ważne jest, aby pamiętać, że do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wliczają się nie tylko okresy pracy u obecnego pracodawcy, ale także wcześniejsze okresy zatrudnienia oraz nauki, zgodnie z odpowiednimi przepisami Kodeksu pracy. Dzięki temu pracownik, który zmienia pracę, nie traci uprawnień do dłuższego urlopu, jeśli jego łączny staż pracy przekracza określone progi.

Kiedy nabywa się prawo do urlopu wypoczynkowego?

Zasadniczego tylko w pierwszym roku kalendarzowym pierwszego w życiu zatrudnienia urlop wypoczynkowy nabywa się po każdym przepracowanym miesiącu. Czyli przyjmując, że wymiar roczny wynosi 20 dni, to co miesiąc pracownik nabywa prawa do 1,67 dni urlopu (20:12). Natomiast w kolejnych latach pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę nabywa prawo do urlopu 1 stycznia, a jego wymiar jest proporcjonalny do okresu umowy.

Przykład 1.

Pan Adam zatrudniony jest na czas nieokreślony i ma prawo do 26 dni urlopu. 1 stycznia nabywa on prawo do całego wymiaru urlopu.

Przykład 2.

Pani Agnieszka zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas określony od października 2023 roku do końca września 2024 roku ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Tym samym 1 stycznia 2024 roku nabywa ona prawa do 20 dni urlopu (26 dni :12 miesięcy × 9 miesięcy).

Niewykorzystany urlop a zmiana pracodawcy

Kiedy pracownik zmienia pracodawcę w trakcie roku kalendarzowego, pojawia się kwestia urlopu u poprzedniego pracodawcy. Czasem urlop nie został wykorzystany w całości, a czasem wykorzystano go za dużo. Kp reguluje ten temat dość precyzyjnie, ale w praktyce pracownicy i pracodawcy często spotykają się z wątpliwościami.

Co dzieje się z niewykorzystanym urlopem?

Jeśli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego przed zakończeniem stosunku pracy, poprzedni pracodawca jest zobowiązany wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni urlopowe. Ekwiwalent jest obliczany na podstawie stawki wynagrodzenia obowiązującej w dniu rozwiązania umowy o pracę. Zasadą jest, że urlop powinien być wykorzystany w naturze, jednak w momencie zakończenia stosunku pracy ekwiwalent stanowi jedyną formę rozliczenia za niewykorzystane dni urlopu.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się na podstawie odpowiednich stawek wynagrodzenia. Zgodnie z przepisami kp pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za każdy niewykorzystany dzień urlopu w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Należy jednak pamiętać, że ekwiwalent ten przysługuje tylko wtedy, gdy pracownik nie miał możliwości wykorzystania urlopu „w naturze”, czyli w czasie, gdy był zatrudniony u danego pracodawcy. Trzeba pamiętać, że ekwiwalent należy wypłacić za urlop bieżący oraz urlop zaległy, jeśli taki pracownikowi przysługuje.

Pracodawca nie może odmówić wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, jeśli stosunek pracy został zakończony, a pracownik nie wykorzystał wszystkich przysługujących mu dni urlopu. Jest to obowiązek wynikający z kp. Ewentualna odmowa wypłaty ekwiwalentu może skutkować roszczeniami ze strony pracownika, który może domagać się swoich praw przed sądem pracy.

Wykorzystanie urlopu u poprzedniego pracodawcy nadmiarowo a zmiana pracodawcy

Jak już zostało wspomniane, pracownik nabył prawa do całego urlopu 1 stycznia. Oznacza to, że może on zawnioskować o wykorzystanie dowolnej liczby dni urlopu (zgodnie z prawem 20 lub 26 dni) w dowolnym momencie. Sytuacja zaczyna się komplikować, kiedy po wykorzystaniu całej puli urlopu dochodzi do rozwiązania umowy w trakcie roku. Wtedy może się okazać, że wykorzystał więcej dni urlopu wypoczynkowego, niż wynika to z proporcji okresu zatrudnienia w danym roku. Nie jest to błąd ani nadużycie. W takiej sytuacji pracodawca w świadectwie pracy wskazuje dokładną liczbę dni (i godzin) wykorzystanego w danym roku urlopu. Nowy pracodawca na tej podstawie może ustalić, czy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego w danym roku, a jeśli tak, to do ilu dni.

Przykład 3. 

Pan Jacek jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony i ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku. W lutym zawnioskował o 10 dni urlopu w okresie ferii zimowych. Natomiast wraz z końcem kwietnia jego umowa została rozwiązana na mocy porozumienia stron, ponieważ od maja otrzymał atrakcyjniejszą ofertę pracy. Pracodawca pana Jacka wpisał w świadectwie pracy, że wykorzystał on 10 dni (80 godzin) urlopu wypoczynkowego. Z kolei nowy pracodawca ustalił, że wymiar urlopu na dany rok wynosi 14 dni (20 dni : 12 miesięcy × 8 miesięcy). Jednak po sprawdzeniu świadectwa pracy skorygował ten wymiar do 10 dni, ponieważ pracownik u dotychczasowego pracodawcy wykorzystał urlopu więcej, niż przysługiwało (20 dni : 12 miesięcy × 4 miesięcy = 7 dni).

Przykład 4. 

Pani Ola zatrudniona na czas nieokreślony ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku. Cały wymiar urlopu wykorzystała w okresie wakacyjnym. W związku ze zmianą pracy od 1 października w nowym zakładzie pracy nie ma prawa do ani 1 dnia urlopu, ponieważ wykorzystała pełną pulę u poprzedniego pracodawcy. Kolejny urlop nabędzie dopiero 1 stycznia kolejnego roku.

Nowe zatrudnienie a wymiar urlopu

Przy nowym zatrudnieniu pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego proporcjonalnie do czasu zatrudnienia u nowego pracodawcy. Oznacza to, że pracownik zatrudniony na nowo w połowie roku będzie miał prawo do połowy wymiaru rocznego urlopu, np. jeśli jego staż pracy wynosi mniej niż 10 lat, będzie to 10 dni urlopu, a jeśli więcej niż 10 lat, będzie to 13 dni urlopu.

Pracownik nie może „przenieść” niewykorzystanego urlopu od poprzedniego pracodawcy na nowego, chyba że dochodzi do wyjątkowej sytuacji, jaką jest np. przejęcie zakładu pracy przez nowego pracodawcę, co skutkuje kontynuacją stosunku pracy. W takim przypadku nowy pracodawca przejmuje także obowiązki związane z niewykorzystanym urlopem pracownika.

Przejęcie zakładu pracy a urlop wypoczynkowy

W sytuacji, gdy pracownik przechodzi do nowego pracodawcy w ramach kontynuacji zatrudnienia – np. w wyniku przejęcia zakładu pracy – obowiązki dotyczące urlopu wypoczynkowego mogą zostać przeniesione na nowego pracodawcę. Przeniesienie to dotyczy zarówno bieżącego, jak i niewykorzystanego urlopu.

W takim przypadku nowy pracodawca nie tylko kontynuuje obowiązek przyznania urlopu wypoczynkowego za okres pracy w danym roku kalendarzowym, ale także przejmuje odpowiedzialność za niewykorzystany urlop z poprzednich lat, który zgodnie z przepisami wciąż przysługuje pracownikowi.

Urlop w nowej pracy a zasady jego wykorzystania

Zgodnie z przepisami nowy pracodawca powinien umożliwić pracownikowi wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w bieżącym roku kalendarzowym, zgodnie z ustaleniami wynikającymi z kp. Oznacza to, że pracownik może wnioskować o urlop już wkrótce po rozpoczęciu nowej pracy, a jego wniosek powinien zostać rozpatrzony zgodnie z obowiązującym regulaminem pracy.

Warto jednak pamiętać, że nowy pracodawca nie ma obowiązku przyznania urlopu natychmiast, szczególnie jeśli istnieją ważne powody związane z organizacją pracy, które uniemożliwiają jego udzielenie w danym terminie. W takim przypadku urlop może być udzielony w późniejszym czasie, ale pracownikowi przysługuje prawo do jego wykorzystania jeszcze w tym samym roku kalendarzowym.

Kluczowe informacje w świadectwie pracy

To, ile pracownikowi będzie przysługiwało urlopu u nowego pracodawcy, zależy w głównej mierze od tego, jakie informacje będą zamieszczone w świadectwie pracy od poprzedniego pracodawcy. Nowy pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia informacji w nim zawartych, aby w sposób prawidłowy ustalić wymiar urlopu. Jednak warto pamiętać, że kp wskazuje minimalne uprawnienia pracownika, których nie można pomniejszać. Nie ma przeszkód, aby pracodawca udzielił pracownikowi większej puli dni urlopu wypoczynkowego, nawet jeśli u poprzedniego pracodawcy wykorzystał on już więcej urlopu.

Wykorzystanie urlopu u poprzedniego pracodawcy nadmiarowo – podsumowanie

Zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego wpływa na prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego. Niewykorzystany urlop u poprzedniego pracodawcy skutkuje wypłatą ekwiwalentu, a nowy pracodawca przyznaje pracownikowi urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia w danym roku. Ważne jest, aby zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mieli świadomość swoich praw i obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, aby uniknąć nieporozumień i roszczeń związanych z wykorzystaniem urlopu.

Zarówno poprzedni, jak i nowy pracodawca muszą postępować zgodnie z przepisami, aby zapewnić sprawiedliwe rozliczenie urlopu oraz właściwą organizację pracy w kontekście udzielania pracownikowi należnego wypoczynku.