Pieniądze za urlop – czy to możliwe?

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do corocznego i płatnego urlopu. Co do zasady nie może z tego prawa zrezygnować. Czy istnieją wyjątki od tej reguły? Kiedy pracownik może otrzymać pieniądze za urlop? Wyjaśniamy w artykule!

Wymiar urlopu pracownika

Każdej osobie rozpoczynającej pracę u danego pracodawcy przysługuje określony limit urlopu. Jest on zależny od stażu pracy – wynosi 26 lub 20 dni – i obowiązuje na cały rok kalendarzowy. W przypadku gdy dany pracownik rozpoczyna pracę w trakcie roku, limit ustalany jest proporcjonalnie. Zakres urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się odpowiednio do wymiaru czasu pracy tego pracownika; niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy pracownika. Określony w dniach podstawowy zakres urlopu można przeliczyć na godziny, mnożąc go przez 8 godzin. Wymiar urlopu wynosi więc:

• 160 godzin, gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 208 godzin, gdy staż pracownika wynosi więcej niż 10 lat.

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. Wlicza się również okresy zakończonej nauki:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
• szkoły policealnej – 6 lat;
• szkoły wyższej – 8 lat.

Co ważne, okresy nauki nie sumują się. W przypadku ukończenia szkoły wyższej nie ma znaczenia, czy jest to szkoła prywatna, czy publiczna, nieistotny jest również tryb ukończenia takiej szkoły (dzienny, wieczorowy, zaoczny) oraz miejsce pobierania nauki (Polska czy zagranica).

Czy pracodawca może zmusić do urlopu?

Urlop powinien być wykorzystany w naturze, bowiem taki jest cel urlopu – ma służyć do regeneracji sił pracownika. Zwykle pracodawca nie może zmusić pracownika do wybrania urlopu wypoczynkowego – istnieją jednak dwie sytuacje, kiedy może narzucić termin, w jakim urlop powinien być wykorzystany. Są to:

• okres wypowiedzenia umowy pracownika, gdzie pracodawca udziela i obliguje do wykorzystania przez pracownika obowiązującego urlopu wypoczynkowego;
• wysłanie pracownika na urlop zaległy, nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody.

Co istotne, decyzja o udzieleniu urlopu w okresie wypowiedzenia należy do pracodawcy, nie musi on jednak skorzystać z tego uprawnienia i może zadecydować, że pracownik będzie przychodził do pracy, a za niewykorzystany urlop otrzyma ekwiwalent urlopowy.

Pieniądze za urlop – ekwiwalent

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika i musi być umotywowane ważnymi przyczynami. Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma jednak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w sytuacji, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Pieniądze za urlop należą się tylko wówczas, gdy umowa o pracę została rozwiązana lub wygasła. Wypłata ekwiwalentu zamiast urlopu w innych sytuacjach, np. na prośbę pracownika, jest niedopuszczalna, urlop jest bowiem niezbywalnym prawem pracownika.

Pieniądze za urlop, czyli wynagrodzenie urlopowe

Każdy pracownik, który udaje się na urlop, ma zagwarantowane, że otrzyma za ten czas wynagrodzenie urlopowe. Kodeks pracy jasno określa, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Jeśli więc pracownik nie ma wypłacanych zmiennych składników wynagrodzenia, wówczas za miesiąc przebywania na urlopie otrzyma takie samo wynagrodzenie, jakie ma zagwarantowane w umowie. Jeśli natomiast pracownik oprócz zasadniczego wynagrodzenia ma wypłacane również zmienne składniki wynagrodzenia, czyli np. premie, dodatki stażowe lub też dodatki za pracę w nocy, może spodziewać się, że w miesiącu wypoczynku otrzyma dodatkowe pieniądze za urlop. Wynagrodzenie urlopowe wyliczane jest bowiem ze składników zmiennych z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; jeśli składniki znacznie się wahają, wówczas okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy. Mając ustaloną podstawę urlopową, należy podzielić ją przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie obejmującym ustalanie tejże podstawy. Wynik ten z kolei trzeba pomnożyć razy liczbę godzin, które pracownik przebywał na urlopie.

Dofinansowania do wypoczynku

Poza standardowym wynagrodzeniem za urlop pracownicy mogą otrzymywać pieniądze za urlop w postaci dofinansowań.

Z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) mogą korzystać pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych. W określaniu kwot dofinansowań bardzo ważne są kryteria socjalne. Wczasy pod gruszą wypłacane są ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Są zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty 2000 zł. Warto nadmienić, że w związku z pandemią zwiększono, z 1000 zł na 2000 zł, limit zwolnienia w podatku dochodowym od rzeczy lub pieniędzy otrzymanych z ZFŚS, ale tylko wówczas, jeśli pracownik otrzyma je w 2020 i 2021 roku. Warto również wspomnieć, że od kwoty świadczenia nie są pobierane składki ZUS.

Podsumowanie - kiedy pracownik może dostać pieniądze za urlop

Pracownik nie może zrezygnować z urlopu i w zamian poprosić o wypłatę ekwiwalentu. Pieniądze za urlop przysługują wyłącznie w jednym wypadku – jeżeli rozwiązano umowę lub umowa wygasła, a pracownik nie wykorzystał urlopu w naturze. Każdy pracownik ma też prawo do wynagrodzenia za czas urlopu – jeśli nie ma wypłacanych zmiennych składników, zarobi tyle samo co w czasie pracy.