Poradnik Pracownika

Niewykorzystany urlop – co z nim zrobić? Kiedy przysługuje ekwiwalent?

Jednym z podstawowych praw pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę jest płatny urlop wypoczynkowy. Niektórzy pracownicy uważają, że jego wymiar jest za niski, z kolei innym prawie nigdy nie udaje się wykorzystać go w danym roku w pełni. Co w przypadku takiego niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego ma zrobić pracownik, a co pracodawca? Jakie są ich prawa i obowiązki? Odpowiedź na te pytania o niewykorzystany urlop można znaleźć w poniższym artykule.

Podstawowe informacje dotyczące urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy jest zagwarantowany przez przepisy Kodeksu pracy. Warunki korzystania oraz wysokość wynagrodzenia za ten czas zostały szczegółowo opisane w § 152–173 KP. Generalnie wyróżnia się dwa wymiary urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikom w ciągu roku:

  • 20 dni urlopu – dla pracowników ze stażem pracy krótszym niż 10 lat;
  • 26 dni urlopu – dla pracowników ze stażem pracy wyższym niż 10 lat.

Co ważne, do stażu urlopowego wlicza się nie tylko lata pracy, ale także lata edukacji. Wymiar urlopu jest proporcjonalny do wymiaru etatu, na który pracownik jest zatrudniony.

Jeśli pracownik chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego, to zobowiązany jest złożyć pracodawcy wniosek o urlop wypoczynkowy z określoną liczbą dni i terminem wykorzystania urlopu.

Co z zaległym urlopem?

Może zdarzyć się tak – i nie jest to sytuacja wyjątkowa – że po zakończonym roku pracownikowi pozostaje pula niewykorzystanych dni urlopowych. Jest to zjawisko na tyle popularne, że przepisy wskazują wprost: urlop zaległy należy wykorzystać maksymalnie do 30 września kolejnego roku, za który przysługuje dana pula urlopu zaległego.

Pracodawca, udzielając pracownikowi urlopu wypoczynkowego, w pierwszej kolejności powinien rozliczyć wymiar urlopu zaległego.

Plan urlopowy jako sposób na niewykorzystany urlop?

Mimo że, jak już zostało wspomniane, Kodeks pracy bardzo szczegółowo opisuje warunki korzystania oraz udzielania urlopu wypoczynkowego, w praktyce sprawy urlopowe zawsze budzą wiele pytań i wątpliwości.

Jak wskazuje Kodeks pracy, urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane według planu urlopów określonego na początku każdego roku. Plan taki ma za zadanie pomóc w odpowiednim rozłożeniu urlopów, tak aby pracownicy mogli z prawa do urlopu swobodnie skorzystać, a jednocześnie aby nie odbiło się to negatywnie na funkcjonowaniu zakładu pracy. W planie urlopów na wniosek pracownika określa się, kto w jakim terminie i w jakim wymiarze wykorzysta urlop wypoczynkowy.

Plan urlopów określa się w zakładach pracy, w których działa zakładowa organizacja związkowa. W pozostałych przypadkach pracodawca udziela urlopu w porozumieniu z pracownikiem.

Nie można jednak zapominać o tym, że urlop wypoczynkowy udzielany jest na wniosek pracownika. Oznacza to, że jeśli pracownik w trakcie roku z ważnych powodów nie może skorzystać z urlopu w zaplanowanym terminie, pracodawca jest obowiązany udzielić go w terminie późniejszym.

W praktyce wygląda to tak, że nawet plan urlopowy nie jest w stanie uchronić przed sytuacją niewykorzystania przez pracownika przysługującego mu urlopu.

Kiedy pracodawca może wysłać pracownika na urlop?

Urlop wypoczynkowy jest prawem, a nie obowiązkiem pracownika. Oznacza to, że pracodawca powinien udzielać urlopu w porozumieniu i na wniosek pracownika, a nie w formie polecenia wykonania. Przepisy przewidują jednak dwa wyjątki, kiedy pracodawca może wysłać pracownika na urlop jednostronną decyzją.

Pierwszy z nich to wykorzystanie przysługującego pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia. W momencie kiedy umowa pracownika zostaje rozwiązana (bez znaczenia, która strona była inicjatorem rozwiązania umowy) i pracownik pozostaje na okresie wypowiedzenia, pracodawca ma prawo wysłać go na urlop bez jego zgody. Nie ma też znaczenia, czy niewykorzystany urlop jest urlopem bieżącym, czy zaległym.

Drugi wyjątek stanowi sytuacja odnosząca się do urlopu zaległego. Jak już zostało wspomniane, urlop zaległy należy wykorzystać maksymalnie do końca września roku następnego, w którym pracownik nabywa prawo do tego urlopu. W związku z powyższym, jeśli nie uda się wykorzystać urlopu zaległego, wówczas pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop bez jego zgody.

Urlop przymusowy w związku z COVID-19

Pandemia COVID-19 w zasadzie przez cały rok 2020 powodowała przymusowe czasowe zamykanie różnych zakładów pracy. Pracodawcy, starając się minimalizować rozmaite koszty, zastanawiali się, czy mogą w tym trudnym czasie wysłać pracowników na przymusowy urlop. Słychać było również głosy pracowników, którzy nie chcieli takich rozwiązań. Proponowano nawet zmiany przepisów przy okazji ogłaszania ustawy w związku z COVID-19, jednak ostatecznie nie zdecydowano się na wprowadzenie wyjątków w kwestii urlopów. Przy tym wyraźnie podkreślono, że w przypadku gdy zakład pracy musiał być czasowo zamknięty lub jego funkcjonowanie zostało mocno ograniczone, pracodawcy mogli wysłać pracowników na zaległe urlopy.

W związku z pandemią pracodawca nie może wysłać pracownika na przymusowy urlop wypoczynkowy. Może jednak nakazać wykorzystanie urlopu zaległego. Wymiar takiego urlopu może wynieść do 30 dni i to bez potrzeby pytania pracownika o zgodę.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Wśród pracowników, ale także i niektórych pracodawców, pokutuje błędne myślenie, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy można „sprzedać” pracodawcy: że pracodawca może pracownikowi wypłacić ekwiwalent pieniężny w zamian za niewykorzystanie części urlopu bieżącego lub zaległego. Jest to całkowicie błędne i – co ważne – niezgodne z przepisami przekonanie. Jak wyraźnie wskazuje Kodeks pracy, urlop wypoczynkowy należy bezwzględnie wykorzystać w naturze, ponieważ jego głównym celem jest odpoczynek pracownika.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy można wypłacić wyłącznie w sytuacji, kiedy umowa z pracownikiem została rozwiązana i z różnych przyczyn nie mógł on wykorzystać przysługującego mu urlopu do końca trwania umowy. Ekwiwalent należy obliczyć według zasad opisanych w Kodeksie pracy.

Podsumowując, urlop wypoczynkowy pracownika jest jego niezbywalnym prawem, który należy wykorzystać w naturze. Niewykorzystanego urlopu nie można „sprzedać” pracodawcy, z kolei ten nie może co do zasady zmusić pracownika do wykorzystania bieżącego urlopu wypoczynkowego.