Poradnik Pracownika

Jakie dane osobowe zleceniobiorcy i wykonawcy może pobrać zatrudniający?

Od pamiętnej daty 25 maja 2018 roku zaczęło w Polsce obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, czyli inaczej Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Od tego momentu w świadomości prawie wszystkich Polaków zaistniało prawo do prywatności i ochrony swoich danych osobowych. Zasady RODO bardzo mocno wpłynęły na pracodawców. Od wprowadzenia przepisów unijnych nie mogą już oni pobierać od przyszłych pracowników, zleceniobiorców czy wykonawców ich danych osobowych, które nie wynikają z żadnych regulacji. Przeczytaj artykuł i sprawdź, jakie dane osobowe zleceniobiorcy czy wykonawcy może przetwarzać zleceniodawca!

Czy przepisy określają, jakie dane osobowe zleceniobiorcy może pobrać zleceniodawca?

W przypadku zawierania umów o pracę sprawa jest ułatwiona, ponieważ pełny zakres danych osobowych, które może pobrać pracodawca od pracownika, określają przepisy Kodeksu pracy i inny aktów prawnych. W przypadku umów cywilnoprawnych sprawa niestety nie jest już taka prosta, ponieważ żadne przepisy nie określają katalogu danych osobowych, których można wymagać od zleceniobiorców czy wykonawców. Nie oznacza to jednak, że zleceniobiorca może żądać wszystkich danych, jakie przyjdą mu do głowy. W przypadku umów cywilnoprawnych należy stosować te same zasady, co w przypadku umów o pracę. Określając katalog danych, które można zgromadzić, należy kierować się zasadą ograniczania celu i minimalizacją danych.

Jakich danych można wymagać od zleceniobiorcy

Kierując się powyższymi zasadami, można określić wstępny katalog danych, których zleceniodawca może wymagać od zleceniodawcy w formie oświadczenia. Poniżej wymienione dane wymagane są ze względu na obowiązki, jakie nakładane są na zleceniodawcę w celu realizacji umowy oraz wynikające z przepisów prawa, czyli m.in. te dotyczące ubezpieczeń w ZUS-ie oraz rozliczenia z urzędem skarbowym.

Dane osobowe zleceniobiorcy, których może wymagać zleceniodawca:

  • Dane do umowy:

    • imię i nazwisko;

    • datę i miejsce urodzenia;

    • adres zamieszkania;

  • dane do rozliczeń podatkowo-składkowych:

    • PESEL lub inny identyfikator (w przypadku obcokrajowców może być to np. paszport);

    • adres zameldowania;

    • numer rachunku bankowego;

  • dane do prawidłowego ustalenia obowiązku zgłoszenia do ZUS-u:

    • oddział NFZ (zgodny z adresem zamieszkania);

    • oświadczenie o przyznanej emeryturze lub rencie wraz z numerem decyzji i datą uzyskania prawa do świadczenia;

    • orzeczenie o niepełnosprawności wraz ze stopniem niepełnosprawności i datą obowiązywania orzeczenia;

    • informacja o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę, w tym okres obowiązywania umowy, poziom wynagrodzenia brutto;

    • informacja, czy w trakcie umowy zlecenia osoba przebywa na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym u innego pracodawcy;

    • informacja o podejmowaniu zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej, pracy nakładczej z innym podmiotem, przy czym tu ważne będzie, czy osoba jest objęta ubezpieczeniami społecznymi oraz jaki przychód osiąga z tej umowy;

    • informacja o objęciu ubezpieczeniami społecznymi z innego tytułu (KRUS, działalność gospodarcza);

    • informacja o statusie ucznia lub studenta;

    • informacja o rejestracji w urzędzie pracy.

Jakich danych może wymagać osoba zlecająca wykonanie dzieła?

Dokładnie takimi zasadami jak w przypadku umowy zlecenia należy kierować się, zawierając umowę o dzieło. W przypadku takiej umowy również istnieje obowiązek rozliczeń podatkowych. Od umowy o dzieło nie nalicza się składek ZUS, jednak od 1 stycznia 2021 roku istnieje obowiązek zgłaszania takiej umowy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jest to kolejne uzasadnienie pobierania określonych danych osobowych wykonawcy.

Dane, które można pobrać od wykonawcy umowy o dzieło:

  • imię i nazwisko;
  • data i miejsce urodzenia;
  • PESEL (w przypadku obcokrajowców może być paszport lub dowód osobisty);
  • adres zamieszkania (oraz adres korespondencyjny, jeśli jest inny);
  • adres zameldowania;
  • numer rachunku bankowego.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Osoba, która przetwarza dane osobowe – czyli w przypadku pracowników osoba zatrudniająca – jest zobowiązana do przestrzegania zasad, aby przetwarzać te dane zgodnie z przepisami RODO. Do najważniejszych zasad należą:

  1. Zasada przejrzystości, rzetelności i legalności – przetwarzanie danych osobowych musi odbywać się na podstawie określonych przepisów (RODO, ale także innych wynikających z obowiązków prawnych, takich jak US czy ZUS) oraz za zgodą osoby, do której należą te dane.
  2. Zasada celowości – dane osobowe muszą być przetwarzane w konkretnym celu, który nie może być ogólny.
  3. Zasada minimalizacji danych osobowych – zleceniodawca powinien przetwarzać tylko te dane, które wynikają z realizacji umowy oraz innych przepisów (podatkowo-składkowych). Nie powinno przetwarzać się danych, które nie są wymagane na żadnym etapie realizacji umowy oraz realizacji obowiązków prawnych.
  4. Zasada prawidłowości – przetwarzane dane osobowe powinny być aktualne, w związku z tym należy je aktualizować, jeśli ulegną zmianie.
  5. Zasada ograniczenia przechowywania danych osobowych – przetwarzanie danych osobowych nie powinno przekraczać czasu trwania umowy, okresu ewentualnego prawa dochodzenia roszczeń z umowy lub tak długo, jak wskazują na to przepisy, czyli dane osobowe nie mogą być przechowywane dłużej niż jest to konieczne do realizacji celu przetwarzania tych danych.
  6. Zasada integralności i poufności danych osobowych – przetwarzanie danych osobowych musi odbywać się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa (ochrona przed dostępem do danych osób do tego nieupoważnionych), przetwarzać dane osobowe mogą tylko osoby upoważnione i tylko w konkretnym celu, np. kadrowa naliczająca płace.
  7. Zasada rozliczalności – zasada ta wskazuje, że osoba przetwarzająca dane osobowe w każdym momencie może się z tego „rozliczyć”, czyli innymi słowy może udowodnić, w jakim celu przetwarza określone dane osobowe.

Inne obowiązki zleceniodawcy dotyczące przetwarzania danych osobowych

Przypomnijmy, że jednym z podstawowych obowiązków osoby, która przetwarza dane osobowe (obojętnie, na jakiej podstawie odbywa się przetwarzanie danych), jest obowiązek informacyjny. Polega on na tym, że osobę, której dane będą przetwarzane, obligatoryjnie należy poinformować m.in. o tym:

  • kto będzie administratorem danych osobowych;
  • w jakim celu będą przetwarzane dane;
  • jak długo będą one przetwarzane.

Obowiązek informacyjny może zostać spełniony w formie pisemnej lub elektronicznej.

Przepisy ochrony danych osobowych są niezwykle istotne w życiu zawodowym i w życiu codziennym. W dobie informatyzacji i cyfryzacji wszelkich procesów może się okazać, że nasze dane osobowe to jedna z najcenniejszych rzeczy, które posiadamy. Powinniśmy o nie dbać i szczególnie je chronić, nie udostępniając ich zbyt wiele i to każdemu, kto nas o to poprosi. Tym bardziej warto wiedzieć, jakie dane osobowe zleceniobiorcy może pobierać zatrudniająca nas firma.