Podpis elektroniczny - zawieszenie certyfikatu a skuteczność podpisania w tej formie umowy o pracę

Na skróty

Postępujące procesy cyfryzacji życia codziennego doprowadziły do wielu ułatwień. Wiele czynności, które wcześniej wymagały osobistego stawiennictwa i konieczności poświęcenia na to czasu, można zrobić bez wychodzenia z domu. Jednym z ułatwień, jakie przyniosła cyfryzacja, jest możliwość podpisywania dokumentów elektronicznie bez wychodzenia z domu. Jeśli chodzi o podpis elektroniczny, wyróżnia się różne rodzaje, które wywołują określone dla danego podpisu skutki. W treści tego artykułu omówiony zostanie problem skuteczności podpisania umowy o pracę w przypadku zawieszenia certyfikatu podpisu elektronicznego.

Rodzaje podpisów elektronicznych

W Polsce powszechnie funkcjonują następujące rodzaje podpisów elektronicznych:

kwalifikowany podpis elektroniczny,
podpis zaufany w profilu zaufanym (ePUAP),
podpis osobisty (e-dowód).

Ustawa z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym definiuje podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

Ten sam akt prawny wskazuje także na definicję bezpiecznego podpisu elektronicznego, którym jest podpis elektroniczny, przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli tej osoby bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, który jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Zobacz też

Kwalifikowany podpis elektroniczny i jego wykorzystanie

Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny mający taką moc prawną jak podpis własnoręczny, który jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym umożliwiającym weryfikację podpis osoby go składającej. Podpis kwalifikowany mają jedynie wybrane podmioty, ponieważ jest to usługa płatna.

Przy pomocy podpisu kwalifikowanego można m.in.:

załatwiać sprawy urzędowe,
zawierać umowy,
brać udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych.

Z powyższego wynika, że umowę o pracę również można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, o ile obie strony umowy mają ważny podpis kwalifikowany.

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu z zastrzeżeniem, że złożenie bezpiecznego podpisu elektronicznego w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia.

Przykład 1.

Czy pan Marek skutecznie podpisze umowę o pracę z nowym pracodawcą kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli 14 lutego 2024 roku zawieszono jego kwalifikowany certyfikat, który następnie uchylono 16 lutego 2024 roku?

W tym przypadku kwalifikowany podpis elektroniczny wywoła skutek prawny 16 lutego 2024 roku.

Skutki, jakie wywołuje kwalifikowany podpis elektroniczny

Dane, które zostały opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny z zastrzeżeniem, że powyższe nie odnosi się do certyfikatu po upływie terminu jego ważności lub od dnia jego unieważnienia oraz w okresie jego zawieszenia, chyba że zostanie udowodnione, że podpis został złożony przed upływem terminu ważności certyfikatu lub przed jego unieważnieniem albo zawieszeniem.

Nie można odmówić ważności i skuteczności podpisowi elektronicznemu z powołaniem się na to, że:

istnieje w postaci elektronicznej, lub
dane służące do weryfikacji podpisu nie mają kwalifikowanego certyfikatu, lub
nie został złożony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisu elektronicznego.

Ważność certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Warto wiedzieć, że certyfikat wydany do podpisu jest ważny w okresie w nim wskazanym.

Certyfikat może zostać unieważniony przed upływem okresu jego ważności, gdy:

certyfikat ten został wydany na podstawie nieprawdziwych lub nieaktualnych danych obejmujących imię i nazwisko lub pseudonim osoby składającej podpis elektroniczny, a na wniosek osoby składającej podpis elektroniczny obejmujących informacje, czy osoba ta działa: we własnym imieniu albo jako przedstawiciel innej osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, albo w charakterze członka organu, albo organu osoby prawnej, albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, albo jako organ władzy publicznej;
podmiot świadczący usługi certyfikacyjne nie dopełnił obowiązków określonych w ustawie;
osoba składająca podpis elektroniczny weryfikowany na podstawie tego certyfikatu nie dopełniła obowiązków dotyczących przechowywania danych służących do składania podpisu elektronicznego w sposób zapewniający ich ochronę przed nieuprawnionym wykorzystaniem w okresie ważności certyfikatu służącego do weryfikacji tych podpisów;
podmiot świadczący usługi certyfikacyjne zaprzestaje świadczenia usług certyfikacyjnych, a jego praw i obowiązków nie przejmie inny kwalifikowany podmiot;
zażąda tego osoba składająca podpis elektroniczny lub osoba trzecia wskazana w certyfikacie;
zażąda tego minister właściwy do spraw gospodarki;
osoba składająca podpis elektroniczny utraciła pełną zdolność do czynności prawnych.

Przykład 2.

Czy pani Diana może skutecznie podpisać umowę o pracę z nowym pracodawcą kwalifikowanym podpisem osobistym, jeśli 30 stycznia 2024 roku została prawomocnie częściowo ubezwłasnowolniona?

W tym przypadku zachodzi podstawa do unieważnienia certyfikatu kwalifikowanego podpisu, ponieważ wraz z ubezwłasnowolnieniem pani Diana utraciła pełną zdolność do czynności prawnych.

Podmiot, który świadczy usługi certyfikacyjne w przypadku istnienia uzasadnionego podejrzenia, że istnieją przesłanki do unieważnienia kwalifikowanego certyfikatu, jest zobowiązany niezwłocznie zawiesić certyfikat i podjąć działania niezbędne do wyjaśnienia tych wątpliwości z zastrzeżeniem, że w tym wypadku zawieszenie kwalifikowanego certyfikatu nie może trwać dłużej niż 7 dni. Po upływie wskazanego terminu zawieszenia w przypadku niemożności wyjaśnienia wątpliwości podmiot świadczący usługi certyfikacyjne niezwłocznie unieważnia kwalifikowany certyfikat.

Certyfikat, który został zawieszony przez podmiot, który świadczy usługi certyfikacyjne, może zostać następnie unieważniony lub jego zawieszenie może zostać uchylone. Inaczej wygląda sytuacja, kiedy certyfikat został unieważniony, ponieważ wówczas nie może być następnie uznany za ważny.

Osoba składająca podpis elektroniczny weryfikowany na podstawie kwalifikowanego certyfikatu jest informowana niezwłocznie o unieważnieniu lub zawieszeniu certyfikatu przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne.

Należy pamiętać, że zawieszenie lub unieważnienie certyfikatu nie może następować z mocą wsteczną.

Podpis zaufany

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne definiuje podpis zaufany jako podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający:

dane identyfikujące osobę, ustalone na podstawie środka identyfikacji elektronicznej obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL;
identyfikator środka identyfikacji elektronicznej, przy którego użyciu został złożony;
czas jego złożenia.

Posiadanie podpisu zaufanego w profilu zaufanym jest bezpłatne.

Profil zaufany można bezpłatnie założyć za pośrednictwem:

bankowości elektronicznej,
e-dowodu,
podczas rozmowy wideo z urzędnikiem,
osobiście w określonych placówkach.

Podpis zaufany ePUAP pozwala na podpisywanie pism kierowanych do podmiotów publicznych w postaci elektronicznej. Podpis zaufany zastępuje własnoręczny podpis tylko w kontaktach elektronicznych z podmiotami publicznymi np. ZUS-em.

Podpis zaufany nie zastępuje podpisu własnoręcznego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wobec czego użycie go przez pracownika przy podpisywaniu dokumentów związanych ze stosunkiem pracy nie oznacza zachowania formy pisemnej.

Podpis osobisty

Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny. Certyfikat podpisu osobistego zawiera imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL.

Podpis osobisty znajdzie się w dowodzie osobistym, jeżeli przy składaniu wniosku o wydanie dowodu wnioskodawca wyrazi na to zgodę. W przypadku dziecka, które ukończyło 13 lat, rodzic lub opiekun może wyrazić taką zgodę, jeśli chce, żeby w dowodzie dziecka znalazł się certyfikat podpisu osobistego.

Osoba, która składa wniosek o wydanie swojego pierwszego dowodu osobistego w związku ze zbliżającym się osiągnięciem pełnoletności na 30 dni lub mniej przed datą 18. urodzin, może samodzielnie wyrazić zgodę na umieszczenie certyfikatu podpisu osobistego, ale podpis osobisty będzie ważny dopiero od dnia uzyskania przez nią pełnoletności.

W relacjach z podmiotami publicznymi podpis osobisty wywołuje taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. W ten sposób podpisać można różnego rodzaju wnioski, deklaracje podatkowe oraz inne dokumenty. Co więcej, podpis osobisty zawarty w e-dowodzie może być wykorzystany przez posiadacza dowodu osobistego z tą funkcją do podpisywania dokumentów kierowanych do podmiotów innych niż publiczne, ale wszelkie dokumenty mogą zostać w takiej sytuacji podpisane podpisem osobistym wyłącznie, gdy obie strony wyrażą na to zgodę. Pracownik może podpisać dokumenty związane ze stosunkiem pracy podpisem osobistym zawartym w dowodzie osobistym, o ile on i jego pracodawca wyrażają na to zgodę. W takiej sytuacji podpis osobisty wywoła skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Podpis osobisty pozwala na zachowanie formy pisemnej, która wymagana jest przy czynnościach prawnych związanych z prawem pracy.

Ustawa o dowodach osobistych przewiduje możliwość zawieszenia certyfikatów zamieszczonych w warstwie elektronicznej dowodu osobistego na okres nie dłuższy niż 14 dni, licząc od dnia dokonania zgłoszenia zawieszenia. Zawieszenie certyfikatu może być dokonane przez posiadacza dowodu osobistego mającego pełną zdolność do czynności prawnych, który czasowo utracił kontrolę nad dokumentem. Jeżeli w okresie 14 dni od dnia zgłoszenia zawieszenia certyfikatów nie nastąpi cofnięcie ich zawieszenia, one oraz dowód osobisty podlegają unieważnieniu z mocy prawa.

Dlatego ważne, aby pamiętać, że jeżeli posiadacz podpisu osobistego znajdującego się w dowodzie osobistym składa tego rodzaju podpis w okresie zawieszenia albo po unieważnieniu certyfikatu podpisu osobistego, to nie wywoła skutków prawnych łączących się ze złożeniem tego podpisu. Późniejsze cofnięcie zawieszenia certyfikatu nie wpływa na ważność czynności dokonanej w okresie zawieszenia.

Przykład 3.

Czy pani Daria może skutecznie podpisać umowę o pracę z nowym pracodawcą podpisem osobistym zawartym w jej dowodzie osobistym, jeśli 10 stycznia 2024 roku dokonała zawieszenia certyfikatu podpisu i go nie wycofała, a umowę o pracę podpisała 15 stycznia 2024 roku?

W tym przypadku, nawet jeśli pracodawca pani Darii wyraża zgodę na podpisanie umowy o pracę podpisem osobistym, to wobec faktu zawieszenia jego certyfikatu podpis osobisty nie wywoła skutków łączących się z jego złożeniem.

Przykład 4.

Czy pani Renata skutecznie podpisała umowę o pracę z nowym pracodawcą podpisem osobistym zawartym w jej dowodzie osobistym, jeśli 1 lutego 2024 roku dokonała zawieszenia certyfikatu podpisu i go nie wycofała, a umowę o pracę podpisała 26 lutego 2024 roku?

W tym przypadku, nawet jeśli pracodawca pani Renaty wyraża zgodę na podpisanie umowy o pracę podpisem osobistym, to wobec faktu unieważnienia podpis osobisty nie wywoła skutków łączących się z jego złożeniem.

Podsumowując, w przypadku zawieszenia certyfikatu podpisu elektronicznego skuteczność podpisania w tej formie umowy o pracę następuje z chwilą jego uchylenia, które powinno nastąpić w terminie 7 dni. W przeciwnym wypadku certyfikat jest unieważniony. W przypadku podpisu osobistego zawartego w e-dowodzie posiadacz podpisu, składając tego rodzaju podpis pod umową o pracę w okresie zawieszenia certyfikatu podpisu osobistego, nie wywoła skutków prawnych łączących się ze złożeniem tego podpisu. Późniejsze cofnięcie zawieszenia certyfikatu nie wpływa na ważność czynności dokonanej w okresie zawieszenia.

Polecamy:

Funkcje aplikacji mObywatel w codziennym życiu