Czy pracownik musi założyć profil zaufany lub wykupić podpis elektroniczny?

Charakterystyczną cechą każdego stosunku pracy jest pozostawanie w podległości pracowniczej względem zatrudniającego. Pracownik nie musi jednak wykonywać wszystkich poleceń przełożonego, szczególnie gdy będą one sprzeczne z prawem. Co jednak w przypadku, gdy szef każe założyć profil zaufany lub wykupić podpis elektroniczny?

Czego może żądać pracodawca?

Osoba zatrudniająca ma pełne prawo do wydawania poleceń swoim przełożonym. Może to robić zarówno w sposób pośredni, jak i bezpośredni. Pracownicy co do zasady powinni słuchać swojego szefa i wykonywać wszelkie zlecone zadania, o ile oczywiście będą one zgodne z prawem, zasadami BHP i zawartą umową. W przeciwnym wypadku pracownik może odmówić wykonania polecenia służbowego i nie może spotkać go za to żadna kara – np. kara porządkowa lub zwolnienie z pracy. Zatrudniony, który zdecyduje się wykonać kontrowersyjne polecenie, może zażądać od pracodawcy wydania go na piśmie, aby w razie ewentualnych kłopotów móc bronić się przed jakąkolwiek odpowiedzialnością.

Pracodawca może żądać od swoich pracowników także odpowiedniego ubierania się w miejscu pracy. Niekiedy jest to podyktowane koniecznością zachowania przepisów BHP – dotyczy to chociażby obowiązku noszenia kasków, ubrań roboczych i ochronnych, których celem jest maksymalne zabezpieczenie zdrowia i życia osób świadczących pracę.

Profil zaufany i podpis elektroniczny

Profil zaufany można założyć stosunkowo szybko i bez dodatkowych kosztów, przy czym konieczne jest jego potwierdzenie (tzw. aktywacja) w wybranym urzędzie (gminy, miasta lub skarbowym) albo za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Z kolei podpis elektroniczny może występować w kilku wariantach, na czele z tzw. podpisem kwalifikowanym lub certyfikowanym, który ma moc prawną równą standardowemu podpisowi (składanemu na kartce papieru przez daną osobę). W przypadku e-podpisu jego uzyskanie będzie wiązało się najczęściej z koniecznością poniesienia odpowiednich kosztów, wersja certyfikowana oznacza wydatek rzędu kilkuset lub kilku tysięcy złotych rocznie – taki podpis jest bowiem uzyskiwany w ramach opłaty okresowej.

Omawiane narzędzia są także coraz częściej spotykane w zakładach pracy, szczególnie na szczeblach kierowniczych oraz tam, gdzie pojawia się potrzeba załatwienia spraw w trybie zdalnym – np. zawarcia umów z zagranicznym kontrahentem.

Profil zaufany i podpis elektroniczny w pracy

Czy pracownik może wykorzystywać profil zaufany lub podpis elektroniczny do wykonywania swoich zadań w firmie? Tak, o ile oczywiście wyrazi na to zgodę sam przełożony. Pod względem prawnym podpisanie dokumentu przez pracownika przy wykorzystaniu elektronicznych narzędzi nie różni się tak naprawdę od tradycyjnego złożenia podpisu przy użyciu długopisu lub pióra. Podpis tradycyjny i elektroniczny mają więc taką samą moc prawną i są tak samo skuteczne.

Pracodawca nie może jednak zmusić pracownika do tego, aby założył on dla siebie profil zaufany lub nabył elektroniczny podpis kwalifikowany. Obecnie nie istnieją bowiem przepisy, które wprowadzałyby taką możliwość. Jeśli więc przełożony zażąda od pracownika elektronicznego potwierdzania swojej woli, to zatrudniony może odmówić założenia profilu zaufanego lub zakupu podpisu elektronicznego. Co do zasady nie powinno to wiązać się z negatywnymi konsekwencjami dla pracownika, choć decydujące znaczenie będą miały tutaj okoliczności danej sprawy oraz zakres obowiązków zatrudnionego.

Przykład 1.

Czy pracownik zajmujący się odbiorem towarów w firmie musi posiadać elektroniczny podpis kwalifikowany, do którego namawia go jego pracodawca?

Nie, nawet jeśli usprawniłoby to pracę w firmie. Pracownik, który odmówi zakupu e-podpisu, nie może zostać zwolniony ani obciążony żadną karą porządkową.

Przykład 2.

Czy można zwolnić pracownika, który odmówił założenia profilu zaufanego lub zakupu certyfikowanego podpisu elektronicznego służącego do realizacji podstawowych obowiązków pracowniczych, które wynikają z zawartej umowy o pracę? 

Tak, ponieważ w tej sytuacji konieczność elektronicznego podpisywania dokumentacji firmowej wynika z treści umowy o pracę. Pracodawca może więc zwolnić pracownika, który nie chce posiadać profilu zaufanego ani elektronicznego podpisu, gdy wykorzystywanie tych narzędzi jest niezbędne do realizacji zadań danego przedsiębiorstwa. Zwolnienie z pracy nie powinno jednak nastąpić w trybie dyscyplinarnym i być traktowane jako odmowa wykonania polecenia służbowego.

Odmowa stworzenia profilu zaufanego lub zakupu podpisu elektronicznego

Jak widzimy, pracownik co do zasady ma prawo odmówić założenia profilu zaufanego i nie musi posiadać certyfikowanego podpisu elektronicznego, o ile w umowie o pracę nie znajdują się postanowienia, które umożliwiają pracodawcy wystąpienie z takim żądaniem wobec podwładnego.

O kwestii braku możliwości zwolnienia pracownika, który odmówi posiadania profilu zaufanego lub e-podpisu, wypowiedział się także Rzecznik Praw Obywatelskich w piśmie z 29 kwietnia 2021 roku (nr sprawy VII.520.6.2020.MKS). W uzasadnieniu jego stanowiska możemy przeczytać, że „[…]brak jest […] konkretnego przepisu prawa mogącego być podstawą żądania przez pracodawcę założenia profilu zaufanego przez pracownika i wykorzystywania go w celach służbowych. Tym samym wykonywanie takiego polecenia pracodawcy powinno być dobrowolne, za zgodą pracownika. Brak zgody, lub jej wycofanie, nie może zaś być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (221a § 2 Kodeksu pracy)”.

Jeśli pracownik zostanie zwolniony z pracy z powodu braku posiadania profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego albo zostanie nałożona na niego kara porządkowa, może odwołać się do sądu pracy, co w niektórych przypadkach będzie oznaczało także możliwość wystąpienia wobec pracodawcy z roszczeniem odszkodowawczym. Oczywiście, jeśli umowa o pracę lub regulamin zakładu pracy przewidują możliwość żądania przez pracodawcę założenia profilu zaufanego lub zakupu podpisu elektronicznego i wskazują, że brak wypełnienia polecenia przełożonego w tym zakresie będzie wiązał się z możliwością utraty pracy, to zastosowane wówczas zwolnienie będzie bardzo trudno podważyć.

Czy pracownik musi na własny koszt kupować podpis elektroniczny?

W przypadku, gdy pracodawca żąda od pracownika założenia profilu zaufanego, sprawa jest dosyć prosta – takie narzędzie jest darmowe, choć jego aktywacja może niekiedy wymagać wizyty w urzędzie. Zatrudniony straci więc co najwyżej czas na załatwienie tej sprawy. Zupełnie inaczej będzie w przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Jeśli mają one służyć wykonywaniu obowiązków pracowniczych, to ich zakup powinien być sfinansowany przez pracodawcę. Zatrudniony nie ma więc co do zasady obowiązku zakupu omawianego e-podpisu na własny koszt, chyba że co innego wynika z treści zawartej umowy o pracę lub zasad widniejących w regulaminie pracy danej firmy.

Podsumowanie

Pracodawca co do zasady nie może żądać od swoich pracowników posiadania przez nich profili zaufanych lub kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Wyjątkiem od tej reguły może być jednak treść umowy o pracę lub zasady zawarte w regulaminie pracy, które będą wskazywały na konieczność posiadania takich narzędzi identyfikacyjnych. W tym przypadku niedostosowanie się do polecenia przełożonego może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej lub zwolnieniem go z pracy. Jeśli obowiązek posiadania profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego nie wynika ani z umowy o pracę, ani z regulaminu zakładu pracy, to zatrudniony może odmówić pracodawcy i nie powinien ponieść żadnych negatywnych konsekwencji za swoje zachowanie.