Czy zakres czynności pracownika powinien być częścią umowy o pracę?

Jednoznaczne określenie zasad współpracy pracodawcy i pracownika jest koniecznym warunkiem ich konstruktywnego współdziałania. Służy temu m.in. zaznajamianie pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach, a także ich podstawowymi uprawnieniami. Czy zakres czynności pracownika powinien wchodzić w skład umowy o pracę?

Obowiązki pracownika uregulowane w Kodeksie pracy

Stosunek pracy jest relacją dwustronną, w ramach której pracodawca i pracownik są zobowiązani do wzajemnych świadczeń: pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem, a pracownik – do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 Kodeksu pracy).

Katalog najważniejszych obowiązków pracownika określono w art. 100 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę, a w szczególności:

• przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy;
• przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku;
• przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych;
• dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
• przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach;
• przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Takie określenie obowiązków pracowniczych nie jest jednak wystarczające dla jednoznacznego zdefiniowania zadań konkretnego pracownika realizowanych w okolicznościach charakteryzujących funkcjonowanie danego pracodawcy. Dlatego też do powinności pracodawcy zaliczono – w art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy – zaznajamianie pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami.

Treść umowy o pracę

Jak stanowi art. 29 § 1 Kodeksu pracy, umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy;
• miejsce wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• termin rozpoczęcia pracy.

Dodatkowo, w przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, wykonywania pracy przez okres kadencji lub w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, w umowie określa się ten cel lub okoliczności tego przypadku przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.

Jak wynika z powyższego, przepis art. 29 § 1 Kodeksu pracy nie wymienia, wśród obligatoryjnych elementów umowy o pracę, zakresu czynności pracownika. Wspomina jednak o konieczności określenia rodzaju pracy.

Rodzaj pracy

Określenie w umowie o pracę rodzaju pracy następuje zwykle poprzez zamieszczenie w niej informacji o stanowisku pracy, na którym pracownik zostaje zatrudniony – podanie nazwy tego stanowiska.

W wyroku Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 17 listopada 2020 roku, I PK 236/19: „Pojęcie „stanowisko pracy” nie jest zdefiniowane w podstawowych aktach prawa pracy, a w szczególności w Kodeksie pracy, chociaż wielokrotnie w nim występuje. Ustalenia jego znaczenia należy więc poszukiwać w orzecznictwie i doktrynie prawa pracy. Według orzecznictwa pojęcie „stanowisko pracy” używane jest w dwóch głównych znaczeniach. Po pierwsze, używa się go zamiast lub obok pojęcia „rodzaj pracy”. Przez „stanowisko pracy” rozumie się więc ogół czynności organicznie związanych z tym stanowiskiem (zestaw jego funkcji). Termin ten jest innym sposobem wyrażenia tego, co można oddać za pomocą słowa „funkcja”. Mówiąc o stanowisku pracy, ma się wtedy na uwadze wszystkie funkcje przypisane do danego stanowiska. W tym znaczeniu używa się zwrotu, że „pracownik zajmuje określone stanowisko”. Po drugie, przyjmuje się, że „stanowisko pracy” stanowi element struktury organizacyjnej zakładu pracy (w znaczeniu przedmiotowym), jej najmniejszą jednostkę o określonym celu i zakresie działania. Natomiast w celu ustalenia tożsamości danych stanowisk pracy istotne jest nie tylko ich formalne wyodrębnienie w strukturze organizacyjnej zakładu pracy (przez wskazanie, nadanie określonej nazwy), lecz przede wszystkim ustalenie zakresu obowiązków i funkcji do nich przypisanych, a więc określenie rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika. Rodzaj pracy, zgodnie z interpretacją art. 29 § 1 pkt 1 kp, może być zaś określony w różny sposób”.

Zakres czynności jako bliższa charakterystyka rodzaju pracy

Określenie w umowie o pracę rodzaju pracy poprzez wskazanie stanowiska, na jakim pracownik zostaje zatrudniony, wymaga w praktyce bliższego jej scharakteryzowania, tak aby dla pracownika było jasne, jakie obowiązki i związane z nimi zadania ma wykonywać. Często, szczególnie w większych organizacjach o rozbudowanej strukturze, zakres obowiązków, nazywany również zakresem czynności, jest sporządzany przez pracodawcę w formie pisemnej, w postaci odrębnego dokumentu. Informacje zawarte w zakresie obowiązków mają dla pracownika podstawowe znaczenie, ponieważ dopiero dzięki nim pracownik wie, jak konkretnie ma przebiegać jego codzienna praca.

W takim dokumencie pracodawca zawiera również zwykle inne istotne ustalenia, w tym dotyczące wymagań kwalifikacyjnych stawianych pracownikowi oraz relacji danego stanowiska pracy do innych stanowisk funkcjonujących w strukturze organizacyjnej zakładu pracy. Do elementów zakresu obowiązków (zakresu czynności) pracownika zaliczyć można zatem:

• nazwę stanowiska pracy;
• cel stanowiska pracy;
• przydzielone obowiązki (zadania);
• relacje służbowe (wskazanie stanowisk nadrzędnego i podległych, określenie zastępstw);
• wymagane kwalifikacje;
• inne ustalenia.

Zakres czynności pracownika w umowie o pracę

Kodeks pracy, wymagając od pracodawcy zaznajomienia pracownika podejmującego pracę z zakresem obowiązków, nie nakazuje, aby koniecznie nastąpiło to na piśmie. W przypadku zatrudniania osób do prostych prac wystarczająca informacja o zakresie obowiązków wynikać może już z samej nazwy stanowiska pracy, a pracodawca może zdecydować, że polecenia dotyczące wykonywania przez pracownika poszczególnych zadań będzie wydawał na bieżąco, ustnie.

Jednakże w przypadku prac skomplikowanych lub o zróżnicowanym charakterze brak określenia zakresu obowiązków pracownika na piśmie rodzi zazwyczaj ryzyko, iż nie będą one wykonywane w dostatecznym stopniu wskutek nieprzekazania pracownikowi jednoznacznej i wyczerpującej informacji o ich zakresie lub różnego rozumienia przez strony stosunku pracy celu i charakteru danego stanowiska. Dlatego też warto zadbać o to, aby zakres obowiązków miał postać dokumentu, do którego treści zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą się w każdej chwili odwołać, aby wyjaśnić ewentualne wątpliwości. O tym, że sporządzenie zakresu obowiązków w formie pisemnej jest pożądane, świadczy w szczególności treść § 3 pkt 2 lit. c Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), który stanowi, iż w części B akt osobowych pracownika, obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, umieszcza się zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę.

Ujęcie zakresu obowiązków (zakresu czynności) pracownika w treści umowy o pracę jest prawnie możliwe w ramach określenia rodzaju pracy. Nie wydaje się jednak, aby takie rozwiązanie można było uznać za optymalne. Główny problem związany z wpisaniem zakresu obowiązków do umowy o pracę wiąże się z tym, że ewentualna zmiana, nawet drobna, zakresu obowiązków musiałaby wiązać się ze zmianą umowy o pracę, która nie może nastąpić w sposób dowolny. Jeżeli pracownik nie wyraża zgody na zmianę umowy, pracodawca może tego dokonać tylko w ramach tzw. wypowiedzenia zmieniającego, czyli wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, o którym mowa w art. 42 Kodeksu pracy. Skoro szczegółowy zakres czynności pracownika stanowi jedynie sprecyzowanie rodzaju pracy i zależnie od zmieniających się okoliczności może ulegać pewnym aktualizacjom (bez zmiany rodzaju pracy), to dokonywać takich zmian powinien jednostronnie pracodawca. Dlatego też warto postulować, aby zakres obowiązków był sporządzany w postaci dokumentu odrębnego od umowy o pracę, co umożliwi pracodawcy przekazywanie pracownikowi do stosowania zakresu obowiązków w zaktualizowanym brzmieniu, bez konieczności uruchamiania skomplikowanej i często czasochłonnej (okres wypowiedzenia) procedury zmiany umowy o pracę.

Podsumowując, nie ma przeszkód prawnych, aby zakres obowiązków (zakres czynności) pracownika, potraktowany jako szczegółowy opis rodzaju pracy, był częścią treści umowy o pracę. Jednak względy celowości przemawiają przeciwko zastosowaniu takiego rozwiązania. Właściwszym jest nadanie zakresowi obowiązków postaci dokumentu odrębnego od umowy o pracę.