Dokumenty potrzebne do wypłaty wynagrodzenia po zmarłym pracowniku - jakie są niezbędne?

Śmierć osoby zatrudnionej skutkuje wygaśnięciem stosunku pracy. Z tym dniem powstają prawa majątkowe z tytułu zatrudnienia, co z kolei rodzi po stronie pracodawcy obowiązek rozliczenia się z osobami uprawnionymi do tych praw. Jedną z czynności, które musi zrealizować pracodawca, jest wypłata wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika do dnia wygaśnięcia umowy o pracę. Jakie dokumenty potrzebne do wypłaty wynagrodzenia po zmarłym pracowniku są potrzebne – odpowiadamy poniżej.

Wygaśnięcie stosunku pracy wskutek śmierci pracownika – informacje ogólne

Kwestie związane z wygaśnięciem stosunku pracy wskutek śmierci pracownika uregulowano w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.

Uzupełniająco stosuje się także Ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny, dalej jako „kc”, oraz Ustawę z dnia 17 listopada 1964 roku – Kodeks postępowania cywilnego, zwaną dalej „kpc”.

Jako datę zgonu uznaje się dzień śmierci wskazany w akcie zgonu. Należy jednocześnie podkreślić, że unormowania kc dopuszczają możliwość sporządzenia aktu zgonu na podstawie orzeczenia sądowego, czyli stwierdzenia zgonu lub uznania za zmarłego. Do zgłoszenia wniosku w tej sprawie uprawniony jest każdy zainteresowany, w tym także pracodawca (art. 527 kpc). Wniosek o stwierdzenie zgonu może zostać zgłoszony w każdym czasie (art. 536 kpc w związku z art. 29-32 kc oraz art. 526-543 kpc).

Ustalenie uprawnionych do należności po zmarłym pracowniku

Pracodawca jest obowiązany rozliczyć należności, do których pracownik nabył prawo do dnia śmierci. Dotyczy to w szczególności wynagrodzenia za pracę, odnosi się również do ekwiwalentu urlopowego, nagród czy dodatkowego wynagrodzenia, np. z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

W tym zakresie trzeba odwołać się do regulacji kp określających podział praw majątkowych ze stosunku pracy pomiędzy uprawnione osoby, którymi są małżonek pracownika oraz inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej na podstawie przepisów emerytalnych. 

Oznacza to zatem, że osobami uprawnionymi do praw majątkowych są:

• małżonek zmarłego,

• inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Przez inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej należy rozumieć:

1) dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione:

• do ukończenia 16. roku życia,

• do ukończenia nauki w szkole, jeżeli przekroczyły 16. rok życia, nie dłużej jednak niż do osiągnięcia 25. roku życia, przy czym w razie osiągnięcia 25. roku życia na ostatnim roku studiów w szkole wyższej prawo do renty rodzinnej przedłuża się do zakończenia tego roku studiów,

• bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy w okresie do ukończenia odpowiednio 16. roku życia lub 25. roku życia;

2) wnuki, rodzeństwo i inne dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, jeżeli spełniają warunki wskazane w punkcie 1, a ponadto:

• zostały przyjęte na wychowanie i utrzymanie co najmniej na rok przed śmiercią ubezpieczonego (emeryta lub rencisty), chyba że śmierć była następstwem wypadku, oraz
• nie mają prawa do renty po zmarłych rodzicach, a gdy rodzice żyją, jeżeli:

• nie mogą zapewnić im utrzymania, alb
• ubezpieczony (emeryt lub rencista) lub jego małżonek był ich opiekunem ustanowionym przez sąd;

3) rodziców, za których uważa się również ojczyma i macochę oraz osoby przysposabiające, jeżeli:

• ubezpieczony (emeryt lub rencista) bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania,
• spełniają odpowiednio warunki określone dla wdowy i wdowca.

Dokumenty potrzebne do wypłaty wynagrodzenia po zmarłym pracowniku

Jak już wspomnieliśmy, prawa majątkowe przechodzą po śmierci pracownika na małżonka oraz inne osoby uprawnione. Prawo do wypracowanego wynagrodzenia z pewnością należy zaliczyć do praw tego rodzaju. 

Pracodawca sporządza kopię dokumentu, potwierdza ją za zgodność z oryginałem, a następnie dołącza do akt osobowych pracownika.

Oprócz aktu zgonu konieczne jest przedłożenie dokumentu potwierdzającego pokrewieństwo. Najczęściej będzie to zatem odpis skrócony aktu małżeństwa lub odpis aktu urodzenia uzyskany w usc.

Przykład 1. 

Pracownik zmarł 14 lutego. Tydzień później żona zmarłego złożyła wniosek o wypłatę należności wypracowanych do dnia śmierci. W tym celu przedstawiła uzyskany w usc akt zgonu oraz skrócony odpis aktu małżeństwa. Ponieważ uprawnione są także dzieci zmarłego pracownika, wdowa udostępniła również odpisy aktów urodzenia tych osób. Przedłożenie tych dokumentów jest wystarczające do rozliczenia po zmarłej osobie.

Może się również zdarzyć, że brak jest osoby po zmarłym pracowniku, która byłaby uprawniona do należności ze stosunku pracy w rozumieniu art. 63(1) § 2 kp (małżonek lub inna osoba spełniająca warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). W takiej sytuacji konieczne jest przedstawienie dokumentów sądowych stwierdzających nabycie spadku.

Przykład 2.

Pracodawca otrzymał informację o zgonie pracownika, do którego doszło wskutek nieszczęśliwego wypadku 13 marca. Pracownik nie pozostawał w związku małżeńskim, nie posiadał też innych członków rodziny spełniających warunki do uzyskania renty rodzinnej. Prawa majątkowe wchodzą zatem do spadku. Należności po zmarłym zostaną wypłacone osobie, która przedstawi akt zgonu oraz poświadczenie dziedziczenia zarejestrowane przez notariusza lub wyrok sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku. 

Dokumenty potrzebne do wypłaty wynagrodzenia po zmarłym pracowniku – podsumowanie

Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa, wskutek czego prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Jednak w razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. Dokumentem wymaganym do podjęcia czynności zmierzających do rozliczenia należności po zmarłym pracowniku jest akt zgonu wydany przez usc. Konieczne jest ponadto przedłożenie pracodawcy dokumentu potwierdzającego pokrewieństwo. W przypadku braku osób uprawnionych do nabycia praw majątkowych po zmarłym pracowniku na podstawie kp należy załączyć dokumenty sądowe stwierdzające nabycie spadku.