Poradnik Pracownika

Doniesienie dokumentów potwierdzających staż urlopowy po ustaniu zatrudnienia

Właśnie złożyłem wypowiedzenie w obecnej firmie. Po otrzymaniu świadectwa pracy okazało się, że pracodawca naliczał mi urlop w wymiarze 20 dni, chociaż przysługiwał mi wymiar wyższy. Gdy zwróciłem na to uwagę, powiedział, że nie doniosłem dokumentów potwierdzających staż pracy, więc nie był zobowiązany do udzielenia mi 26 dni. Czy doniesienie dokumentów potwierdzających staż urlopowy po ustaniu stosunku pracy zobowiązuje pracodawcę do ponownego przeliczenia wymiaru urlopu i ewentualnej wypłaty ekwiwalentu?

Oskar, Malbork

 

Jeśli pracownik miał naliczony niższy wymiar urlopu, ale w trakcie zatrudnienia dostarczył dokumenty potwierdzające 10-letni staż urlopowy, pracodawca jest zobowiązany do wyrównania wymiaru urlopu.

Jak ustalić wymiar urlopu dla pracownika?

Każda osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy ma prawo do corocznego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, o czym stanowi art. 152 Kodeksu pracy. Wymiar urlopu zależny jest od stażu pracy, jaki posiada pracownik. Jeśli staż ten wynosi:

  • mniej niż 10 lat – wówczas zatrudnionemu przysługuje 20 dni urlopu;
  • co najmniej 10 lat – wtedy urlop przyznawany powinien być w wysokości 26 dni.

Co ważne, jest to wymiar przysługujący na dany rok kalendarzowy i obejmuje wyłącznie dni, w których pracownik powinien świadczyć pracę. W przypadku niepełnoetatowców urlop wypoczynkowy jest naliczany proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Zgodnie z zapisami kodeksu pracy urlop zawsze podlega zaokrągleniu w górę do pełnego dnia.

Co wliczamy do stażu urlopowego pracownika?

Staż urlopowy ustalany jest na podstawie: 

  • okresu zatrudnienia w poprzednich zakładach pracy (umowa o pracę);
  • zdobytego wykształcenia.

Okresy zatrudnienia u innego pracodawcy

Potwierdzeniem zatrudnienia w ramach stosunku pracy zawsze jest świadectwo pracy. Doniesienie dokumentów poświadczających staż urlopowy powinno nastąpić zaraz po podpisaniu umowy z nowym pracodawcą, wtedy bowiem można mieć pewność, że pracodawca prawidłowo ustali wymiar urlopu. Suma okresów zatrudnienia potwierdzonych świadectwem pracy w pełni wlicza się do stażu urlopowego. Jedynym wyjątkiem, kiedy nie sumuje się okresów zatrudnienia, jest sytuacja ich nakładania się.

Przykład 1.

Pani Magdalena dostarczyła do działu kadr świadectwa pracy od poprzednich pracodawców. Wynika z nich, że była zatrudniona w okresie:

  • od 7.04.2018 r. do 30.06.2019 r. w firmie X;
  • od 3.06.2019 r. do 31.08.2020 r. w firmie Y.

Doniesienie dokumentów potwierdzających staż urlopowy pozwoliło na ustalenie stażu pracy w wysokości 2 lata 4 miesiące i 25 dni. Pokrywające się okresy zatrudnienia (od 3.06.2019 r. do 30.06.2019 r.) nie zostały zsumowane.

Okresy pobierania nauki

Jeśli chodzi o wykształcenie, ważne są tu dyplomy potwierdzające ukończenie danej szkoły. Do stażu urlopowego wlicza się:

  • przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata – po ukończeniu zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej;
  • przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat – z tytułu ukończenia średniej szkoły zawodowej;
  • 5 lat po zakończeniu nauki w średniej szkole zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych;
  • 4 lata po uzyskaniu dyplomu ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej;
  • 6 lat z tytułu ukończenia szkoły policealnej;
  • 8 lat po zakończeniu szkoły wyższej.

Okresy nauki, podobnie jak w przypadku okresów zatrudnienia, nie podlegają sumowaniu.

Przykład 2.

Pani Anna ukończyła liceum ogólnokształcące w 2015 roku i od razu poszła na studia, które ukończyła w 2020 roku. Dyplomy ukończenia nauki w obu szkołach przekazała swojemu pracodawcy. Przy ustalaniu stażu urlopowego zostanie uwzględniony tylko jeden z nich – ten, który będzie korzystniejszy dla pracownika, czyli dokument potwierdzający ukończenie szkoły wyższej.

W przypadku szkoły wyższej nie ma znaczenia uzyskany tytuł. Oznacza to, że do stażu urlopowego wlicza się na takich samych zasadach ukończenie studiów jako licencjat, inżynier lub magister.

Należy pamiętać, że tak samo jak w pozostałych przypadkach nie podlegają sumowaniu okresy pobierania nauki oraz okresy zatrudnienia, które nakładały się na siebie.

Przykład 3.

Pan Patryk 30 października 2017 roku obronił tytuł licencjata, a w 2019 roku otrzymał tytuł magistra. Pracę podjął jeszcze przed zakończeniem studiów pierwszego stopnia, a mianowicie od 1 czerwca 2017 roku. 15 lipca 2020 roku rozpoczął nową pracę. Oznacza to, że nowy pracodawca powinien uwzględnić:

  • ukończenie studiów w październiku 2017 roku, co daje 8 lat stażu urlopowego;
  • okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy od 1.11.2017 roku do 14.07.2020 roku.

Okres pracy w trakcie studiów nie został uwzględniony, bowiem okresów nakładających się nie przyjmuje się do stażu urlopowego. Został przyjęty korzystniejszy z tych okresów.

Doniesienie dokumentów potwierdzających staż urlopowy w późniejszym terminie

Doniesienie dokumentów potwierdzających staż urlopowy w trakcie zatrudnienia zobowiązuje pracodawcę do uwzględnienia ich i obliczania wymiaru urlopu w wymiarze zgodnym z przedłożonymi dyplomami/świadectwami. Co ważne, roszczenia pracownicze przedawniają się po upływie 3 lat, zatem wyrównanie powinno obejmować co najmniej ten okres.

Dostarczenie dokumentów po ustaniu zatrudnienia może budzić wątpliwości co do zasadności roszczeń byłego pracownika. Przepisy wskazują, że pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie przedłożenia świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy. Nie wskazuje się tu pracownika, a już na pewno nie byłego pracownika. Nabycie prawa do wyższego wymiaru urlopu następuje z mocy prawa, przy czym konieczne jest odpowiednie udokumentowanie takiego uprawnienia. Pracodawca co do zasady nie ma obowiązku uwzględniania przedłożonych przez pracownika dokumentów, jeśli nastąpiło to po zakończeniu umowy. W tej sytuacji były pracownik nie korzysta z takich samych praw i związanej z nimi ochrony, jak w trakcie stosunku pracy. Pracodawca udziela urlopu zatrudnionemu zgodnie z informacjami, jakie uzyskał w trakcie stosunku pracy. Jeśli pracownik nie miał możliwości przedłożenia dokumentów w czasie trwania umowy, może zwrócić się o rozstrzygnięcie tej sprawy przez sąd pracy.

Doniesienie dokumentów potwierdzających staż urlopowy po ustaniu zatrudnienia nie zobowiązuje pracodawcy do uzupełnienia wymiaru urlopu. Aby uniknąć takich sytuacji, pracownik powinien przedłożyć świadectwa pracy i dyplomy ukończenia szkoły w okresie zatrudnienia w danej firmie. Zgodnie z przepisami takie dokumenty musi przedłożyć kandydat do pracy.