Kiedy można otrzymać wyrównanie urlopu wypoczynkowego?

W grudniu bieżącego roku mijają 2 lata, odkąd pracuję na podstawie umowy o pracę. Zatrudnienie podjęłam od razu po zakończeniu szkoły wyższej, która daje 8 lat wliczanych do okresu pracy dla potrzeb wyliczenia stażu urlopowego. Czy w takiej sytuacji przysługuje mi wyrównanie urlopu wypoczynkowego? Czy do wyższego wymiaru urlopu mam prawo dopiero od początku kolejnego roku?

Samanta, Łódź

 Pracownik ma niezbywalne prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Przysługuje on w wymiarze zależnym od posiadanego stażu urlopowego. Jeśli staż ten wynosi:

• co najmniej 10 lat – zatrudniony może wykorzystać 26 dni urlopu w ciągu roku kalendarzowego;
• mniej niż 10 lat – zatrudniony może skorzystać z 20 dni wypoczynku.

Co wlicza się do stażu urlopowego?

Jak słusznie zauważono, do stażu urlopowego wlicza się zarówno okresy nauki, jak i okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Podczas ustalania stażu urlopowego należy uwzględnić wszelkie okresy zatrudnienia danej osoby oraz inne okresy przewidziane w przepisach. Wśród nich są m.in.:

• okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych;
• czynna lub zawodowa służba wojskowa;
• pełnienie służby w charakterze policjanta lub funkcjonariusza;
• prowadzenie gospodarstwa rolnego lub wykonywanie pracy w gospodarstwie współmałżonka;
• przypadający przed 1 stycznia 1983 roku okres pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rodziców lub teściów, poprzedzający objęcie tego gospodarstwa;
• zatrudnienie u pracodawców zagranicznych;
• wykonywanie pracy nakładczej.

Do stażu urlopowego wliczają się również okresy nauki. I tak z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż trzy lata;
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż pięć lat;
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – pięć lat;
• średniej szkoły ogólnokształcącej – cztery lata;
• szkoły policealnej – sześć lat;
• szkoły wyższej (bez względu na to, czy ukończono ją z tytułem inżyniera, licencjata, czy magistra) – osiem lat.

Potwierdzeniem ukończenia szkoły jest świadectwo lub dyplom ukończenia edukacji. Co ważne, okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Natomiast w przypadku gdy okresy nauki nakładają się, wybiera się okres korzystniejszy dla pracownika. Tak samo odbywa się to w sytuacji połączenia nauki z zatrudnieniem. To na podstawie przedłożonych przez pracownika świadectw pracy oraz innych dokumentów pracodawca wylicza staż urlopowy.

Przykład 1.

Pani Anna dostarczyła pracodawcy świadectwo ukończenia liceum ogólnokształcącego, dyplom ukończenia szkoły wyższej oraz świadectwo pracy, z którego wynikało, że podczas studiów pracowała na umowę o pracę przez 12 miesięcy. Ustalając staż urlopowy, pracodawca wlicza do niego okres, który jest dla pracownika korzystniejszy, w tym przypadku należy przyjąć staż urlopowy w wysokości 8 lat.

Wyrównanie urlopu wypoczynkowego – dodatkowe 6 dni urlopu

W sytuacji gdy pracownik uzyskuje 10-letni staż urlopowy, w ciągu roku kalendarzowego przysługuje mu wyrównanie urlopu wypoczynkowego. Co istotnie, nie jest ono naliczane proporcjonalnie za przepracowane miesiące. Oznacza to, że nawet jeśli pracownik uzyskuje prawo do wyższego wymiaru urlopu w ostatnim miesiącu roku, to 20-dniowy wymiar należy uzupełnić o 6 dni. Dodatkowe 6 dni nazywane jest „urlopem uzupełniającym”. Jeśli pracownik nie zdąży wykorzystać go do końca danego roku, wówczas wyrównanie urlopu wypoczynkowego przechodzi na kolejny rok jako urlop zaległy.

Przykład 2.

Pani Klaudia wykorzystała do września cały przysługujący jej urlop wypoczynkowy, tj. 20 dni. W grudniu staż urlopowy pani Klaudii przekroczył 10 lat. Dlatego w grudniu zyska ona dodatkowe 6 dni urlopu uzupełniającego (różnica pomiędzy wymiarami 20 i 26 dni urlopu wypoczynkowego).

Dostarczenie dokumentów a wyrównanie urlopu wypoczynkowego

Gdy pracownik dostarczy dokumenty potwierdzające staż urlopowy z opóźnieniem, pracodawca powinien ponownie ustalić wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Jeśli okaże się, że w związku z doniesionym dokumentem pracownik nabywa uprawnienia do 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, pracodawca powinien uzupełnić ten urlop.

Przykład 3.

Pani Maria jest zatrudniona od 1 lipca 2021 roku. W pierwszym dniu pracy do kadr przekazała świadectwo ukończenia liceum ogólnokształcącego oraz świadectwa pracy potwierdzające, że posiada ona 3-letni staż pracy. Na tej podstawie pracodawca ustalił, że w 2021 roku pani Maria ma do wykorzystania 10 dni urlopu (20 dni : 12 miesięcy x 6 miesięcy). W grudniu przyniosła pracodawcy dyplom ukończenia studiów. Pracodawca ponownie ustalił wymiar jej urlopu i związku z tym, że pani Maria posiada 10 lat stażu urlopowego, wyrównanie urlopu wypoczynkowego wyniosło 3 dni (26 dni : 12 miesięcy x 6 miesięcy = 13 dni, 13 dni –  10 dni = 3 dni).

Konsekwencją późniejszego dostarczenia dokumentów może być przedawnienie prawa do różnicy między wymiarami. Zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu po 3 latach.

Pracownicy powinni pamiętać o dostarczeniu pracodawcy wszystkich dokumentów mających wpływ na staż urlopowy już na samym początku zatrudnienia. Od tego może zależeć liczba dni urlopu wypoczynkowego, jaki będą mieli do wykorzystania.