Czy termin wykorzystania urlopu to decyzja jaką podejmuje pracownik?

Prawo do urlopu przysługuje każdemu pracownikowi i nie można z niego zrezygnować. Czy to jednak oznacza, że zatrudniony może w pełni samodzielnie zadecydować o terminie wypoczynku? Okazuje się, że wiele w tej kwestii zależy od okoliczności danej sprawy. W pewnych przypadkach to pracodawca będzie miał pełne prawo do wskazania, kiedy jego podwładny musi skorzystać z urlopu. Kiedy termin wykorzystania urlopu to nie zależy wyłącznie od decyzji pracownika?

Prawo do urlopu

Każdy zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do płatnego, corocznego urlopu wypoczynkowego. Przepisy wymagają, aby był on wykorzystany w naturze, a dopiero gdy nie jest to możliwe, w grę wchodzić będzie odpowiedni ekwiwalent pieniężny.

Przykład 1.

Pracownik postanowił rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem, które w jego przypadku wynosi 2 tygodnie. Obecnie pozostał mu jeszcze 1 dzień wypowiedzenia, przy czym posiada zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze 7 dni. Nie będzie w stanie go wykorzystać, więc przysługuje mu roszczenie o zapłatę ekwiwalentu pieniężnego w tym zakresie.

Zatrudniony nie może zrzec się prawa do urlopu – ani na polecenie przełożonego, ani z własnej inicjatywy. Celem urlopu jest bowiem zapewnienie każdemu pracownikowi odpoczynku i regeneracji.

Prawo do urlopu nie oznacza jednak, że zatrudniony może korzystać z niego w dowolny sposób, bez porozumienia ze swoim pracodawcą. Spowodowałoby to poważne trudności organizacyjne, szczególnie w dużych zakładach pracy.

Termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego

W wielu firmach funkcjonują tzw. plany urlopów wypoczynkowych. Jest to rozwiązanie pozwalające na sprawne dostosowywanie dni wolnych od pracy poszczególnych pracowników, tak aby nie doszło do przestoju w przedsiębiorstwie.

Wprowadzanie powyższych planów nie jest jednak obowiązkowe, choć niewątpliwie ułatwia kwestie związane z organizacją urlopów wypoczynkowych. Niezależnie od tego, odgórne ustalanie terminów urlopów wypoczynkowych przez pracodawcę jest całkowicie niedopuszczalne – choć zaznaczmy, że dotyczy to tylko aktualnych urlopów.

Ustalanie kalendarza urlopowego powinno nastąpić za porozumieniem pracownika i pracodawcy. Jeżeli zatrudniający wymusza na swoich podwładnych termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego, narusza wówczas przepisy prawa pracy. To z kolei powoduje, że naraża się na kary ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (inspektor pracy może w takim przypadku nałożyć karę w wysokości od 1000 do 2000 zł, w przypadku powtarzających się naruszeń nawet do 5000 zł. Jeśli sprawa trafi do sądu, pracodawca może być ukarany grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 zł).

Pamiętajmy, że pracownik również nie może podejmować samodzielnej decyzji w omawianym zakresie. Prowadziłoby to bowiem do sytuacji, w których w zakładzie pracy w pewnym okresie nie byłoby żadnego zatrudnionego. Każdorazowo więc wykorzystanie bieżącego urlopu wypoczynkowego we wskazanym terminie powinno być ustalane przez obie strony stosunku pracy (żadna z nich nie może stosować wymuszeń w tej kwestii).

Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Co z zaległym urlopem?

Zupełnie inaczej przedstawia się możliwość ustalania terminów zaległych urlopów wypoczynkowych. Pamiętajmy, że powinny być one wykorzystane w naturze przez pracownika – najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W przypadku zaległego urlopu wypoczynkowego pracodawca może skorzystać z przymusu prawnego. Podobnie jest w przypadku urlopu, który przypada pracownikowi w okresie wypowiedzenia.

Powyższe stanowisko zostało wielokrotnie potwierdzone w orzecznictwie. Przykładem niech będzie wyrok Sądu Najwyższego z 19 stycznia 2017 r. (sygn. akt I PK 40/16), zgodnie z którym udzielenie przez pracodawcę urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia umowy o pracę wiąże pracownika, jeżeli pracodawca określił dokładnie termin tego urlopu.

W wyroku z 26 kwietnia 2011 r. (sygn. akt II PK 302/10) SN orzekł identycznie – udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia zależne jest jedynie od woli pracodawcy, której pracownik nie może się sprzeciwić.

W podobnym tonie SN wypowiedział się w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05), zgodnie z którym pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Pamiętajmy, że każdy zatrudniony jest zobowiązany do wykorzystania udzielonego mu przez pracodawcę urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, także przed wejściem w życie art. 1671 kp.

Zgodnie z powyższym przepisem w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 155¹ kp.

Przykład 2.

Pracownik posiada 5 dni zaległego urlopu z 2020 r. Powinien wykorzystać je maksymalnie do 30 września 2021 r. Pracodawca ustalił termin wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego temu pracownikowi w okresie od 6 do 10 lipca 2021 r. – mógł to zrobić bez porozumienia z zatrudnionym. Pracownik będzie musiał skorzystać z zaległego urlopu w wyznaczonym terminie – nie przysługują mu w tym zakresie względem przełożonego żadne roszczenia.

Pewną niepewność w tym temacie wprowadziła odpowiedź MRPiPS na interpelację poselską nr 8918 w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego. Z której wynika że obowiązek wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego (zarówno zaległego jak i bieżącego) udzielonego mu przez pracodawcę, bez zgody pracownika występuje w sytuacji wypowiedzenia umowy o pracę i w okresie tego wypowiedzenia. . Ta interpretacja nie odnosi się  d dotychczasowych wyroków sądów dotyczących zaległego urlopu.

Termin wykorzystania urlopu bezpłatnego

Zgodnie z treścią art. 174 kp na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Z powyższego przepisu jasno wynika, że tego rodzaju urlopy powstają wyłącznie z inicjatywy zatrudnionego.

Pracodawca nie może w żaden sposób ingerować w prawo zatrudnionego do urlopu bezpłatnego. W praktyce oznacza to, że nie wolno mu wysyłać pracownika na tego typu zwolnienie, nawet jeśli jest to podyktowane trudną sytuacją finansową zakładu pracy.

Próby wysyłania pracowników na urlopy bezpłatne wbrew ich woli stanowi poważne naruszenie prawa pracy, które skutkuje roszczeniami zatrudnianych osób względem przełożonych.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że trudności firmy nie mogą stanowić uzasadnienia do tego, aby pracownicy korzystali z przysługujących im urlopów bezpłatnych. W tej sytuacji zastosowanie powinien znaleźć art. 81 § 1 kp, zgodnie z którym pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Podsumowanie

Pracodawca co do zasady nie może zmusić swojego podwładnego do wykorzystania w określonym terminie przysługującego mu urlopu. Istnieją jednak dwa wyjątki:

• przełożony może samodzielnie ustalić dokładny termin zaległego urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi;
• przełożony może samodzielnie ustalić terminu urlopu, który przypada pracownikowi w okresie wypowiedzenia jego umowy o pracę.