Poradnik Pracownika

Urlop bezpłatny na część dnia pracy - czy to możliwe?

Pracownicy decydują się na korzystanie z urlopu bezpłatnego zazwyczaj wówczas, kiedy przez pewien okres nie mogą godzić wykonywania pracy z innymi ważnymi dla nich zajęciami. Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy ich nieobecność ma być dłuższa niż przysługujący im wymiar urlopu wypoczynkowego. Występują też przypadki krótkich urlopów bezpłatnych, liczących kilka dni, a nawet jeden dzień. Przepisy nie ustalają wprost minimalnego czasu trwania urlopu bezpłatnego. Warto zatem zapytać, czy pracodawca może udzielić urlop bezpłatny na część dnia pracy?

Urlop bezpłatny w Kodeksie pracy

Zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy (dalej jako kp) na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Oznacza to, że do udzielenia wspomnianego urlopu może dojść tylko wówczas, gdy taka jest wola obu stron stosunku pracy. Korzystanie przez pracownika z urlopu bezpłatnego jest zatem uzależnione od zawarcia swoistej umowy z pracodawcą, w której zostaje określony okres trwania urlopu.

Istotą urlopu bezpłatnego udzielanego na podstawie art. 174 Kodeksu pracy jest zwolnienie pracownika z obowiązku wykonywania zatrudnienia i zwolnienie pracodawcy z obowiązku wypłacania wynagrodzenia [wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 27 listopada 1996 roku, III AUa 888/96].

Szczególny rodzaj urlopu bezpłatnego przewidziano w art. 1741 kp, który stanowi, że za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. W tym przypadku mamy do czynienia z dwoma porozumieniami:

  • między pracodawcą udzielającym urlopu bezpłatnego a pracownikiem;
  • między pracodawcą udzielającym urlopu bezpłatnego a pracodawcą, u którego pracownik ma wykonywać pracę w czasie tego urlopu.

Ponadto, zgodnie z art. 205 § 4 kp, pracodawca jest obowiązany na wniosek młodocianego, ucznia szkoły dla pracujących, udzielić mu w okresie ferii szkolnych urlopu bezpłatnego w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy.

Do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wlicza się okresy urlopów bezpłatnych, o których mowa w art. 1741 i art. art. 205 § 4 kp. Okres urlopu, o którym mowa w art. 174 kodeksu, takiemu wliczeniu nie podlega.

Urlop bezpłatny w przepisach szczególnych

Stosowanie instytucji urlopu bezpłatnego przewidziano również w przepisach innych ustaw niż Kodeks pracy. Należą do nich:

  • art. 25 ust. 1 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 263 ze zm.) – pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika, przysługuje – na wniosek organizacji związkowej – prawo do urlopu bezpłatnego;
  • art. 124 ust. 1 Ustawy z dnia 21 listopada 1967 roku o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2021 r. poz. 372 ze zm.) – pracodawca udziela pracownikowi powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych, pełnienia okresowej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie urlopu bezpłatnego na okres trwania tych ćwiczeń lub służby;
  • art. 8 ust. 1 Ustawy z dnia 29 grudnia 1992 roku o radiofonii i telewizji (Dz.U. z 2020 r. poz. 805 ze zm.) – pracodawca zatrudniający członka Krajowej Rady udziela mu, na jego wniosek, urlopu bezpłatnego na czas sprawowania funkcji;
  • art. 146 ust. 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Prawo bankowe (Dz.U. z 2021 r. poz. 2439 ze zm.) – członkowi zarządu komisarycznego udziela się, na jego wniosek, urlopu bezpłatnego na okres pełnienia tej funkcji.

Okresy urlopów bezpłatnych udzielanych na podstawie przepisów ustaw szczególnych z reguły podlegają wliczeniu do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia wynikające ze stosunku pracy.

Czas trwania urlopu bezpłatnego

Kodeks pracy nie ustala limitu trwania urlopu bezpłatnego, o którym mowa w art. 174, pozostawiając to zgodnej decyzji stron stosunku pracy. W myśl art. 174 § 3 kp przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Należy zatem przyjąć, że w przypadku urlopu udzielonego na czas nieprzekraczający 3 miesięcy pracodawca nie ma możliwości jednostronnego odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego, podobnie jak w przypadku urlopu dłuższego niż 3 miesiące – gdy strony nie uzgodniły ze sobą, że odwołanie takie jest dopuszczalne. Wówczas jedynym sposobem skrócenia urlopu jest porozumienie stron.

Urlop na część dnia – przypadek urlopu wypoczynkowego

Generalnie przyjmuje się, że wszystkie rodzaje urlopów (wypoczynkowy, bezpłatny, urlopy związane z rodzicielstwem) są udzielanie na pełne dni. Wyjątek od tej zasady zawarto w art. 1542 § 4 kp, gdzie dopuszczono udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Przykład 1.

Pracownik zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy poprosił pracodawcę o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego 28 grudnia. W obowiązującym pracownika rozkładzie czasu pracy przewidziano wykonywanie pracy w tym dniu w wymiarze 12 godzin. Pracownikowi pozostało jednak do wykorzystania jedynie 8 godzin urlopu wypoczynkowego. W tych okolicznościach dopuszczalne jest udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego 28 grudnia na część dnia w wymiarze 8 godzin. Pozostałe 4 godziny pracownik musi tego dnia przepracować.

Urlop bezpłatny na część dnia - co mówią na ten temat przepisy?

Odpowiedzi na to pytanie nie sformułowano w Kodeksie pracy wprost. W szczególności nie znajdziemy tu przepisu podobnego do art. 1542 § 4 kp. To skłania niektórych komentatorów do uznania, że urlopu bezpłatnego można udzielić pracownikowi na część dnia pracy, zobowiązując go jednocześnie do wykonywania pracy w pozostałej części. Ma to być, ich zdaniem, pozostawione uznaniu umawiających się stron – pracownika i pracodawcy, którzy mogą o tym swobodnie zdecydować. Przyjęcie takiego stanowiska rodziłoby jednak komplikacje dotyczące odpowiedniego zakwalifikowania dnia przeznaczonego częściowo na urlop bezpłatny, a częściowo na pracę.

Pytaniem, jakie się nasuwa, jest kwestia wliczenia albo niewilczenia takiego dnia do stażu pracy pracownika. Jak bowiem wyżej zasygnalizowano, okresu urlopu bezpłatnego, o którym mowa w art. 174 kp, nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Trudno byłoby zastosować tę zasadę w analizowanym przypadku – należałoby bowiem uznać, że do wspomnianego okresu pracy wliczeniu podlega tylko część dnia, w której pracownik pracował, a część dnia, w której korzystał z urlopu bezpłatnego – nie. Mając to na względzie, trafniejszy wydaje się pogląd, iż urlop bezpłatny, który nie jest wliczany do stażu pracy pracownika, nie może być udzielany na część dnia pracy.

Inaczej jest w przypadku tych urlopów bezpłatnych, których okres trwania podlega wliczeniu do stażu pracy, gdyż nie zachodzi tu konflikt pomiędzy obowiązkiem zaliczenia danego dnia do stażu pracy, z racji wykonywania w tym dniu pracy, a obowiązkiem niezaliczenia tego samego dnia do wspomnianego stażu, z racji korzystania z urlopu bezpłatnego.

Zasadne wydaje się uznanie, że urlopu bezpłatnego niepodlegającego zaliczeniu do stażu pracy nie można udzielić na część dnia pracy, natomiast nie ma ku temu istotnych przeciwwskazań w przypadku urlopu bezpłatnego, który takiemu zaliczeniu podlega.

Zwolnienie od pracy

Mniej kontrowersyjnym i prostszym rozwiązaniem jest jednak udzielenie pracownikowi, na jego pisemny wniosek, zamiast urlopu bezpłatnego zwolnienia od wykonywania pracy na część dnia, bez zachowania prawa do wynagrodzenia za ten czas – z możliwością odpracowania (tzw. zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 21 kp).

Przykład 2.

Pracownik wystąpił z wnioskiem o udzielenie mu zwolnienia od pracy na 2 godziny 10 maja. Pracodawca wyraził na to zgodę, pracownik skorzystał z udzielonego mu zwolnienia, a 14 maja – w ramach jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego czasu pracy – zwolnienie to odpracował, pracując w tym dniu o 2 godziny dłużej. W następstwie tego wynagrodzenie pracownika za maj nie uległo obniżeniu, gdyż w miesiącu tym przepracował wymaganą liczbę godzin.

Podsumowując, urlop bezpłatny na część dnia pracy w niektórych przypadkach wydaje się dopuszczalny, jednak właściwszym rozwiązaniem jest wówczas zastosowanie innej instytucji przewidzianej w Kodeksie pracy – zwolnienia od pracy.