Odmowa pracy zdalnej

Pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi możliwości wykonywania pracy zdalnej, ale musi to zrobić w sposób formalny i uzasadniony. Przeczytaj i dowiedz się, kiedy może nastąpić odmowa pracy zdalnej.

Czym jest praca zdalna?

7 kwietnia 2023 roku wprowadzono do polskiego prawa nową formę wykonywania pracy – pracę zdalną. Polega to na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo poza zakładem pracy, w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Miejscem wskazanym przez pracownika może być jego:

• miejsce zamieszkania, lub
• inne miejsce, które odpowiada wymogom technicznym wykonywania pracy.

Podstawy wykonywania pracy zdalnej

Mamy obecnie różne podstawy wykonywania pracy zdalnej przez pracowników. Wyróżniamy pracę zdalną wykonywaną:

1. w zwykłym trybie na podstawie porozumienia pracodawcy z pracownikiem przed lub już w trakcie zatrudnienia,
2. na podstawie wniosku pracowników uprzywilejowanych,
3. na podstawie wniosku o elastyczną organizację pracy,
4. okazjonalnie do 24 dni w roku.

Uprzywilejowane grupy pracowników

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 i który:

1. jest w ciąży;
2. wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
3. sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, mającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. 

Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Pracodawca może odmówić pracy zdalnej w następujących sytuacjach:

• Gdy charakter pracy uniemożliwia wykonywanie jej zdalnie – dotyczy to np. stanowisk, które wymagają bezpośredniego kontaktu z klientami, obsługi maszyn lub urządzeń czy też dostępu do poufnych informacji.
• Gdy organizacja pracy w firmie nie pozwala na pracę zdalną – może to mieć miejsce np., gdy pracownicy muszą ze sobą ściśle współpracować lub korzystać ze wspólnych narzędzi i zasobów.
• Gdy brakuje odpowiedniego zaplecza technicznego u pracownika – pracownik musi posiadać odpowiedni sprzęt komputerowy i łącze internetowe, aby móc efektywnie pracować zdalnie.
• Gdy nie są spełnione inne wymagania określone przez pracodawcę – pracodawca może np. wymagać od pracownika regularnego stawiania się w biurze w celu odbycia spotkań lub szkoleń.

Przykład 1.

Pani Anna pracuje jako doradca klienta w sklepie z odzieżą. Głównym z jej zadań jest kontakt z klientami i pokazywanie im odzieży na terenie sklepu. Kobieta wychowuje dziecko do 3 lat i złożyła wniosek o pracę zdalną. Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej? Pracownica wykonuje pracę, która wymaga bezpośredniego kontaktu z klientem lub kontrahentem. W takim przypadku praca zdalna byłaby utrudniona lub niemożliwa, a odmowa jest uzasadniona.

Przykład 2

Pan Jan jest technikiem i do wykonywania swojej pracy potrzebuje mieć dostęp do laboratorium, które znajduje się w siedzibie pracodawcy. Sprawuje on opiekę nad członkiem najbliższej rodziny pozostającym we wspólnym gospodarstwie domowym, mającym orzeczenie o niepełnosprawności. Złożył on wniosek o pracę zdalną. Czy pracodawca może odmówić? Pracownik wykonuje pracę, która wymaga dostępu do specjalistycznego sprzętu, który jest dostępny tylko w zakładzie pracy. W takim przypadku praca zdalna byłaby również utrudniona lub niemożliwa, a odmowa jest uzasadniona.

Jak pracodawca powinien odmówić pracy zdalnej?

Pracodawca powinien poinformować pracownika o swojej decyzji na piśmie, podając konkretne powody odmowy. Powinien on również wskazać termin, w którym pracownik musi wrócić do pracy w biurze. Pracodawca, który odmawia pracy zdalnej rodzicowi dziecka do 4. roku życia, musi przedstawić mu pisemne uzasadnienie swojej decyzji. Powinno ono być sporządzone w terminie 7 dni od złożenia wniosku o pracę zdalną.

Odmowa pracy zdalnej - jakie dane powinno zawierać pismo?

Wzór pisma powinien zawierać takie dane jak: 

• Miejscowość, data;
• Dane pracownika;
• Dane pracodawcy;
• Wskazanie, na jaki wniosek jest tu odpowiedź;
• Odmowa;
• Przyczyna odmowy;
• Termin powrotu do pracy w biurze – jeżeli sytuacja wymaga podania takiej informacji.

Nie ma odgórnie narzuconego wzoru, więc pracodawca może dokonać tego na własnym wzorze, który powinien zawierać powyższe elementy.

Czy odmowy pracy zdalnej będą kontrolowane przez PIP?

Główny Inspektorat Pracy określił, że przedmiotem ewentualnej kontroli ze strony PIP będzie spełnienie formalnych wymogów związanych z odmową uwzględnienia wniosku o pracę zdalną. Podczas kontroli inspektor zweryfikuje to, czy:

• został zachowany termin na poinformowanie pracownika o odmowie uwzględnienia wniosku,
• wskazano przyczyny odmowy.

Z zapowiedzi wynika, że PIP nie będzie w stanie zweryfikować, czy wskazana przyczyna jest prawdziwa, ponieważ nie ma wiedzy na temat zadań i specyfiki pracy. Sprawdzane będą jedynie wymogi formalne.

Pracownik wnioskujący o pracę zdalną powinien mieć świadomość, że pracodawca może odmówić. Natomiast pracodawca taką odmowę przygotowuje wraz z uzasadnieniem w formie pisemnej papierowej lub elektronicznej.