Organizacja pracy - jak skupić się na zadaniach?

Jedną z największych bolączek pracowników, szczególnie tych, którzy pracują w domu, jest brak umiejętności całkowitego skupienia się na pracy, wykonania zadań bez rozpraszania się i ich odpowiedniej hierarchii. Z tego względu nierzadko poświęcamy na pracę, która zajęłaby nam koniec końców jedynie kilka godzin, cały dzień. Jesteśmy wtedy zmęczeni, cały czas myślimy o pracy, nie umiemy do końca odpocząć. Jednak współcześnie jesteśmy wręcz zalewani aplikacjami oraz sposobami, które mogą nam pomóc - wystarczy je tylko poznać, dopasować do swoich potrzeb i odpowiednio używać. Odpowiednia organizacja pracy może być kluczem do sukcesu.

Przyjmuje się, że ludzie sukcesu, którzy radzą sobie z wykonywaniem wszystkich zadań, nie mają problemu z organizacją i przekłada się to u nich na efekty, wstają wcześnie rano. Dla niektórych jest to nie do pomyślenia, szczególnie kiedy pracują w domu i ich czas pracy jest nienormowany, jednak warto sprawdzić swoją produktywność wczesnym rankiem. Cisza i spokój, jakie wtedy panują, naprawdę mogą pomóc.

Organizacja pracy - przygotuj przestrzeń

Przede wszystkim niewielu osobom w skupieniu pomaga bałagan. Dlatego przed przystąpieniem do wykonywania zadań warto przygotować przestrzeń, wśród której pracujemy. Posprzątajmy biurko, przetrzyjmy kurze, połóżmy w zasięgu ręki to, czego potrzebujemy, przygotujmy również kartkę i długopis - notatki to ważny element organizacji pracy.

Pomieszczenie, w którym będziemy pracować, musi być porządnie przewietrzone, dlatego przed pracą, bez względu na temperaturę, otwórzmy okna. W tym czasie możemy przygotować coś do picia - żebyśmy nie rozpraszali się w czasie wykonywania zadań, warto mieć zawsze coś pod ręką.

Zajmijmy się też wszystkimi rozpraszaczami. Wyłączmy dźwięki we wszystkich urządzeniach, a jeżeli mamy taką możliwość - po prostu wyłączmy je na czas pracy. Wyciszmy również powiadomienia, w końcu kiedy słyszymy, że przychodzi mail, mimowolnie zaglądamy do skrzynki. Jeśli nasza praca nie wymaga podłączenia do sieci - wyłączmy internet. Brzmi to może dość drastycznie, jednak wówczas będziemy w stanie całkowicie skupić się na tym, co mamy do zrobienia. Włączony internet może sprawić, że co chwilę będziemy wchodzić na jakąś stronę teoretycznie na chwilę, żeby coś sprawdzić, a koniec końców wylądujemy na Facebooku, przeglądając zdjęcia znajomych.

Pomocne w organizacji pracy może być także zorganizowanie swojego komputera. Jeżeli przechowujemy na nim materiały do wykonywania zadań - pogrupujmy je, odpowiednio nazywajmy, przechowujmy w przeznaczonych do tego folderach. Warto zebrać wszystko w jednym miejscu i dokładnie wiedzieć, gdzie szukać. Dzięki temu odnalezienie materiałów zajmie o wiele mniej czasu, tym samym szybciej wykonamy zadania.

Organizacja pracy na podstawie listy

Wspominaliśmy już o przygotowaniu kartki i długopisu. Jest to bardzo ważny element organizacji pracy. Przede wszystkim zapisywanie działań i pomysłów, które przychodzą nam do głowy w trakcie wykonywania jednego z zadań, pomoże nam się skupić. Trudno przecież skoncentrować się, kiedy coś stale mamy coś z tyłu głowy. Zapisanie sprawi, że będziemy mogli zająć się tym, co bieżące.

Poza tym przed rozpoczęciem pracy zawsze warto zrobić listę tego, co musimy zrobić, najlepiej dzieląc zadania ze względu na ważność i pilność. W ciągu dnia warto wykreślać, co udało nam się zrobić, dzięki temu będziemy widzieć, ile pracy nam zostało. To również może nam pomóc w efektywniejszej pracy i motywacji. Organizacja pracy za pomocą list i notatek sprawdza się doskonale.

Narzędzia pomagające w organizacji pracy

Istnieją również narzędzia, które pomogą nam skupić się i w pełni zorganizować. Dzięki nim wiele procesów i zadań zostanie ułatwionych. Na co warto zwrócić uwagę?

Wtyczki blokujące rozpraszające strony internetowe, np. StayFocusd - jeżeli w naszej pracy niezbędne jest korzystnie z internetu i stałe podłączenie do sieci, a bardzo łatwo jest nam wybić się z rytmu i zacząć przeglądać strony, które pochłoną nam wiele czasu, a w żadnym razie nie wpłyną na prace - warto skorzystać z wtyczek blokujących. Takie dodatki do przeglądarki blokują strony internetowe, które najbardziej nas rozpraszają. Dzięki temu mamy pewność, że nie stracimy czasu i skupimy się wyłącznie na pracy.

Evernote, MS OneNote, Google Keep itp. - istotne są również wszelkie aplikacje, które pomagają w robieniu notatek. Dzięki nim możemy zapisywać to, co najważniejsze, planować pracę, zbierać materiały i przede wszystkim mieć wszystko uporządkowane, aby bez problemu odnajdować to, co jest nam potrzebne.

Pocket - Pocket to aplikacja, w której możemy przechowywać artykuły na później. Można je grupować i organizować, dzięki temu zapanujemy nad listą linków. Dzięki odpowiedniej wtyczce można bardzo szybko zapisać stronę, która zainteresowała nas, ale z której nie możemy skorzystać w tej chwili. Jak dzięki temu może się poprawić organizacja pracy? Kiedy podczas wykonywania jednego zadania, znajdziemy materiały potrzebne do drugiego, nie musimy zapisywać setnej zakładki. Wystarczy kliknąć i zachować artykuł na później w aplikacji.

Timery metody Pomodoro - metoda Pomodoro sprawdza się doskonale u wielu osób. Polega na tym, że przed 20/25 minut skupiamy się na zadaniu i zajmujemy się tylko nim, po czym mamy 5 minut przerwy. Po 3 takich cyklach przerwa wydłuża się do 15 minut. Ten sposób organizacji pracy jest znany i często wykorzystywany, dlatego nie ma problemu w znalezieniu timerów, które zajmą się mierzeniem czasu za nas.

Odpowiednia organizacja pracy sprawi, że wykonywanie zadań przebiegać będzie szybko i sprawnie, ponieważ staniemy się bardziej skoncentrowani na zadaniach. Czasami jednak sama silna wola nie wystarczy i należy wspomagać się wspomnianymi wyżej sposobami i aplikacjami. Dzięki temu z pewnością wiele procesów okaże się prostszych, niż nam się wydawało.