Planowanie pracy - jak pracować efektywniej?
Żyjemy w czasach, w których wykonywanie wielu zadań (multitasking), czy to związanych z pracą, czy życiem prywatnym jest wręcz pożądane. Dlatego też nierzadko bierzemy na swoje barki mnóstwo rzeczy, których koniec końców nie możemy udźwignąć. Brakuje nam strategii, która pozwoli na doprowadzenie wszystkich spraw do końca. Aby jednak to osiągnąć, potrzebne jest nam dobre planowanie pracy. Wielu ludzi wzbrania się przed zapisywaniem wszystkiego, co chcą zrobić – uważają, że przez to tracą spontaniczność, a planowanie pracy i tak nic nie daje. Owszem, może być ono bezowocne, ale tylko wtedy, kiedy nie przyłożymy się do niego i nie znajdziemy metody, która okaże się dla nas najlepsza. Zazwyczaj planujemy wszystkie najważniejsze wydarzenia w najdrobniejszych szczegółach. Jeżeli więc to samo zrobimy w przypadku codziennych zadań, wypracujemy strategię, dzięki której dojdziemy do wyznaczonych celów.
Planowanie pracy – jak zacząć?
Choć wydawać się może, że nie ma nic prostszego niż planowanie pracy, warto zdać sobie sprawę, że także tej czynności trzeba się nauczyć, a wielu osobom początkowo sprawia ona duże problemy. Przede wszystkim nie zawsze wiemy, w jaki sposób do tego podejść, na czym się skupić i co zrobić, by wszystko szło zgodnie z wyznaczoną listą.
Po pierwsze warto zacząć od metody małych kroków. Sprawdzi się ona nie tylko na początku. Planujmy z dnia na dzień lub tego samego dnia na początku pracy. Podzielmy nasz kalendarz, planer czy inne miejsce, w którym będziemy tworzyć listy zadań, na dwie części – zadania pilne i dodatkowe, które nie mają określonego terminu lub których deadline jest odległy. Zapiszmy wszystko, co MUSIMY zrobić danego dnia, zaczynając od tego, co jest najważniejsze i najpilniejsze. Jeżeli wykonamy wszystko z naszej listy, możemy sprawdzić, czy mamy jeszcze czas i siły na to, co znajduje się w części zadań dodatkowych. Warto wykreślić każdą zrobioną rzecz – może być to element motywujący, widzimy bowiem, jak wiele zadań udało się nam wykonać i jak produktywny był to czas.
W przypadku złożonych zadań, które składają się z kilku etapów, wypiszmy każdy z nich, nie tylko po to, aby o niczym nie zapomnieć, lecz także, aby mieć świadomość, ile mamy do zrobienia. Czasami wykonujemy zadania mechanicznie i wydaje nam się, że wszystko wiemy, jednak w ostateczności coś pomijamy. W takim wypadku lista kontrolna może nam zdecydowanie pomóc.
Planowanie pracy online czy offline?
Lepiej planować w specjalnym planerze, kalendarzu, zeszycie, a może w przeznaczonych do tego aplikacjach? Tutaj nie ma zasady i każdy powinien używać tego, co jest dla niego najlepsze i najwygodniejsze. Warto więc początkowo spróbować każdej z metod, pobrać kilka aplikacji, testować i znaleźć coś dla siebie.
Czy planowanie pracy musi dobrze wyglądać?
Coraz popularniejszy jest tzw. bullet journaling– wiele osób przykłada dużą wagę do tego, jak prezentują się ich notatki. Mnóstwo kolorów, wzorów, znaczników, uporządkowanie czy staranność pomagają ludziom w zapanowaniu nad chaosem i planowaniu pracy. Nie znaczy to oczywiście, że wszyscy powinni zakupić zestaw zakreślaczy, a bez rysunków tworzenie list nie ma sensu, jednak wielu z nas jest wzrokowcami i tego typu podział zadań może naprawdę pomóc.
Na rynku jest też dostępnych wiele planerów i notesów, które z pewnością spodobają się wszystkim przywiązującym wagę nie tylko do treści, lecz także do wyglądu notatek. Wzorów i wersji naprawdę nie brakuje. I choć odpowiedź na pytanie: „Czy planowanie pracy musi dobrze wyglądać?” brzmi nie, to warto spróbować zadbać o ich estetykę. Dzięki temu nic nam nie umknie.
Powodzenie planowania pracy – od czego zależy?
Niektóre osoby próbujące wprowadzić do swojego życia planowanie pracy, popełniają kilka błędów, które szybko zniechęcają ich do dalszego tworzenia list. Dlatego, aby proces ten miał szanse na powodzenie, należy unikać kilku często powtarzających się błędów.
Przede wszystkim musimy za każdym razem ustalić margines błędu. Planowanie pracy co do minuty każdego dnia z pewnością nie wpłynie dobrze na nasz zapał do pracy. Zazwyczaj w takim przypadku nawet małe przesunięcie jednego z zadań sprawia, że jesteśmy coraz bardziej zdenerwowani, sfrustrowani i przede wszystkim nie mamy motywacji. Dlatego za każdym razem warto pomyśleć o tym, że potrzebujemy dodatkowego czasu, na niespodziewany odpoczynek, coś, co nam wypadnie po drodze czy po prostu z powodu nagłego spadku energii.
Często również wybiegamy za daleko, planujemy pracę na następnych kilka miesięcy i okazuje się, że jedna zmiana powoduje, że całe listy są już właściwie nieaktualne. Skupmy się na najbliższym czasie i zrezygnujmy z dokładnego planowania za długich okresów.
Planowanie pracy bywa również mało realne. Stawiamy przed sobą tyle zadań, że zwyczajnie nie jesteśmy w stanie się z nimi uporać. Pamiętajmy, że jesteśmy tylko ludźmi, nie cyborgami, nie możemy się zaprogramować i działać bez przerwy. Starajmy się, aby lista obowiązków była możliwa do wykonania. Jeżeli planujemy pracować przez 8 godzin, a zapiszemy 10 zadań, z których na każde potrzebujemy przynajmniej godzinę, to wnioski nasuwają się same. Lepszym sposobem jest zapisanie niezbędnego minimum i ewentualne dodawanie kolejnych zadań.
Jeżeli mamy do wykonania wiele zadań, ale mimo wszystko nie możemy się za nie zabrać i w gruncie rzeczy nasza praca staje się całkowicie nieefektywna, warto spróbować planowania pracy. Dzięki temu będziemy dokładnie wiedzieć, co musimy zrobić, na kiedy i na jakim etapie jesteśmy. Pomoże to uporządkować chaos, robić więcej i skuteczniej. Powinniśmy jednak podejść do tego z dystansem, by nie zacząć popełniać błędów, które skutecznie uprzedzą nas do takiej formy organizacji swojego czasu.
