Poradnik Pracownika

Planowanie pracy - dowiedz się co robisz źle i co możesz robić lepiej?

Planowanie pracy to bardzo popularny współcześnie temat. Żyjemy coraz szybciej, robimy coraz więcej, nic więc dziwnego, że potrzebujemy motywacji i odpowiedniej organizacji, aby oprócz pracy mieć też życie prywatne, odnaleźć równowagę i być efektywnym. Jednak zdarza się tak, że mimo przeczytanych artykułów, wziętych do serca rad, posiadanych notatników planowanie pracy nie idzie tak, jakbyśmy tego chcieli. Co robimy źle? Jakie błędy mogą sprawiać, że kolejny raz zwątpimy w moc dobrej organizacji? Przeczytaj niniejszy artykuł, gdzie postaramy się odpowiedzieć na to pytanie.

Dlaczego planowanie pracy może pomóc?

Wiele osób nie wierzy w skuteczność planowania pracy, między innymi dlatego, że własne próby organizacji nigdy im nie wyszły. Plusów zaplanowanego działania jest jednak sporo i jeżeli mamy problemy z efektywną pracą, warto o tym pomyśleć. Przydatne będzie to zarówno dla pracowników biurowych, jak i tych, którzy pracują zdalnie. Dzięki temu można wykonywać powierzone zadania oraz zyskać równowagę między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak, gdy nie zabierzemy się za planowanie pracy odpowiednio, szybko możemy stracić zapał i kolejny raz stwierdzić, że nic z tego nie będzie.

Jak nie planować pracy?

Co sprawia, że planowanie pracy nam nie wychodzi? Jakie błędy popełniamy i co robimy źle?

  1. Teoria nie ma zastosowania w praktyce
    Czytasz każdy artykuł o planowaniu i organizacji czasu pracy, wiesz o tym zagadnieniu niemal wszystko, kupiłeś rzeczy, które wydają ci się niezbędne w tym procesie i… nic się nie dzieje. Nadal nie możesz się zorganizować, teoria nic ci nie daje, przestajesz wierzyć, że planowanie może ci pomóc.

    W materiałach opisujących planowanie pracy chodzi przede wszystkim o to, by każde rady z jakimi się zapoznajemy nie tylko poznawać w teorii, lecz także przekładać na praktykę. Prosto powiedzieć, że coś nie wychodzi, jeżeli tak naprawdę nie spróbowaliśmy. Wcielenie podpowiedzi w życie jest kluczowym elementem organizacji. Nic nie przyjdzie samo, a praca nie uporządkuje się wraz z zakupem kolejnego planera, który będzie kurzył się przez cały rok na półce.

  2. Złe oszacowanie czasu wykonywania zadań
    Rozpisujesz sobie wszystkie zadania, które chcesz wykonać danego dnia. Okazuje się jednak, że znowu coś ci wyskoczyło, czegoś nie dało się zrobić, a koniec końców nie wykreśliłeś nawet połowy zadań ze swojej listy. Narasta w tobie frustracja, czujesz, że możesz lepiej i więcej.

    Zanim rozpoczniesz planowanie pracy, musisz zastanowić się nad tym, ile czasu zajmuje ci zrobienie danego zadania. Jeżeli na przykład napisanie tekstu zajmuje ci 2 godziny, nie możesz wpisać na listę 10 artykułów. Pamiętaj również, że musisz robić sobie przerwy, może wypaść ci nieumawiane wcześniej spotkanie, możesz źle się poczuć… W związku z tym czasu ubywa, a zadań na twojej liście wcale nie. Możesz czuć się z tym źle i wyrzucać sobie, że nie pracujesz odpowiednio dobrze, tak naprawdę jednak przeceniasz swoje możliwości i pragniesz niemożliwego.

  3. Trzymanie się czasu, nie zadania
    Rozpoczynasz planowanie i ustalasz zadania co do godziny. Tymczasem w czasie, kiedy zaplanowałeś kolejny obowiązek, szef wzywa cię na rozmowę, do miasta przyjeżdża dawno niewidziany kuzyn, zepsuła ci się myszka od komputera itp. W związku z tym wszystkie zadania przesuwają się, a ty kolejny raz te mniej ważne przerzucasz na jutro.

    Postaraj się działać zadaniowo. Nie możesz przewidzieć wszystkiego, w związku z czym lepiej nie planować pracy co do minuty. Jeżeli będziesz widział, że wszystko się przesuwa, niepotrzebnie się zdenerwujesz, a spięty na pewno nie będziesz pracować wydajniej. Wypisz zadania, które chcesz wykonać, a nie godzinę, o której chcesz się za to zabrać.

  4. Nieodpowiedni system pracy
    Planujesz sobie dzień, w którym wykonujesz tylko jeden typ zadań. Chcesz być w porządku ze sobą i w końcu wypełniać zadania zapisane w kalendarzu, ale już w połowie dnia monotonność pracy sprawia, że jesteś zmęczony i pracujesz wolniej. Wykonujesz najłatwiejsze zadania na początku, a później nie wyrabiasz się, ponieważ po południu nie masz już energii na to, co najważniejsze. Z twoich planów znowu nic nie wynika, bo jesteś zbyt zmęczony i wypalony, by wykreślać kolejne punkty.

    Zastanów się, jaki system pracy preferujesz. Być może uwielbiasz robić powtarzalne zadania tego samego dnia, a może wręcz przeciwnie - musisz coś zmieniać, bo w innym przypadku jesteś zmęczony i twoja motywacja spada? Sprawdź, co jest dla ciebie najlepsze i w jaki sposób pracuje ci się najwygodniej. Dopiero wówczas zaplanuj swój dzień pracy i działaj tak, jak wolisz.

  5. Brak marginesu błędu
    Planujesz wszystko co do minuty i zapominasz o przerwach. Nie przewidujesz niczego nieoczekiwanego. W związku z tym każde niespodziewane wydarzenie burzy twój cały plan dnia.

    Początkowo staraj się planować zadania w czasie dwa razy dłuższym niż teoretycznie tego potrzebujesz lub ustal sobie np. pół godziny przerwy pomiędzy zadaniami. Dzięki temu nie przerazi cię tramwaj, który się spóźnia, zepsuty monitor, problemy z internetem czy przedłużające się spotkanie.

  6. Oszukiwanie samego siebie
    Jesteś zadowolony, bo z listy skreśliłeś dzisiaj 10 zadań. Jeżeli jednak przyjrzysz się im bliżej, każde zadanie to po prostu napisanie maila do klienta. Zamiast jednego zbiorczego zadania tworzysz 10, by poczuć się lepiej, wmawiając sobie, że zrobiłeś dużo, choć tak naprawdę dzień pracy nie był owocny.

    Grupuj zadania, nie oszukuj siebie, z pewnością wcale nie sprawi to, że lepiej się poczujesz i bardziej zmotywujesz. Bądź ze sobą szczery - rozliczaj się z tego, co robisz przed sobą, a planowanie pracy stanie się nie tylko efektywne, ale także przyjemne. 

  7. Wielozadaniowość                                                                                                     Wielozadaniowość jest w cenie. Robisz więc wiele rzeczy jednocześnie, a w związku z tym tak naprawdę nie doprowadzasz niczego do końca lub nie jesteś z tego w pełni zadowolony. Efekty końcowe są marne, a ty tracisz koncentrację i motywację do dalszych działań.

    Wielozadaniowość co prawda jest bardzo popularna, ale nie jest dla każdego. Nie daj sobie wmówić, że im więcej robisz jednocześnie, tym lepszym jesteś pracownikiem. Jeżeli ten system ci nie odpowiada, po prostu wykonuj zadania po kolei i skupiaj się w tym samym czasie tylko na jednym z nich. Efekty mogą cię zachwycić, a koncentracja poprawi jakość pracy.