Wyznaczanie priorytetów metodą APM

Kiedy chcemy pracować efektywnie i produktywnie, zazwyczaj planujemy swoje zadania. Co więcej, często pojawiają się również takie aktywności, które nie tylko musimy, lecz także (albo przede wszystkim) chcemy wykonać i na nie także potrzebujemy wolnej chwili. W takiej sytuacji często pojawia się jeden problem: za mało czasu, za dużo aktywności. W takiej sytuacji warto pomyśleć o wyznaczaniu tego co najważniejsze. Jak to zrobić? Dlaczego warto? Jak wygląda wyznaczanie priorytetów metodą APM? Podpowiadamy w niniejszym artykule.

Planowanie pracy a priorytety

Szukamy wielu sposobów na to, by pracować efektywnie, a dni spędzać jak najbardziej produktywnie. Znajdujemy sobie mnóstwo aktywności i każdą z nich chcemy się zająć. W pracy czekają nas nie tylko codzienne zadania, lecz także spotkania, skrzynka pełna wiadomości, klienci. Czasami trudno sobie z tym wszystkim poradzić.

Dlatego też szukamy sposobów na jak największą produktywność i skuteczność. Jednym z nich z całą pewnością jest planowanie swojej pracy, robienie list. Jednak może się okazać, że zadań na nich jest znacznie więcej niż czasu, który jesteśmy w stanie na nie poświęcić.

W takim przypadku bardzo ważne może okazać się określanie tego, co najważniejsze. Zdarza się, że wystarczy intuicja i już wiemy, czym mamy się zajmować i co jest najważniejsze. Jednak nie zawsze tak jest i w takim przypadku warto skorzystać z dostępnych metod, by takie istotne zadania sobie wyznaczać.

Czym się zająć, kiedy mamy dużo na głowie? Priorytetami, czyli zadaniami, które są szczególnie ważne i które zwyczajnie musimy wykonać. Często to my czujemy, że jest to dla nas istotne, nierzadko jednak ta ważność zadań jest też narzucona, jeśli dążymy do konkretnego celu.

Jeśli czujemy się zagubieni, co może się wydarzyć, ponieważ każdego dnia czeka nas wiele zadań, możemy nieświadomie skupiać się na tym, co tak naprawdę nie ma na nas i naszą pracę większego wpływu. Będzie to nam zabierało energię, którą moglibyśmy wykorzystać na to, co da nam realne korzyści.

Istnieje wiele sposobów, by przekonać się, co jest dla nas najkorzystniejsze i najważniejsze. Jedną z nich jest wyznaczanie priorytetów metodą APM, którą omówimy w niniejszym artykule.

Wyznaczanie priorytetów metodą APM

Na czym polega wyznaczanie priorytetów metodą APM, czyli Action Priority Matrix? Przypomina ona nieco matryca Eisenhowera, dzięki której możemy pogrupować swoje zadania pod względem pilności i ważności. Tutaj także tworzona jest matryca składająca się z czterech ćwiartek, pozwalająca na uporządkowanie naszych planów.

Dzięki metodzie APM możemy przekonać się, które zadania powinniśmy wykonać jak najszybciej, a które możemy odsunąć w czasie, a nawet całkowicie z nich zrezygnować, ponieważ tak naprawdę nie są dla nas i naszego rozwoju istotne.

Action Priority Matrix pomaga nam jak najefektywniej wykorzystać czas, który posiadamy, nie tylko w życiu zawodowym, lecz także prywatnym. Jak wygląda macierz APM?

Oś pionowa określa wpływ danego zadania na osiągane wyniki (niski/wysoki), z kolei pozioma – nakład pracy, jaki jest konieczny do tego, aby dane zadanie wykonać (mały duży).

Tak jak wspominaliśmy wcześniej, podobnie do matrycy Eisenhowera także macierz w metodzie APM jest podzielona na cztery ćwiartki, w których znajdują się:

• I ćwiartka – szybkie wygrane (mały nakład pracy, wysoki wpływ) – są to takie zadania i projekty, na których z całą pewnością warto skupić się w pierwszej kolejności, ponieważ dają nam one najwięcej zwrotu przy małym nakładzie pracy. Nie wymagają od nas wysiłku, a przynoszą duże korzyści. Można więc z całą pewnością stwierdzić, że to działania najbardziej pożądane, co nie znaczy jednak, że jest ich najwięcej.
• II ćwiartka – główne projekty (duży nakład pracy, wysoki wpływ) – są to zadania, przy których zwrot jest bardzo duży, wpływ wysoki, jednak wymagają one dużych nakładów pracy, zazwyczaj są po prostu trudne. Takich działań zazwyczaj jest najwięcej i to na nie poświęcamy najwięcej czasu, jednak mimo że mogą być dla nas męczące, nie powinniśmy z nimi zwlekać.
• III ćwiartka – wypełniacze (mały nakład pracy, niski wpływ) – są to zadania i projekty na tak zwaną wolną chwilę. Nie wymagają od nas dużych nakładów pracy, jednak tak naprawdę mają też niski wpływ, co znaczy, że nie zwracają się na tyle zauważalnie, by poświęcać im więcej czasu. Zdarza się, że musimy je wykonać, jednak jeśli mielibyśmy wybór – nie zajmowalibyśmy się nimi wcale.
• IV ćwiartka – niewdzięczne zadania (duży nakład pracy, niski wpływ) – niewdzięczne zadania są trudne, pochłaniają wiele czasu, wymagają dużych nakładów pracy, jednak tak naprawdę wnoszą niewiele. Jeśli tylko nie musimy ich wykonywać, najlepiej zupełnie je pominąć. Poświęcimy bowiem na nie czas, który możemy z całą pewnością przeznaczyć na coś, co będzie miało na nas i naszą pracę realny wpływ. Jeśli coś trafi do tej ćwiartki, idealną sytuacją jest zupełne skreślenie tego z naszej listy zadań.

Wyznaczanie priorytetów metodą APM możemy przeprowadzić dowolnie. Dobrym sposobem będzie wypisanie wszystkich zadań na liście i ich analiza pod kątem nakładu pracy i wpływu. Następnie każde zadanie umieszczamy w odpowiedniej ćwiartce.

Dzięki temu niektóre punkty z listy zostaną zupełnie usunięte, będziemy mogli określić, ile czasu mogą nam zająć pozostałe zadania i którymi zająć się w pierwszej kolejności.

Wyznaczanie priorytetów może zwiększyć naszą efektywność, produktywność i pomóc osiągnąć postawione sobie cele. Dlatego też warto korzystać z metod, które mogą nam ułatwić ten proces.