Jak dobrze zaplanować grafik pracy freelancera?

Wielu pracowników etatowych, którzy dni spędzają w biurze, mają narzucony grafik pracy i wiedzą, w jakich godzinach muszą wykonywać swoje zadania, uważa, że freelancerzy muszą posiadać jakieś tajemnicze moce, skoro mogą pracować kiedy chcą, w każdego miejsca, na przykład łóżka i mogą się w ogóle skupić. Rzeczywiście pełna koncentracja w warunkach domowych może być trudna, ale nie tylko ta kwestia przeszkadza w wypełnianiu kolejnych punktów planu. Jak sporządzać grafik pracy, by się nie frustrować? Podpowiadamy!

Grafik pracy freelancera

Ustalenie stałego planu pracy w przypadku freelancera może być trudne. Jednak grafik pracy może być bardzo pomocny, by w codziennym nawale obowiązków nie pogubić się i zawsze wiedzieć, co jest najważniejsze.

Nie da się jednak ukryć, że nieprawidłowo zaplanowany grafik pracy może być przyczyną frustracji i doprowadzać do całkowitego braku motywacji. Dlaczego tak się dzieje?

Kiedy grafik pracy może frustrować?

Grafik pracy może być naprawdę frustrujący – przede wszystkim wtedy, gdy wydaje nam się, że pracujemy już cały dzień, a z listy nie znikają zadania, kiedy często nie wyrabiamy się, przekładamy zadania na kolejny dzień. Mamy wrażenie, że sobie nie radzimy, nawet jeśli obiektywnie tego dnia zrobiliśmy naprawdę dużo, spoglądamy w grafik pracy i dochodzimy do wniosku, że wciąż pracujemy za mało. 

Taki sposób pracy może nie tylko doprowadzić do niszczącego pracoholizmu, lecz także sprawić, że szybko wypalimy się zawodowo. Są to bardzo poważne skutki, dlatego warto tak zorganizować swoją pracę, by do tego nie dopuścić.

Jak już wspominaliśmy, freelancer musi być dobrze zorganizowany – często pracuje on w domu, nie ma nad sobą nikogo, kto sprawdza, na jakim etapie prac jest, może sam wybierać godziny pracy, ale tak jak każdego pracownika obowiązują go terminy, w których musi się zmieścić i jeżeli nie będzie się potrafił odpowiednio zmotywować, szybko może się okazać, że traci klientów i kolejne zlecenia – niejako na własną prośbę. 

Odpowiednio zbudowany grafik pracy

Jak więc planować, by pozbyć się frustracji i być jak najbardziej efektywnym?

1.    Mierz siły na zamiary

Często freelancerzy wychodzą z założenia, że skoro najczęściej nie muszą nigdzie dojeżdżać, są swoimi szefami, wyznaczają sobie własne godziny pracy i właściwie jeśli chcą, mogą pracować całymi dniami, to mogą całą tygodniową pracę zmieścić na przykład w 3 dniach i cieszyć się dłuższym weekendem.

W związku z powyższym wyznaczają sobie każdego dnia mnóstwo zadań, nie biorąc pod uwagę, że czegoś mogą nie zrobić. Po drodze jednak często okazuje się, że niektóre z zadań są czasochłonne, ktoś zadzwonił i omawialiśmy projekt pół godziny, a po 17 nasza energia tak spadła, że nie mogliśmy się już zupełnie skupić i z 10 zadań na koniec dnia wykreślamy 3.

Trudno wytłumaczyć sobie wówczas, że te 3 zadania były ważne i trudne, a fakt, że udało nam się je zrobić, jest sukcesem. Widzimy tylko tych 7 nietkniętych zadań, które musimy przełożyć na kolejny dzień, w którym przecież mieliśmy już zaplanowanych innych 10 zadań i tym samym znowu w czwartek będziemy musieli zasiąść do pracy.

Wydawać nam się wówczas może, że nie radzimy sobie, pracujemy źle, nie doceniamy, ile udało nam się zrobić i przez jak trudne zadania przebrnąć. By grafik pracy nie przytłaczał, koniecznie należy mierzyć siły na zamiary i układać go realnie.

2.    Nie musisz zgadzać się na każde zlecenie

Początkującym freelancerom zdarza się zgadzać na każde zlecenie, które zostanie im zaproponowane – byle tylko nie stracić potencjalnego klienta, z którym możemy przecież podjąć kolejną współpracę w przyszłości. Przez to biorą sobie na głowę mnóstwo zadań i koniec końców okazać się może, że nie są w stanie ze wszystkim się wyrobić. Nie bójmy się odmawiać. Jak wspominaliśmy w punkcie pierwszym, musimy mierzyć siły na zamiary i wiedzieć, w którym momencie powiedzieć stop. To, że raz odmówiliśmy z braku czasu, nie znaczy, że ktoś nie zdecyduje się na skorzystanie z naszych usług ponownie.

3.    Nie planuj co do minuty

Zdarza się również, że planujemy grafik pracy co do minuty. I tutaj znowu powtarza się znany scenariusz – coś może nam wypaść, coś się przedłużyć, a my nie jesteśmy w stanie wykonać wszystkich zadań z listy. To naprawdę może sprawić, że zaczniemy sobie wyrzucać lenistwo i nieporadność, a często jest wręcz odwrotnie. Ramy czasowe są czasami potrzebne, jednak nie mogą być one wyznaczone co do minuty, ponieważ to się niemal nigdy nie sprawdzi, a jedynie pogorszy nasze samopoczucie i motywację do pracy.

4.    Daj sobie margines błędu

Ze wszystkich powyższych punktów wynika jedno – każdy potrzebuje marginesu błędu, bo grafik pracy nie zawsze może iść po naszej myśli. Ktoś może nam przerwać, może nagle będziemy musieli gdzieś wyjść albo pojawi się coś, co musimy zrobić natychmiast. W takiej sytuacji dodatkowy niezaplanowany czas z pewnością nam się przyda.

5.    Pozwól sobie na gorszy dzień

Boli cię głowa, źle się czujesz, a może od rana próbujesz coś robić i nic nie wychodzi? Jeśli możesz sobie na to pozwolić – zrób sobie dzień wolny. I tak niewiele dzisiaj zrobisz, a tylko zadręczasz się, że nic ci nie idzie. Wyjdź na spacer, pójdź spać, zrób coś, co pomoże ci odzyskać siły.

6.    Wykorzystuj dni wolne

Jeśli w środku tygodnia zdarzy ci się dzień, w którym nie będziesz mieć nic do zrobienia, możesz wykorzystać go na przykład do odpisania na zaległe maile, aktualizację strony internetowej i inne zadania, które odkładasz każdego dnia, dzięki temu pozbędziesz się poczucia, że marnujesz dzień, a zadania, które nie są pilne, jednak siedzą gdzieś z tyłu twojej głowy, w końcu znikną.