Poradnik Pracownika

Procedura OATS w planowaniu pracy - co warto wiedzieć?

Nie każdy potrafi zarządzać sobą w czasie. Tak naprawdę nie jest to łatwe zadanie, ponieważ czeka nas wiele przeszkód. Nie zawsze wiemy, jak się skoncentrować, jak być produktywnym, jak nie marnować czasu, który mamy przeznaczony na pracę. Doba każdego z nas ma 24 godziny, chcemy więc je wykorzystać jak najlepiej. Natomiast zdarzyć się może, że zamiast tego pracujemy niemal cały dzień, okazuje się, że prawie nic nie zrobiliśmy, czas przebiega nam przez palce, a my nie mamy czasu na odpoczynek. Dlatego tak wiele osób, nie tylko na etacie, lecz także prowadzących działalność i pracujących z domu, szuka sposobów, by zwiększyć swoją produktywność, pracować wydajnie i jak najlepiej wykorzystać każdą chwilę. Pomocna w planowaniu pracy może być procedura OATS. Na czym polega?

Codzienność pełna rozpraszaczy

Rozproszenie naszej uwagi nie jest dzisiaj wcale takie trudne. Wystarczy przecież chociażby telefon z włączonymi powiadomieniami. Co chwilę dźwięk wiadomości będzie sprawiał, że oderwiemy się od wykonywanych obowiązków. Często sprawdzenie „tylko jednej rzeczy” kończy się wielogodzinnym zerkaniem w telefon.

Rozprasza nas także wiele innych rzeczy, dodatkowo nierzadko staramy się działać wielozadaniowo, co także nie działa na naszą korzyść. Jeśli stracimy koncentrację na jednym zadaniu, powrót do pełnego skupienia może zająć nawet ponad 20 minut. Kiedy więc zajmujemy się kilkoma rzeczami jednocześnie, to skupienie tracimy właściwie cały czas!

Bardzo łatwo znaleźć zajęcie, które sprawi, że cały dzień, właściwie nie wiadomo kiedy, przeleci nam przez palce, a my nie zrobimy w tym czasie nic produktywnego. Dla wielu osób taka sytuacja jest bardzo frustrująca. Chcemy być produktywni między innymi dlatego, że o tym co niezrobione nie możemy zapomnieć. Ciągle mamy to gdzieś „z tyłu głowy”, a w takiej sytuacji trudno skoncentrować się na czymś innym czy po prostu odpocząć.

Z pewnością wielu z nas miewa takie dni, które rozpoczynamy z nastawieniem, że od rana będziemy pracować jak mrówki, wykonywać zadanie za zadaniem, szybko i sprawnie, tak aby być w pełni usatysfakcjonowanym, a kiedy przychodzi co do czego, okazuje się, że jest już 13.00, siedzimy przy biurku od 7.00, zadania są rozgrzebane, ale właściwie nie zrobiliśmy nic. Obiecujemy sobie, że nadrobimy wieczorem, wracamy do domu, pozwalamy sobie na chwilę odpoczynku i… tak bardzo się on przeciąga, że zamiast nadrabiania wybieramy sen, choć stresujemy się, czy ze wszystkimi zadaniami zdążymy w terminie.

Dla wielu osób jest to niezwykle frustrujące i stresujące. Sprawia, że czujemy się zdenerwowani, przemęczeni, wydaje nam się, że z niczym sobie nie poradzimy.

To dlatego tak wiele osób szuka sposobów, aby jak najlepiej zarządzać sobą w czasie – by wykonać wszystkie swoje obowiązki, nie zawalać terminów, znaleźć czas zarówno na pracę, jak i na odpoczynek i nie czuć, że ciągle coś idzie nie po naszej myśli, a tym samym pozbyć się też stresu, który nam towarzyszy, kiedy planowanie i produktywność nie są naszą mocną stroną.

Praca musi mieć cel

Aby pracować efektywnie i być produktywnym, musimy wiedzieć, po co to tak właściwie robimy. W końcu wykonywanie zadań dla samego ich wykonywania wcale nie jest motywujące. Dlatego też tak wiele osób motywuje cel. Kiedy wiemy, po co wymagane są od nas zadania żmudne czy monotonne, nawet one są prostsze do przejścia.

Próby zarządzania sobą w czasie mogą pójść na marne, jeśli po prostu będziemy spisywać listę zadań, ale nie będą one miały jasnego celu. Oczywiście nie zawsze tak jest, ale w wielu przypadkach chcemy wiedzieć, co stoi na końcu drogi i dlaczego tam podążamy.

Dla osób, które muszą widzieć powiązanie między tym, co robią, a tym do czego dążą, doskonale sprawdzić się może procedura OATS. Na czym polega? W jaki sposób z niej korzystać?

Procedura OATS

Procedura OATS (z ang. owies) została opisana przez Mike’a Claytona w książce „Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania”.

OATS to akronim. Co oznacza?

  • O – outcomes – wyniki,
  • A – activities – działania,
  • T – time – czas,
  • S – schedule – plan.

Na czym polega procedura OATS?

Procedura OATS pomaga w planowaniu pracy i zarządzaniu sobą w czasie.

O – outcomes – wyniki
Pierwszym krokiem, który należy podjąć, jest wypisanie wszystkich wyników, które chcemy osiągnąć w tym tygodniu, miesiącu czy roku. Są to nasze cele, do których chcemy dążyć.

Pamiętajmy jednak, że nie powinno być ich zbyt wiele. Od 3 do 6 zdecydowanie wystarczy. Jeśli jest ich więcej, wybierz te, które uważasz za najważniejsze.

A – activities – działania
Kolejnym krokiem jest stworzenie następnej listy, na której rozpisujemy wszystkie działania, które musimy wykonać, aby osiągnąć wskazany wcześniej wynik.

Dzięki tej liście będziemy dokładnie widzieć, jak wygląda nasza droga do celu, w którym jej momencie jesteśmy, jak dużo nam jeszcze zostało.

T – time – czas
To ten element procedury, który często sprawia najwięcej problemów. Następnie bowiem należy określić czas wykonywania zadań, co może nie być proste, szczególnie jeśli robimy coś po raz pierwszy.

Początkowo wyznaczmy ramy czasowe zadań, które wcześniej wykonywaliśmy. Nowe zadania warto podzielić na mniejsze części, oszacować czas, a następnie go zsumować.

S – schedule – plan
Kiedy już wiesz, do czego dążysz i jakie zadania musisz w związku z tym wykonać, możesz przejść do ich realizacji według harmonogramu.

Procedura OATS może nam pomóc w drodze do celu, dlatego też warto się z nią zapoznać i wypróbować ją w naszej codziennej pracy.