Poradnik Pracownika

Metoda Ivy Lee – czyli pomoc w produktywności

Codziennie w pracy mamy do wykonania wiele zadań, nierzadko dopada nas prokrastynacja, nie wiemy, w co włożyć ręce, więcej czasu zajmuje nam zaplanowanie, co powinniśmy wykonać niż konkretne działanie. W związku z tym po całym dniu spędzonym za biurkiem okazuje się, że za nami co najwyżej jeden wykreślony punkt z całej długiej listy. Nic więc dziwnego, że wielu pracowników chce podnosić swoją produktywność. W związku z tym szukają oni sposobów, które mogą ten proces ułatwić. Pomocna może być w tym przypadku metoda Ivy Lee, która pozwala w krótkim czasie znacznie poprawić efektywność naszych działań. 

Wymarzona produktywność

Poczucie zmarnowanego dnia dla wielu osób jest niezwykle frustrujące. Obiecujemy sobie, że tym razem będzie inaczej, odrzucimy wszelkie przeszkadzacze, wyłączymy telefon, zablokujemy niepotrzebne w pracy strony internetowe, nie będziemy ciągle sprawdzali maila. Zajmiemy się sobą dopiero, kiedy wykonamy wszystkie zadania wyznaczone na dzisiaj.

Mija jednak kolejny dzień, w którym trudno było nam się skupić, większość dnia spędziliśmy na komunikatorze, z naszej listy skreśliliśmy jedno zadanie, a i tak nie jesteśmy z niego zadowoleni. Wszystko odwlekamy na inny termin, bo wydaje nam się, że mamy jeszcze dużo czasu. Ostatecznie, gdy zbliża się deadline, nie odrywamy się od pracy, jesteśmy zmęczeni i… obiecujemy sobie, że następnym razem będzie już zupełnie inaczej!

Błędne koło trwa, a my czytamy kolejne artykuły o tym, jak podnieść swoją produktywność. Jednak niektóre z metod mogą się nam wydawać niezwykle pracochłonne, w związku z tym nasze działania kończą się na czytaniu właśnie. 

Na początku naszej drogi do produktywności, która często daje nam dużą satysfakcję i spokój, a także motywuje do dalszej pracy, warto szukać metod skutecznych, ale niewymagających dużych nakładów pracy.

A co jeżeli możemy znacznie poprawić naszą produktywność w 10 minut? Brzmi kusząco. Poza tym nic nie tracimy i warto poświęcić ten czas chociażby po to, by spróbować. Na czym polega metoda Ivy Lee? Odpowiadamy!

Trochę historii

Ivy Lee (1877–1934), specjalista ds. reklamy, uznawany jest za twórcę współcześnie rozumianego Public Relations. Doskonale rozumiał także produktywność i wiedział, jak ją zwiększać. 

W 1918 roku zgłosił się do niego z prośbą o pomoc Charles Schwab, który zarządzał firmą Bethlehem Steel. Chciał on zwiększyć produktywność swoich pracowników, poprosił więc Ivy’ego Lee o pomoc. Ten przystał na to, podkreślając, że potrzebuje 15-minutowej rozmowy z każdym pracownikiem i będzie to wystarczające. Nie określił swojego wynagrodzenia, zaznaczył, że jeśli Schwab zauważy efekty, sam prześle mu kwotę, którą uzna za odpowiednią. 

Trzy miesiące później Lee otrzymał czek opiewający na 25 tysięcy dolarów, które są równowartością dzisiejszych 400 tysięcy dolarów. Jest to dobitne potwierdzenie, że się udało. W czasie, gdy Schwab zarządzał Bethlehem Steel, była to druga co do wielkości firma w Stanach Zjednoczonych oraz jedna z najważniejszych na świecie zajmująca się produkcją stali.

Co takiego przekazał Ivy Lee pracownikom? Dlaczego metoda Ivy Lee okazała się tak skuteczna? Jak zwiększyć swoją produktywność w 10 minut? 

Metoda Ivy Lee

Co w 15 minut przekazał Ivy Lee pracownikom firmy zarządzanej przez Schwaba? 

  1. Ostatnim zadaniem każdego dnia pracy powinno być zrobienie listy zadań na jutro. Potrzebne są jedynie kartka i długopis.

  2. Z listy wybieramy maksymalnie 6 zadań do wykonania kolejnego dnia.

  3. Grupujemy zadania od najważniejszego (najlepiej przepisać je sobie w prawidłowej kolejności, zakreślenia czy numeracja mogą wprowadzać chaos).

  4. Następnego dnia zaczynamy od tego zadania, które jest pierwsze na liście.

  5. Nie możemy rozpocząć kolejnego zadania, jeśli nie zrobiliśmy jeszcze poprzedniego.

  6. Jeśli nie wykonamy czegoś danego dnia, przenosimy to zadanie na kolejny dzień.

Oczywiście dzisiaj możemy te zasady nieco zmodyfikować. Lista zadań wcale nie musi zamykać się na sześciu. Równie dobrze mogą to być na przykład 3 zadania. Wszystko zależy od tego, jak pracujemy. 

Dlaczego metoda Ivy Lee okazała się tak skuteczna?

Co sprawiło, że metoda okazała się tak skuteczna? 

Przede wszystkim pracownik, który poprzedniego dnia przygotuje sobie listę zadań na dzień kolejny, nie musi już poświęcać poranka na zastanawianie się, co właściwie powinien zrobić i od czego zacząć. Rozpoczyna dzień pracy od konkretnych zadań, od razu może zacząć działać. Dzięki temu ma na to znacznie więcej czasu.

Co więcej, wyznacza on priorytety, co również jest bardzo pomocne, ponieważ nie poświęca zbyt dużej uwagi na to, co tak naprawdę nie jest istotne. Dzięki temu nie tylko dotrzymuje terminów, lecz także bardziej przykłada się do tego, co robi.

Metoda Ivy Lee wyklucza też wielozadaniowość, która często przeszkadza w produktywności. Dopiero kiedy zakończymy jedno zadanie, możemy rozpocząć kolejne. Dzięki temu nie tracimy koncentracji, której odbudowanie także zabiera sporo czasu.

Warto jednak podkreślić, że metoda Ivy Lee może nie sprawdzić się u osób, które już postawiły pierwsze kroki w walce o produktywność i chcą planować cele długoterminowe. Sprawdza się ona z dnia na dzień.

Jeśli mamy problem ze skupieniem się na zadaniach, warto skorzystać z metody Ivy Lee. Nie wymaga ona dużych nakładów pracy i czasu, a może sprawić, że prokrastynacja przestanie być naszą bolączką.