Poradnik Pracownika

Zasada 2 minut – na czym polega i czy warto ją stosować?

Organizacja czasu nie zawsze jest łatwa, często wymaga wielu prób i błędów, jej nauka może być naprawdę męcząca i frustrująca, szczególnie jeśli często dopada nas prokrastynacja. Przyjęło się, że aby dobrze zacząć dzień i sprawić, by był jak najbardziej produktywny, warto zacząć od zadań najtrudniejszych i najbardziej czasochłonnych – chodzi o to, aby „połknąć żabę”, a później będzie już z górki. Jeśli uporamy się z czymś, co jest wymagające, późniejsze zadania to będzie „pikuś”. Jest w tym dużo racji i dla wielu osób będzie to rozwiązanie idealne. Jednak co zrobić, jeżeli nie możemy się skupić na dużym zadaniu nawet na początku pracy, bo rozpraszają nas inne kwestie? Tutaj z pomocą może przyjść zasada 2 minut. Na czym polega? Czy warto ją stosować w codziennych zadaniach?

Ciągłe próby i ciągła nauka

Jeśli w ciągu dnia mamy do zrobienia wiele różnorodnych zadań, nasza lista to do zdaje się nie mieć końca, a my wciąż tkwimy na jej początku, dopada nas frustracja i zniechęcenie. Co zrobić, żeby prokrastynacja nie miała nad nami aż tak dużej władzy? Nauczyć się organizacji czasu.

Łatwo powiedzieć, znacznie trudniej zrobić. Organizacja czasu pracy to temat niezwykle szeroki. Możemy znaleźć mnóstwo metod, porad, sposobów na uporządkowanie swoich obowiązków. Znalezienie czegoś odpowiedniego dla siebie w takim gąszczu możliwości nie jest proste i w wielu przypadkach trwa długie miesiące. Nie warto jednak się poddawać w walce o produktywność.

Nie kończmy tylko na czytaniu o metodach organizacji – próbujmy, ćwiczmy, uczmy się, tylko dzięki temu odnajdziemy to, co naprawdę nam odpowiada. Nie ma bowiem jednej głównej zasady, która zadziała u każdego.

Połknąć żabę czy zostawić ją na deser?

Wspominaliśmy już o tym, że jedna z metod organizacji czasu to tak zwane połknięcie żaby. Wielokrotnie jest ona podnoszona jako jedna z najlepszych w osiągnięciu dobrych wyników i skreślaniu zadaniach z naszej listy. Jednak warto pamiętać, że nie zawsze i nie u każdego się sprawdzi.

Połknięcie żaby to wykonanie największego, najtrudniejszego zadania na początku dnia pracy. To dobry czas, ponieważ mamy wtedy zazwyczaj najwięcej energii, jesteśmy wypoczęci, nasz mózg najlepiej pracuje. Mamy więc największe szanse, że sobie z nią poradzimy. Jednak zdarza się, że nawet wtedy nasze myśli wędrują w zupełnie inne miejsca, wcale nie czujemy się zmotywowani, coś ciągle ciąży nam z tyłu głowy.

W takim przypadku warto skorzystać z innej metody. Zasada 2 minut może nam pomóc w sprawnym przejściu do wykonania zadania, które określamy jako żabę. Przesuniemy je tylko o kilka minut, a najpewniej będziemy w znacznie lepszej kondycji i szybciej zyskamy koncentrację. Na czym więc polega za reguła?

Zasada 2 minut – na czym polega?

Przygotuj przed pracą swoją listę zadań. Spójrz na nią i określ czas wykonania poszczególnych zadań. Oczywiście to tylko szacunek, nie musi być to niezwykle dokładne, zresztą nie jest to do końca możliwe. Jeśli zauważysz na swojej liście zadania, które zajmą ci do dwóch minut – wykonaj je od ręki.

Takie zadania to zazwyczaj odpowiedzi na maila, odczytanie wiadomości, telefon do klienta czy w inne ważne miejsce, zarezerwowanie sali na spotkanie, przekazanie komuś informacji, wydrukowanie dokumentu itd. Jeśli zostawimy je na później, zaczynając od rzeczy bardziej wymagających, mogą nam one ciągle chodzić po głowie – szczególnie jeśli na przykład nas stresują (telefony bywają dla wielu osób dużym stresem).

Dlatego też rozprawmy się z nimi na samym początku dnia i szybko skreślmy je z naszej listy obowiązków. Dopiero później rozpocznijmy działanie nad wspomnianą już tutaj kilkakrotnie żabą. Ze spokojną głową i mniejszą lista to do.

Zasada 2 minut
Jeśli zadanie zajmie ci mniej niż dwie minuty, zrób je od razu i to od niego rozpocznij swój dzień pracy

 

Dobre strony zasady 2 minut

Dlaczego warto rozpocząć swój dzień od zastosowania zasady 2 minut? Jakie są jej dobre strony i jak może na nas zadziałać?

Przede wszystkim będziemy mieli spokojniejszą głowę. Jak już wspominaliśmy, takie teoretycznie proste, niewymagające zadania, mogą być dla nas stresujące. Będziemy się więc zajmować innym zadaniem, ale stale myśleć o tym, że za jakiś czas musimy zadzwonić na przykład do trudnego klienta czy umówić się na ważne spotkanie. Teoretycznie robimy coś innego, ale w praktyce i tak myślimy o czymś innym, więc nasza produktywność wcale nie znajduje się wtedy na satysfakcjonującym nas poziomie. Wystarczy poświęcić kilka pierwszych minut dnia na uporanie się z szybkimi obowiązkami i spokojnie możemy zabrać się do pracy.

Jeśli na naszej liście jest mnóstwo zadań, ich wykreślanie działa na nas bardzo motywująco. Wyobraźmy sobie, że mamy 15 podpunktów na liście, w tym 6 krótkich, których wykonanie zajmie mniej niż 2 minuty. Zaczynamy od najtrudniejszego i po dwóch godzinach pracy nadal niczego nie wykreślamy. Denerwujemy się, mamy wrażenie, że z niczym nie zdążymy, na czym cierpi nasza praca. A gdyby tak zastosować zasadę 2 minut? Wykonamy pierwszych 6 zadań w mniej więcej 15 minut, na liście pozostanie ich 9, a my będziemy mieli jeszcze na nie właściwie cały dzień pracy. Działa to jak najbardziej motywująco i znacznie wpływa na naszą produktywność.

Poza tym im częściej będziemy je przekładać, tym więcej czasu zajmie samo ich planowanie. Okaże się, że przepisywanie ich z listy na listę było bardziej czasochłonne niż ich wykonanie, a chyba nie o to nam chodzi, kiedy chcemy się zorganizować.

Dlatego też zasada 2 minut może nam bardzo pomóc w codziennym wykonywaniu obowiązków. Warto ją wypróbować i sprawdzić, czy jest doskonałym rozwiązaniem także dla nas.