Odpracowanie dnia wolnego po przepracowaniu normy

Niekiedy, w celu umożliwienia pracownikom dłuższego nieprzerwanego wypoczynku, np. związanego ze świętami, pracodawcy wyznaczają dni wolne w innych terminach niż zwykle, przykładowo nie – jak zazwyczaj – w sobotę, lecz w innym dniu tygodnia.  Czy odpracowanie dnia wolnego po przepracowaniu normy czasu pracy jest możliwe? Wyjaśniamy w artykule! 

Godziny i dni do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym

Zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy, czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

W art. 130 kp zawarto, w jaki sposób pracodawca powinien ustalić, ile dni i godzin są zobowiązani przepracować jego pracownicy w ramach danego okresu rozliczeniowego, zgodnie z normami czasu pracy określonymi w art. 129 § 1. Stosownego obliczenia dokonuje się:

• mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym;
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku;
• odejmując od otrzymanego wyniku po 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela.

Przykład 1.

Przyjętym przez pracodawcę okresem rozliczeniowym czasu pracy jest miesiąc kalendarzowy. W październiku 2021 r. mamy 4 tygodnie, w dniach 4–10 (pierwszy), 11–17 (drugi), 18–24 (trzeci) i 25–231 (czwarty). Pozostałe dni października – przypadające od poniedziałku do piątku – to 1 (piątek), czyli 1 dzień. W październiku 2021 r. nie występuje święto przypadające w innym dniu niż niedziela. W związku z powyższym dokonujemy następującego obliczenia:

40 godzin × 4 tygodnie = 160 godzin

+

8 godzin × 1 dni = 8 godzin.

Jako wynik otrzymujemy 168 godzin do przepracowania w październiku 2021 r.

Dzieląc tę liczbę przez 8 godzin (dzienną normę dobową), ustalamy, ile dni należy przepracować w analizowanym miesiącu. Z dokonanego obliczenia wynika, że w październiku 2021 r. mamy do przepracowania 21 dni (168 godzin / 8 godzin = 21 dni).

Pięciodniowy tydzień pracy

Ustalona w wyżej zaprezentowany sposób liczba dni do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiada zawartej w art. 129 § 1 kp normie przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. To oznacza, że np. w marcu 2020 r. jest 9 dni wolnych od pracy (31 dni marca - 22 dni pracy = 9 dni wolnych), obejmujących niedziele oraz inne dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Ustalanie dni wolnych od pracy

Terminy dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy wynikają z ustalonego przez pracodawcę rozkładu czasu pracy. W myśl art. 150 § 1 kp ustalenie to powinno nastąpić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu pracodawcy. Można wskazać konkretne dni (daty kalendarzowe) lub zapisać ogólnie, że dniem wolnym od pracy jest wybrany dzień tygodnia, np. sobota. Nie ma również przeszkód, aby dniami wolnymi były różne dni tygodnia. Istotne jest natomiast to, aby liczba tych dni była zgodna z liczbą dni wolnych w danym okresie rozliczeniowym, wynikającą z obliczenia dokonanego na podstawie art. 130 kp.

Dzień wolny jako „wydłużenie” weekendu lub świąt 

Jak wspomniano na wstępie, pracodawcy decydują się czasem na odstąpienie od przyjętego u nich standardu ustalania rozkładu czasu pracy, wyznaczając dzień wolny w innym dniu tygodnia niż zwykle. Może to wynikać zarówno z chęci umożliwienia pracownikom dłuższego nieprzerwanego wypoczynku, jak i z innych względów – organizacyjnych, technologicznych itd.

Przykład 2.

W związku ze świętem Bożego Ciała przypadającym w czwartek (w czerwcu) pracodawca wyznaczył piątek po tym święcie jako dzień wolny. U pracodawcy obowiązuje zasada, że dniami wolnymi są soboty. Zgodnie z wyliczeniem dokonanym na podstawie art. 130 kp liczba godzin do przepracowania w czerwcu wynosi 168, a liczba dni – 21. Dzień wolny w piątek (a nie w sobotę) jest dniem dodatkowym, zwiększającym liczbę dni wolnych do 22. W związku z tym pracodawca chce zobowiązać pracowników do odpracowania tego dnia. Zastanowimy się teraz, czy jest to prawnie możliwe.

Odpracowanie dnia wolnego w dniu roboczym

Jako jeden ze sposobów odpracowania czasu wolnego, Kodeks pracy przewiduje wykonywanie pracy w wybranym dniu roboczym w wydłużonym czasie. Dotyczy to przypadku odpracowania tzw. wyjścia prywatnego, czyli zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Zgodnie z art. 151 § 2¹ kp takie odpracowanie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Przykład 3.

Pracownik skorzystał we wtorek z wyjścia prywatnego trwającego 2 godziny. W tym dniu, zgodnie z rozkładem czasu pracy, miał wykonywać pracę przez 8 godzin, jednak w związku z wyjściem prywatnym przepracował ich 6. W związku z powyższym w uzgodnieniu z pracodawcą odpracował on wyjście prywatne w dniu następnym. W środę przepracował on 8 godzin, zgodnie z rozkładem czasu pracy, i dodatkowo 2 godziny w ramach odpracowania.

W odniesieniu do odpracowania dodatkowego dnia wolnego rozwiązanie analogiczne do określonego w art. 151 § 2¹ kp nie zawsze może być zastosowane.

Nie będzie ono dopuszczalne wtedy, gdy:

• to pracodawca wyznaczył dodatkowy dzień wolny z własnej inicjatywy (a nie w trybie art. 151 § 2¹ kp, co byłoby zresztą trudne do wyobrażenia, bo oznaczałoby, że wszyscy pracownicy musieliby uprzednio złożyć pracodawcy pisemne wnioski o zgodę na ich wyjście prywatne na cały dzień);
• a pracownicy wykonują pracę w ramach systemu podstawowego czasu pracy, w którego przypadku norma dobowa czasu pracy wynosi 8 godzin.

W tych warunkach odpracowywanie dnia wolnego poprzez wydłużenie czasu pracy w inne dni (robocze) – np. w wyznaczone 4 dni, po 2 godziny każdego dnia, oznaczałoby przekroczenie obowiązującej 8-godzinnej normy dobowej. Takie przekroczenie, czyli praca w godzinach nadliczbowych, nie byłoby w omawianych okolicznościach dopuszczalne, ponieważ w myśl art. 151 kp praca w godzinach nadliczbowych nie może być z góry planowana jako element organizacji czasu pracy.

Inaczej będzie w przypadku zatrudnienia pracownika w ramach systemu równoważnego czasu pracy – w którym, zgodnie z art. 136 kp jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, a przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. W tym systemie czasu pracy pracodawca może ustalić taki rozkład czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, w którym wyznaczony przez niego dodatkowy dzień wolny będzie równoważył przedłużony dobowy wymiar czasu pracy w innych dniach.

Przykład 4.

Nawiązując do przedstawionego wcześniej przykładu 2., dotyczącego wyznaczenia jako dnia dodatkowo wolnego piątku po Bożym Ciele, przyjmijmy, że u pracodawcy obowiązuje system równoważnego czasu pracy. Przyjmijmy też, że gdyby piątek po Bożym Ciele nie był wyznaczony jako dzień dodatkowo wolny, czas pracy w tym dniu wynosiłby, zgodnie z przyjętym rozkładem, 8 godzin. Skoro piątek jest wolny, pracodawca zdecydował, że wspomniane 8 godzin zostanie przepracowane przez pracowników w dwa kolejne wtorki i dwie kolejne środy następujące po wolnym piątku – każdego dnia po 2 godziny. To oznacza, że we wspomniane cztery dni pracownicy będą pracować po 10 godzin, co jest zgodne z art. 136 kp.

Niestandardowy dzień wolny w zamian z rezygnację z dnia wolnego w zwykłym terminie

W przypadkach, w których nie jest możliwe odpracowanie dodatkowego dnia wolnego poprzez wykonywanie pracy w wydłużonym dobowym wymiarze czasu, należy posłużyć się rozwiązaniem polegającym na tym, że jeśli zachodzi potrzeba wyznaczenia dnia wolnego w niestandardowym terminie, to musi się to wiązać z ustaleniem, jako roboczego, jednego z dni, które zwykle są u pracodawcy wolne. W ten sposób liczba dni wolnych wynikających z pięciodniowego tygodnia pracy pozostanie niezmieniona, dzięki czemu czas pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym będzie zgodny z obowiązującym pracowników wymiarem wynikającym z art. 130 kp. Można powiedzieć, że w takim przypadku dzień wolny wyznaczony w niestandardowym terminie zostaje odpracowany w dzień, który zwykle w rozkładach czasu pracy, ustalanych przez pracodawcę, występuje jako wolny.

Przykład 5.

Zgodnie z przyjętą u pracodawcy zasadą, soboty są dniami wolnymi. W związku z wyznaczeniem, w drodze wyjątku, jako dnia wolnego piątku po Bożym Ciele, pracodawca ustalił, że druga sobota po tym piątku będzie u niego dniem pracy.   

Jak wynika z powyższego, pracodawca nie zawsze ma prawo zobowiązać pracowników do odpracowania wyznaczonego przez siebie dodatkowego dnia wolnego. W przypadkach, gdy nie jest to dopuszczalne, wyznaczenie dodatkowego dnia wolnego nie wydaje się celowe, gdyż pracownicy nie mają wówczas możliwości przepracowania pełnego wymiaru czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.