Jak zacząć pracę z Google Workspace w firmie?
Biznesowe licencje Google Workspace cieszą się dużą popularnością. Powodem jest znany, przyjemny dla oka i prosty interfejs, a także wysoki poziom zaawansowania aplikacji od strony użytkowania i administracji. W tym artykule znajdziesz informacje i wskazówki dotyczące pierwszych kroków z Google Workspace.
Konsola administracyjna Google Workspace
Konsola administracyjna jest centrum dowodzenia każdego admina Google. Od niej rozpoczyna się całe wdrożenie Google Workspace w organizacji. Platforma jest na tyle intuicyjna, że na każdym kroku prowadzi administratora „za rękę”, co pozwala uniknąć błędów podczas konfiguracji.
Jakie są pierwsze kroki w konsoli administracyjnej? Pierwszą rzeczą, którą należy wykonać, jest konfiguracja własnej domeny. Jeśli rozpoczniesz pracę od tej czynności, będziesz mieć pewność, że kolejne etapy przejdziesz z powodzeniem.
Konfiguracja firmowej poczty w ramach Gmaila
To, co sprawia, że Twoja domena jest widoczna w świecie, to m.in. poczta e-mail. Dlatego poprawna konfiguracja Gmaila w ramach Google Workspace jest tak istotna.
Prawidłowego przekierowania domeny na serwery pocztowe Google dokonasz za pomocą rekordów MX i SPF. Jeśli nie wiesz za bardzo, o czym mowa, nie przejmuj się, ponieważ na stronach supportu Google znajdziesz szczegółowe i prosto opisane instrukcje postępowania.
Może Cię zainteresować fakt, że do obsługi poczty możesz używać wielu swoich domen. Jedna z nich będzie główną, natomiast pozostałych z powodzeniem użyjesz do tworzenia adresów mailowych, aliasów czy nazw grup.
Migracja danych zespołu do środowiska Google
Jeśli tworzysz zupełnie nową organizację i zaczynasz z Google Workspace, to bardzo dobrze, ponieważ migracja danych nie będzie Cię dotyczyć. Jeżeli jednak przechodzisz na środowisko Google z innej platformy, w ramach której działała Twoja poczta e-mail, konieczne będzie przeprowadzenie migracji danych.
Dzięki specjalnemu narzędziu do migracji od Google zaimportujesz zasoby z:
serwerów firmowych:
- Microsoft Exchange
- serwery IMAP
- Outlook
- pliki PST
- usług do współpracy:
- OneDrive
- SharePoint
innych kont Google:
- darmowy Gmail
- inne konta Google Workspace
Pamiętaj, że narzędzie do migracji danych zaimportuje e-maile, kontakty i kalendarze. Transfer plików i zasobów innego typu wykonasz ręcznie.
Zbudowanie zespołu i konta organizacji
Jeśli pracujesz z wieloma osobami, stwórz dla każdej z nich konto. Na poprawnie skonfigurowane konto składają się:
- nadanie nazwy użytkownika i hasła,
- przypisanie roli (administrator lub użytkownik),
- nadanie uprawnień i dostępów do usług,
- opcjonalnie utworzenie aliasów i przypisanie do grup.
Oprócz kont pracowników skonfiguruj odpowiednio konto organizacji. Z wizualnych elementów dodaj przykładowo logo firmy.
Zwróć szczególną uwagę na aspekty dotyczące bezpieczeństwa:
wprowadź ustawienia dotyczące weryfikacji dwuetapowej,
ustal zasady zmiany haseł w organizacji,
stwórz listę urządzeń, na których pracownicy mogą się logować za pomocą konta Google.
Wykorzystanie potencjału narzędzi Google Workspace
Kiedy środowisko administracyjne będzie już gotowe, pora na udostępnienie pracownikom danych dostępowych i rozpoczęcie współpracy z pakietem Google Workspace. Dostępnych aplikacji jest kilkadziesiąt, a więc jest z czego wybierać. Te najbardziej popularne, używane przez wszystkich, jak Gmail, Google Meet, czy Dysk Google, przynoszą korzyści najszybciej.
Spotkania online i poczta e-mail
Podstawą efektywnej pracy zespołu jest sprawna i precyzyjna komunikacja. Wykorzystaj podstawowe narzędzie do komunikacji wewnątrz firmy i z klientami: pocztę Gmail.
Doskonałym uzupełnieniem kanału e-mail jest aplikacja Google Meet, za pomocą której przeprowadzisz spotkania online z pracownikami oraz osobami spoza organizacji. Do bieżącego kontaktu, tego oficjalnego i tego mniej służbowego, sprawdzi się aplikacja do wiadomości tekstowych: Google Chat.
Aby wykorzystać potencjał narzędzi do kontaktu z zespołem:
- uporządkuj kontakty – pogrupuj według stanowisk, uprawnień itp.,
- utwórz grupy e-mailowe,
- stwórz kalendarz zespołu,
- udostępnij swój kalendarz pracownikom.
Chmura Google i dokumenty online
Dzięki zaawansowanej chmurze Google otrzymasz funkcje do wspólnej pracy nad dokumentami przez wiele osób w czasie rzeczywistym. Wszystko odbywa się w ramach Dysku Google, w którym każdy pracownik ma przestrzeń dla siebie. Jeśli zamierzasz prowadzić różnego rodzaju projekty i udostępniać zasoby większej liczbie osób, z powodzeniem skorzystasz z Dysków Współdzielonych dostępnych w określonych pakietach Google Workspace.
W ten sposób oszczędzisz czas pracy nad dokumentami elektronicznymi. Zamiast wysyłać pliki jako załącznik w wiadomości e-mail i czekać na odesłanie poprawionej wersji, będziesz posiadać jeden plik, w którym zmiany wprowadzane przez innych będą od razu widoczne.
Z licencjami Google Workspace możesz tworzyć i edytować pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne i prezentacje. Aplikacje Google posiadają integrację z plikami o rozszerzeniach pakietu Office, które otworzysz zarówno w przeglądarce na komputerze, jak i na urządzeniach mobilnych.
Google Workspace na urządzeniach mobilnych
Chmura Google jest dostępna niemal na każdym typie urządzeń. Wystarczy dostęp do Internetu, aby być w kontakcie ze swoim zespołem za pomocą smartfona lub tabletu.
Jako administrator będziesz zarządzać służbowymi urządzeniami w powiązaniu z Google Workspace. Wszystkie niezbędne funkcje do zarządzania punktami końcowymi znajdują się w centrum administracyjnym.
Szkolenia i wsparcie dla użytkowników i administratorów
Wszystkie opisane wyżej konfiguracje możesz wykonać samodzielnie lub zlecić wybrane czynności specjalistom w ramach wdrożenia i pomocy technicznej Google Workspace.
Oficjalna dokumentacja Google szczegółowo i prosto opisuje niemalże każde zagadnienie związane z czynnościami administratora oraz wyjaśnia użytkownikom wiele funkcji poszczególnych aplikacji.
Oprócz gromadzenia doświadczenia przez samodzielną pracę możesz skorzystać ze szkoleń Google Workspace, prowadzonych przez specjalistów home.pl. Dzięki szkoleniom online administratorzy nauczą Cię efektywnie wykorzystywać zasoby konsoli administracyjnej, a użytkownicy zdobędą wiedzę na temat sposobów na jeszcze wydajniejszą pracę dzięki aplikacjom Google Workspace.
Artykuł partnera, tekst zewnętrzny