Dojazd do pracy samochodem – czas pracy czy darmowy opodatkowany dojazd?

Na skróty

Czas pracy zdefiniowano w Kodeksie pracy jako czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Pozostawanie przez pracownika w dyspozycji do pracy to nic innego jak gotowość pracownika do świadczenia pracy określonego rodzaju oraz obecność pracownika w wyznaczonym do tego miejscu. Pozostawanie w dyspozycji do pracy rozpoczyna się w momencie, w którym pracownik stawia się w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, kończy się natomiast po przepracowaniu określonego czasu pracy w danym dniu. O ile w przypadku pracowników wykonujących pracę w stałym miejscu jej wykonywania nie ulega wątpliwości, kiedy pracownik rozpoczyna czas pracy, inaczej jednak wygląda sytuacja w przypadku pracowników mobilnych, np. przedstawicieli handlowych. Czy w ich przypadku dojazd do pracy samochodem stanowi czas pracy?

Zobacz też

Koszt używania służbowego samochodu do celów prywatnych

Czas pracy pracowników mobilnych

Pracownicy mobilni w ramach obowiązków pracowniczych spotykają się z klientami poza siedzibą pracodawcy. Często ich dzień pracy rozpoczyna się właśnie od spotkań z klientami. Oznacza to, że nie muszą oni co rano przed spotkaniem z klientem poza siedzibą pracodawcy stawiać się w pracy i dopiero stamtąd wyruszać na spotkania.

Pracownicy mobilni pracę rozpoczynają od momentu wyjścia z domu. W ich przypadku czas pracy liczy się właśnie od chwili rozpoczęcia dojazdu w umówione miejsce, a nie po dojeździe do klienta na spotkanie. Oznacza to również, że po rozpoczęciu dojazdu na spotkanie w ramach obowiązków pracowniczych pracownik nie może swobodnie dysponować swoim czasem i zaczyna wykonywać polecone przez pracodawcę czynności.

Przykład 1.

Pracownik mobilny po rozpoczęciu czasu pracy, który biegnie w trakcie dojazdu do klienta na spotkanie, nie może swobodnie dysponować swoim czasem i załatwiać swoich prywatnych spraw.

Przykład 2.

Jan Nowak pracuje jako przedstawiciel handlowy. Każdego dnia dojeżdża na spotkania z kontrahentami w placówkach handlowych na terenie całego województwa. W związku z tym zdarza się, że co kilka dni do niektórych klientów dojeżdża ponad godzinę w jedną stronę prosto z domu. W poniedziałek wyjechał o godzinie 8.00 na spotkanie w siedzibie klienta, które miało odbyć się o godzinie 9.00. Zazwyczaj dojazd do klienta zajmował mu godzinę, ale tego dnia udało się dojechać zdecydowanie wcześniej, bo w ciągu 40 minut, z uwagi na mniejszy ruch na ulicach. Jan Nowak postanowił wykorzystać wolne 20 minut na zakupy, jednak w tym momencie zadzwonił do niego jego przełożony, polecając mu, aby skontaktował się z jednym z kontrahentów. Z uwagi na to, że pracownik rozpoczął już swój czas pracy, obowiązany jest wykonać polecenie przełożonego, zaś swoje prywatne sprawy – w tym przypadku zakupy – odłożyć na czas, kiedy zakończy już pracę tego dnia.

Gdyby jednak pracownik wyjechał na spotkanie wcześniej, niż powinien, aby przed nim załatwić prywatne sprawy, to wówczas jego czas pracy należy liczyć z uwzględnieniem standardowego czasu, jaki wymagany jest, aby dotrzeć na spotkanie z klientem w jego siedzibie.

Przykład 3.

Jan Nowak pracuje jako przedstawiciel handlowy. Każdego dnia dojeżdża na spotkania z kontrahentami w placówkach handlowych na terenie całego województwa. W związku z tym zdarza się, że co kilka dni do niektórych klientów dojeżdża ponad godzinę w jedną stronę prosto z domu. W poniedziałek wyjechał o godzinie 7.00 na spotkanie w siedzibie klienta, które miało odbyć się o godzinie 9.00. Zazwyczaj dojazd do klienta zajmował Janowi Nowakowi godzinę, ale tego dnia miał jeszcze odwieźć dzieci do szkoły. Zawiózł je i o godzinie 8.00 wyruszył spod placówki na umówione z klientem spotkanie. Za czas pracy pana Jana w tym dniu należy więc uznać czas dojazdu do klienta liczony od momentu załatwienia spraw osobistych przez pracownika, czyli okres od momentu zawiezienia dzieci do szkoły, tj. godziny 8.00, a nie od 7.00, czyli czasu, kiedy Jan Nowak wyruszył z domu na spotkanie.

Czy dojazd do pracy samochodem stanowi czas pracy?

Wskazać należy, że zgodnie z poglądem wyrażonym w wyroku Sądu Najwyższego z 16 października 2009 roku (sygn. akt I PK 89/09) co do zasady czas dojazdu pracownika do miejsca rozpoczęcia pracy – do miejsca wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy – nie jest czasem pracy, nawet wówczas, gdy pracownik świadczy pracę w ramach zadaniowego czasu pracy.

Jak wynika z powyższego, jedynie dojazd pracownika na spotkanie z klientem poza siedzibą pracodawcy stanowi czas pracy, zaś sam dojazd do pracy nie może być zakwalifikowany jako czas pracy pracownika.

Czy dojazd do pracy samochodem służbowym podlega opodatkowaniu?

W dzisiejszych czasach duże grono pracowników świadczących pracę korzysta z udostępnionego przez pracodawcę samochodu służbowego.

Udostępnienie pracownikowi świadczącemu pracę na rzecz pracodawcy samochodu służbowego, którym pracownik dojeżdża do pracy, ma przełożenie na kwestie podatkowe.

Pracownik, któremu pracodawca udostępnia auto służbowe, którym pracownik dojeżdża do pracy, musi liczyć się z tym, że taka sytuacja może zostać zakwalifikowana jako przychód pracownika, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, mimo że stanowi nieodpłatne świadczenie.

Przykład 4.

Pan Zygmunt jest zatrudniony w firmie ABCD. Pracodawca udostępnił mu samochód służbowy, którym pracownik dojeżdża do pracy. W takim wypadku dojazd do pracy samochodem służbowym jest przychodem pana Zygmunta, mimo że jest to nieodpłatne świadczenie, dlatego też ten przychód powinien zostać opodatkowany podatkiem dochodowym.

Wprawdzie jak zawsze w prawie pojawiają się co do tego różne stanowiska i wątpliwości interpretacyjne. Jednak zgodnie z przeważającym poglądem stwierdzić należy, że dojazd samochodem służbowym powinien zostać opodatkowany.

Interpretacja indywidualna w sprawie opodatkowania dojazdu do pracy samochodem służbowym

Należy wskazać, że w razie występujących wątpliwości co do tego, czy dojazd do pracy samochodem służbowym stanowi darmowy opodatkowany dojazd, każdy zainteresowany może wystąpić do Krajowej Administracji Skarbowej o wydanie indywidualnej interpretacji.

Wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji należy złożyć na formularzu ORD-IN.

Należy w nim opisać sytuację, jakiej dotyczyć ma wydana interpretacja. Jeśli opis nie mieści się w rubrykach formularza, należy go dokończyć w załączniku do wniosku.

Do wniosku należy załączyć kopię dowodu wpłaty albo potwierdzenia przelewu za wydanie interpretacji indywidualnej. Opłata od wydania interpretacji indywidualnej przez Krajową Administrację Skarbową wynosi 40 zł.

Należy pamiętać o następujących elementach wniosku:

dokładnie opisany stan faktyczny;
pytanie, na które wnioskodawca chce uzyskać odpowiedź;
jednoznaczne stanowisko wnioskodawcy w sprawie;
oświadczenie, że sprawa, której dotyczy wniosek, nie jest w trakcie postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub celno-skarbowej.

Interpretacja indywidualna nie może szkodzić. Dlatego wnioskodawca, który zastosował się do wydanej na jego wniosek interpretacji, nie może ponosić negatywnych skutków w sferze prawa podatkowego. Wtedy urząd skarbowy nie będzie wszczynać postępowania karnego skarbowego i nie naliczy odsetek za zwłokę. Dotyczy to również sytuacji, gdy interpretacja nie była brana pod uwagę przy rozstrzyganiu sprawy podatkowej.

Jednakże ochroną tą objęte są wyłącznie osoby, które wystąpiły o wydanie im interpretacji indywidualnej, a tym samym nie mogą korzystać z ochrony podmioty powołujące się na wydane na rzecz innych osób interpretacje.

Interpretacja nie działa wstecz, dlatego też jej zmiana, wygaśnięcie lub uchylenie nie wywołają negatywnych konsekwencji wstecz.

O zmianie bądź wygaśnięciu interpretacji indywidualnej urząd skarbowy informuje, przesyłając wnioskodawcy postanowienie.

Stanowisko organów podatkowych co do opodatkowania dojazdu do pracy samochodem służbowym

Interpretacje indywidualne organów podatkowych co do zapytań pracowników i pracodawców dotyczących konieczności opodatkowania korzystania przez pracownika z samochodu służbowego w celu dojazdu do pracy często są stosunkowo liberalne.

Znane są interpretacje indywidualne, gdzie wskazano, że w przypadku pracowników mobilnych dysponujących samochodem służbowym nie powstaje przychód podatkowy mimo przemieszczania się przez nich pojazdem służbowym w celu dojazdu do pracy. Na poparcie swoich stanowisk organy podatkowe wskazują, że w takim wypadku użytkowanie samochodu służbowego nie powoduje żadnego przysporzenia majątkowego.

Warto również zwrócić uwagę na stanowisko zawarte w piśmie z 23 stycznia 2020 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0115-KDIT2.4011.51.2019.1.MD), w którym stwierdzono, że dojazd pracownika do pracy samochodem służbowym z miejsca jego zamieszkania, które jednocześnie jest miejscem garażowania samochodu, nie może być kwalifikowane jako przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Dlatego też płatnik (pracodawca) nie ma obowiązku ustalania wartości świadczenia z tytułu używania przez pracownika samochodu służbowego do dojazdu z miejsca zamieszkania pracownika do miejsca pracy, a w konsekwencji nie jest obowiązany obliczyć oraz pobrać od tego świadczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Podobne stanowisko wskazano także w piśmie z 15 października 2012 roku Izby Skarbowej w Łodzi (IPTPB1/415-456/12-4/DS), gdzie stwierdzono, że przydzielenie pracownikowi samochodu służbowego i wyznaczenie miejsca garażowania w miejscu jego zamieszkania, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku, nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku służbowego, o ile samochód ten jest wykorzystywany w celach służbowych. W konsekwencji przejazdy z miejsca zamieszkania pracownika do siedziby pracodawcy nie generują również przychodu ze stosunku pracy. Przychód ze stosunku pracy nie powstaje bowiem w sytuacji, gdy przejazdy z oraz do miejsca zamieszkania, a także garażowanie stanowią realizację celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie pracodawcy.

Podatnicy i płatnicy mogą powołać się na wskazane wyżej przykłady interpretacji indywidualnych czy też inne wydane na wniosek innych podmiotów interpretacje indywidualne dotyczące podobnych stanów faktycznych, jednak będzie to stanowić jedynie argument strony. Oznacza to, że powołanie się na wskazane wyżej interpretacje indywidualne nie wiąże organów podatkowych, ani nie daje ochrony podmiotowi powołującemu się na tę interpretację.

Dojazd do pracy samochodem - podsumowanie

W świetle powyższego wskazać należy, że uzasadnione jest, aby w sytuacji dojazdu przez pracownika samochodem służbowym do pracy pracodawca uregulował z pracownikiem kwestie miejsca parkowania auta, uzasadniając to np. rodzajem wykonywanej pracy, co powinno rozwiązać problem z koniecznością opodatkowania przychodu z tytułu dojazdów. Uzgodnienia co do miejsca parkowania powinny zostać zawarte w formie odpowiednich zapisów znajdujących się w umowie o powierzenie mienia podpisywanej przez pracodawcę z poszczególnymi pracownikami. Nie jest w tym wypadku wystarczające odwołanie się do ogólnych zasady korzystania z firmowych samochodów określonych w regulaminach opracowanych przez pracodawcę.

Polecamy:

Elastyczny czas pracy 2024 dla rodziców!