Poradnik Pracownika
Header oprogramowania dla biur rachunkowych Header oprogramowania dla biur rachunkowych Header oprogramowania dla biur rachunkowych

Koszt używania służbowego samochodu do celów prywatnych

Samochody służbowe stanowią duże udogodnienie w pracy, szczególnie gdy zatrudniony musi liczyć się z wieloma wyjazdami. Czy firmowe auto może być jednak wykorzystywane do celów prywatnych? Czy takie zachowanie nie stanowi naruszenia przepisów prawa pracy? Jaki jest koszt używania służbowego samochodu do celów prywatnych

Narzędzia pracy

Każdy pracodawca ma obowiązek zapewnić swojemu podwładnemu odpowiednie warunki pracy, dotyczy to także udostępniania stosownych narzędzi potrzebnych do wykonywania obowiązków. Samochód, osobowy lub dostawczy, jest jednym ze środków, które służą poprawnemu wykonywaniu umowy o pracę i wykonywania poleceń przełożonego. Bardzo często firmy oferują swoim pracownikom auta służbowe, które – choć stanowią co prawda własność danego przedsiębiorstwa – są narzędziem wykorzystywanym przez samych pracowników.

Pamiętajmy, że pracownik jest odpowiedzialny za powierzone mu mienie służbowe. Zgodnie bowiem z treścią art. 124 Kodeksu pracy, pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

  • pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności;
  • narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

– odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione powyżej, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Od takiej odpowiedzialności pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Samochód służbowy

Samochód służbowy stanowi mienie powierzone pracownikowi i powinien być co do zasady wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych. W praktyce część pracodawców pozwala jednak swoim podwładnym, aby wykorzystywali oni firmowe auta do celów prywatnych, które zupełnie nie wiążą się z wykonywanymi obowiązkami zawodowymi.

Jeśli zatrudniający nie wyrazi zgody na używanie samochodu do prywatnych celów, pracownik nie ma prawa do korzystania z auta w celu zaspokojenia swoich osobistych potrzeb (np. podwożenia dzieci do szkoły, odbywania prywatnych wyjazdów do rodziny itd.). 

Wykorzystywanie samochodu bez zgody przełożonego będzie wiązało się w takim przypadku z odpowiedzialnością pracownika, który narusza w ten sposób swoje podstawowe obowiązki. To z kolei będzie rodziło możliwość zastosowania wobec takiej osoby kar porządkowych, a niekiedy także rozwiązania umowy o pracę (także w trybie natychmiastowym, tj. bez stosowania okresu wypowiedzenia).

Oczywiście zgoda pracodawcy na prywatne używanie auta służbowego niweluje taką odpowiedzialność i pracownik bez przeszkód może korzystać z samochodu dla celów osobistych. Zatrudniający powinien jednak wyraźnie określić zakres takiego pozwolenia, aby uniknąć w przyszłości nadmiernej eksploatacji pojazdu i konieczności jego częstej wymiany. Pozwolenie na używanie auta do celów prywatnych może więc ograniczać się np. do wyjątkowych sytuacji, jak nagłe wizyty lekarskie, lub będzie wiązało się z koniecznością uzyskania zgody szefa w każdym przypadku wyjazdu niezwiązanego z obowiązkami pracowniczymi. Nie ma przy tym żadnych przeszkód prawnych, aby pracodawca zezwolił na całkowicie swobodne używanie pojazdu, zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych, które będzie uzależnione wyłącznie od woli pracownika.

Niezależnie od powyższego pracownik, który korzysta z samochodu służbowego, jest zobowiązany do dbania o pojazd, przestrzegania zasad ruchu drogowego, kontrolowania stanu technicznego i płynów w aucie, zgłaszania wszelkich wad samochodu swojemu przełożonemu.

Umowa o oddanie auta firmowego do celów prywatnych

Aby uniknąć ewentualnych nieporozumień wiążących się z obowiązkami i zakresem prywatnej eksploatacji firmowego pojazdu, pracownik i pracodawca powinni zawrzeć odrębną umowę, która będzie szczegółowo regulowała tę kwestię. W treści takiego zobowiązania powinny znaleźć się przede wszystkim:

  • określenie okoliczności i zasad zwrotu samochodu służbowego przez pracownika – np. w okresie urlopowym, po dokonanym wypowiedzeniu umowy o pracę, przejściu na urlop wychowawczy;
  • oznaczenie maksymalnej liczby kilometrów, które zatrudniony może wykorzystać dla swoich celów prywatnych;
  • wskazanie zasad ponoszenia opłat za paliwo, naprawy oraz utrzymania pojazdu;
  • określenie procedur postępowania w przypadku kolizji lub wypadku (np. konieczność natychmiastowego powiadomienia pracodawcy o zdarzeniu);
  • wskazanie odpłatności używania pojazdu dla celów prywatnych – najczęściej stosujemy tutaj ryczałt miesięczny, którym obciążamy pracownika, oraz opłaty dodatkowe, które pojawiają się, gdy zatrudniony przekroczy miesięczny limit kilometrów przeznaczonych do użytku prywatnego.

Zawarcie ww. umowy nie jest obowiązkowe, jednak pozwala na dokładne uregulowanie prawa do wykorzystywania firmowego auta do celów prywatnych pracownika. Ustalenia poczynione w formie ustnej również będą wiążące, jednak w przypadku ewentualnej odpowiedzialności za zniszczenie lub nadmierną eksploatację auta będą niewystarczające.

Koszt używania służbowego samochodu do celów prywatnych

Udostępnienie pracownikowi auta firmowego do celów prywatnych zawsze wiąże się z kilkoma obowiązkami po stronie zatrudniającego, głównie natury podatkowej. Wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych powoduje bowiem wzrost przychodu danego pracownika. To z kolei wymaga od przełożonego doliczenia do wynagrodzenia danej osoby wartości nieodpłatnego świadczenia (pod warunkiem oczywiście, że koszty utrzymania pojazdu przerzucone są na firmę, a nie na zatrudnionego). Taka sytuacja wiąże się ze wzrostem przychodu osiąganego w ramach istniejącego stosunku pracy. W ostateczności pracownik będzie musiał wykazać wyższe zarobki w swoim rocznym zeznaniu dochodowym, co teoretycznie może przyczynić się do powstania większego zobowiązania podatkowego.

Jak jednak ustalić wartość nieodpłatnego świadczenia polegającego na udostępnianiu samochodu firmowego do celów prywatnych pracownika? Decydujące znaczenie ma tutaj pojemność silnika samochodu:

  • w przypadku aut, których pojemność silnika przekracza 1600 cm3, do wynagrodzenia pracownika należy doliczyć kwotę 400 zł miesięcznie;
  • w przypadku aut, których pojemność silnika jest mniejsza niż 1600 cm3, do wynagrodzenia pracownika należy doliczyć kwotę 250 zł miesięcznie.

Jeśli pojazd wykorzystywany jest tylko przez część miesiąca (np. kilka dni), wartość powyższych kwot ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu – przyjmujemy wówczas kwotę stanowiącą 1/30 wcześniej podanych wartości.

Niekiedy pracodawcy przerzucają część lub całość kosztów eksploatacji firmowego auta na samych pracowników. W takim przypadku koszty, które poniesie zatrudniony, mogą być odliczone od powyższych kwot, pod warunkiem jednak, że będzie je można udokumentować (np. fakturą za zakup paliwa, rachunkiem wystawionym przez serwis samochodowy).

Wyrok NSA z 2 września 2020 roku (sygn. akt II FSK 1356/18)

Przepisy ustanawiające ryczałtowy przychód wskazują na czynność „wykorzystania” samochodu służbowego, a nie na „prawo do wykorzystywania”. Tylko wówczas możliwe jest jego skuteczne wykorzystywanie, jeżeli samochód jest w pełni przygotowany do eksploatacji.

Wyrok NSA z 8 lipca 2020 roku (sygn. akt II FSK 1485/18)

Brzmienie art. 12 ust. 2a ustawy o PIT w pełni uzasadnia wykładnię, że ryczałtowa wartość przychodu z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje wszelkie koszty eksploatacji, w tym również udostępnienie danemu pracownikowi paliwa, które nie stanowi odrębnego świadczenia.

Podsumowanie

Używanie samochodu służbowego przez pracownika do celów prywatnych jest dopuszczalne przez polskie prawo, wymaga jednak uzyskania stosownego zezwolenia od przełożonego. Samowolne wykorzystywanie firmowego auta jest naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych i może wiązać się z karą porządkową, a niekiedy nawet i utratą pracy. Pracownik i pracodawca wyrażający zgodę na użycie auta do celów prywatnych powinni zawrzeć stosowną umowę, która dokładnie określi prawa zatrudnionego w tym zakresie. Pamiętajmy jednak, że przekazanie firmowego auta do celów prywatnych wiąże się ze wzrostem przychodów pracownika, które muszą być wykazane przez pracodawcę, a następnie rozliczone w zeznaniu podatkowym zatrudnionego.