Poradnik Pracownika

Oświadczenie do umów cywilnoprawnych – omówienie tematu

Podstawową formą współpracy, często uznawaną za najkorzystniejszą dla pracownika, jest umowa o pracę. Jej zarys prawny określa Kodeks Pracy. Warto jednak rozważyć również związanie się z firmą oferującą współpracę na podstawie umów, których normy definiuje Kodeks Cywilny. Wśród licznych umów cywilnoprawnych najczęściej stosowanymi są umowy o dzieło oraz umowy zlecenia. Podpisanie tego typu umów skutkuje powstaniem obowiązków podatkowych oraz w niektórych przypadkach również ubezpieczeniowych. Przedsiębiorca, chcąc rzetelnie rozliczać się z US oraz ZUS powinien w odpowiedni sposób pozyskać informacje niezbędne do ustalenia w.w. obowiązków. Co to oznacza w praktyce dla zleceniobiorców oraz wykonawców dzieła? Zwykle w takich sytuacjach wręczone zostaje im oświadczenie do umów cywilnoprawnych, które powinni skrupulatnie wypełnić.

Zachęcamy do zapoznania się z tematem oraz pobrania darmowego wzoru oświadczenia. Możliwe, że wyjście z inicjatywą i samoistne dostarczenie uzupełnionego oświadczenia zostanie docenione przez pracodawcę?

Umowy cywilnoprawne

Podpisanie umowy zlecenia czy umowy o dzieło skutkuje powstaniem po stronie zleceniodawcy obowiązku rozliczenia się z nich z Urzędem Skarbowym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Zleceniobiorcy nie muszą martwić się formalnościami związanymi z rozliczaniem się z fiskusem czy ZUSem, ponieważ to przedsiębiorca zobowiązany jest do:

  • zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych i/lub zdrowotnego oraz odprowadzenia składek za niego,

  • pobierania zaliczek na podatek dochodowy/zryczałtowanego podatku dochodowego oraz przekazywania ich do US.

Sprawa ma się dokładnie tak samo przy umowie o dzieło. To przedsiębiorca zobowiązany jest do pobierania zaliczek na podatek dochodowy/zryczałtowanego podatku dochodowego oraz przekazywania ich do US.

Co ważne, umowy o dzieło co do zasady nie są objęte obowiązkiem ubezpieczeniowym, ani społecznym, ani zdrowotnym. Ta zasada nie obowiązuje jednak w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło, jeżeli są one równocześnie pracownikami u swojego pracodawcy. Wówczas z tytułu umowy o dzieło powinny zostać objęte ubezpieczeniem emerytalnym, rentowym, wypadkowym, chorobowym i zdrowotnym.

Zbieg tytułów ubezpieczenia

Oświadczenie do umów cywilnoprawnych ma za zadanie m.in. określić zleceniodawcy czy u danej osoby dochodzi do zbiegu tytułów ubezpieczeniowych. Zbieg tytułów ubezpieczeń określa sytuację, w której dana osoba w tym samym czasie zostaje objęta więcej niż jednym tytułem ubezpieczeniowym. W praktyce oznacza to, że taka osoba ma podpisaną więcej niż jedną umowę na raz (czy to o pracę, czy zlecenie itp.). Jak należy rozliczać się z ZUS w takiej sytuacji – rozstrzygają przepisy.

Oświadczenie do umów cywilnoprawnych

Żadne przepisy nie precyzują, w jaki sposób przedsiębiorca powinien pozyskiwać dane potrzebne do określenia obowiązków ubezpieczeniowych czy na cele podatkowe. Najczęściej spotykanym w praktyce sposobem ich pozyskania jest oświadczenie do umów cywilnoprawnych.

Dane wymagane w oświadczeniu

Nie licząc obowiązku podania podstawowych danych osobowych, które również są przekazywane w celu zawarcia samej umowy, w oświadczeniu znajdują się następujące pola do uzupełnienia:

  • PESEL lub inny identyfikator niezbędny do rozliczeń składkowych i podatkowych, 

  • obywatelstwo,

  • adres zameldowania,

  • numer rachunku bankowego,

  • urząd skarbowy – właściwy na cele rozliczenia podatku,

  • status studenta/emeryta/rencisty – czy występuje,

  • okres urlopu bezpłatnego – jeżeli jest zatrudniony na etat i aktualnie przebywa na takim urlopie.

W dokumencie zleceniobiorca lub wykonawca dzieła, zobowiązany jest również do zgodnego z prawdą określenia faktycznego stanu zobowiązań wobec ZUS poprzez:

  • określenie członkostwa w oddziale NFZ,

  • podanie, jeżeli jest się zatrudnionym, nazwy zakładu pracy,

  • zaznaczenie rodzaju umów, jakimi jest się objętym wraz ze wskazaniem wysokości zarobków w danej firmie (miesięczna podstawa niższa/równa/wyższa niż minimalne wynagrodzenie),

  • określenie czy jest się przedsiębiorca prowadzącym aktualnie działalność gospodarczą.

Osobie uzupełniającej dokument pozostanie jeszcze określenie czy chce ona przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Oświadczenie do umów cywilnoprawnych – weryfikacja danych

W oświadczeniu zleceniobiorca lub wykonawca umowy własnym podpisem oświadcza, że podane dane w dokumencie są prawdziwe. Nie zmienia to faktu, że przedsiębiorca i tak ma prawo poprosić o dodatkowe dokumenty potwierdzające prawidłowość danych.

Przykład 1.

Pani Monika złożyła u swojego nowego zleceniodawcy dokument – oświadczenie do umów cywilnoprawnych, w którym to wskazała, że nie jest zatrudniona u żadnego innego pracodawcy. W oświadczeniu została również podana informacja o obowiązującym panią Monikę statusie studenta. Zleceniodawca poprosił, w celu potwierdzenia prawidłowości danych, o dostarczenie odpowiedniego zaświadczenia z uczelni.

W powyższym przykładzie zleceniodawca pani Moniki poprosił o dostarczenie zaświadczenia z uczelni, ponieważ umowa zlecenia co do zasady jest źródłem powstania obowiązku ubezpieczeniowego – zarówno społecznego, jak i zdrowotnego. Inaczej ma się sytuacja, w której wykonawcą pracy jest uczeń bądź student, który jeszcze nie ukończył 26 lat – wówczas zleceniobiorca nie jest objęty obowiązkiem ubezpieczeniowym.