Poradnik Pracownika

Wynagrodzenie i zasiłek chorobowy – zwrot przez pracownika, rozliczenie ZUS i PIT

Zdarzają się sytuacje, w których pracownik nienależnie otrzymał wynagrodzenie i zasiłek chorobowy. Jakie są jego obowiązki w takich okolicznościach oraz co w takim przypadku może uczynić pracodawca? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od kilku czynników – np. czy sprawa dotyczy byłego pracownika, czy może osoby pozostającej w zatrudnieniu. Poniżej w artykule próba wyjaśnienia podstawowych zagadnień odnoszących się do tej tematyki, wsparta przytoczeniem odpowiednich norm prawnych zawierających rozwiązanie problemu.

Wynagrodzenie i zasiłek chorobowy – kiedy nie przysługują?

Kwestię posiadania prawa do wynagrodzenia chorobowego uregulowano w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.

Zgodnie z art. 92 § 3 pkt 2 kp wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego.

Okoliczności, w których nie należy się zasiłek chorobowy, zostały z kolei wskazane w unormowaniach Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanej dalej „ustawą zasiłkową”. Stosownie do jej zapisów zasiłek chorobowy nie przysługuje między innymi za okres niezdolności do pracy przypadającej w czasie urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego lub tymczasowego aresztowania bądź odbywania kary pozbawienia wolności. Ponadto zasiłek chorobowy nie należy się ubezpieczonemu za cały okres niezdolności do pracy, jeżeli niezdolność ta powstała w wyniku umyślnego przestępstwa lub wykroczenia popełnionego przez ubezpieczonego.

Art. 17 ustawy zasiłkowej

Ubezpieczony wykonujący w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystujący zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia. Zasiłek chorobowy nie przysługuje także w przypadku, gdy zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane. Wspomniane okoliczności ustala się w trybie kontroli, do której uprawnienia posiada ZUS oraz płatnicy składek.

Postępowanie w razie nienależnie pobranych świadczeń

Wypłatę zasiłku wstrzymuje się, jeżeli prawo do zasiłku ustało albo okaże się, że prawo takie w ogóle nie istniało.

Jeżeli świadczenie zostało pobrane nienależnie z winy ubezpieczonego lub wskutek okoliczności wskazanych w ustawie zasiłkowej, wypłacone kwoty podlegają potrąceniu z przysługujących ubezpieczonemu zasiłków bieżących oraz z innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych lub ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Decyzja ZUS-u w sprawie zwrotu bezpodstawnie pobranych zasiłków stanowi tytuł wykonawczy w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Żądanie zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia chorobowego

Jak wspomniano, wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego. Pracodawca może zatem żądać od pracownika zwrotu nienależnie pobranej pensji za czas choroby, pod warunkiem wydania przez ZUS decyzji przesądzającej o braku uprawnień do tego świadczenia.

Żądanie przez pracodawcę zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia chorobowego należy do sfery jego uprawnień. Oznacza to, że pracodawca może, lecz nie musi dochodzić nienależnie wypłaconych poborów. Wystosowane przez pracodawcę wezwanie do zwrotu bezpodstawnie pobranego wynagrodzenia chorobowego musi mieć uzasadnienie w postaci decyzji ZUS-u.

Trzeba pamiętać, że zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia chorobowego uzależniony jest od zgody (wyrażenia woli) pracownika lub byłego pracownika. Jeżeli do określonego przez pracodawcę terminu pracownik nie zwróci nadpłaconych kwot, pracodawca może skorzystać z drogi sądowej, składając pozew w sprawie bezpodstawnego wzbogacenia się pracownika.

W przypadku zwrotu pracodawcy nadpłaconego wynagrodzenia chorobowego trzeba zastosować odpowiednie przepisy Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej „ustawą o PIT”. Pracodawca odlicza zatem kwotę dokonanego zwrotu wraz z zaliczką od uzyskanego dochodu, przy czym jest to możliwe w odniesieniu do pracownika cały czas zatrudnionego. Jeżeli chodzi o pracownika byłego, takiej możliwości już nie ma, natomiast pracownik ma prawo do pomniejszenia dochodu o zwrot nienależnie pobranych odpłatności łącznie z zaliczkami. W takiej sytuacji stosuje się art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT, zgodnie z którym od dochodu stanowiącego podstawę obliczenia podatku odlicza się dokonane w roku podatkowym zwroty nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegających opodatkowaniu w wysokościach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika. Kwoty zwrotów, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT, przekraczające sumę dochodu stanowiącego podstawę obliczenia podatku, można odliczyć od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych (art. 26 ust. 7h ustawy o PIT).

Zwrot nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych

Postępowanie w zakresie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń uregulowano w przepisach rozdziału 9. Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej dalej „sus”.

Art. 84 ust. 1 sus Osoba, która pobrała nienależne świadczenie z ubezpieczeń społecznych, jest obowiązana do jego zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego.

Jeżeli osoba pobierająca świadczenia zawiadomiła organ je wypłacający o zajściu okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty, a mimo to były one nadal wypłacane, kwoty świadczeń nienależnie pobranych z ubezpieczeń społecznych podlegają zwrotowi bez odsetek.

Za kwoty nienależnie pobranych świadczeń uważa się:

  • świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie do nich prawa albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca świadczenie była pouczona o braku prawa do ich pobierania;
  • świadczenia przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzenia w błąd organu wypłacającego świadczenia przez osobę je pobierającą.

Nie można żądać zwrotu nienależnie pobranych świadczeń za okres dłuższy niż ostatnie 12 miesięcy, jeżeli osoba pobierająca świadczenia zawiadomiła organ wypłacający o zajściu okoliczności powodujących ustanie do nich prawa albo wstrzymanie ich wypłaty, a mimo to świadczenia były nadal wypłacane, a w pozostałych przypadkach – za okres dłuższy niż ostatnie 3 lata.

Kwoty nienależnie pobranych świadczeń ustalone prawomocną decyzją oraz sumy odsetek i kosztów upomnienia podlegają potrąceniu z wypłacanych świadczeń, a jeżeli prawo do świadczeń nie istnieje – ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

ZUS może odstąpić od żądania zwrotu należności z tytułu nienależnie pobranych świadczeń w całości lub części, odroczyć termin ich płatności albo rozłożyć je na raty, jeżeli:

  • zachodzą szczególnie uzasadnione okoliczności
  • lub kwota nienależnie pobranych świadczeń nie przewyższa kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Rozłożenie na raty kwot należności z tytułu bezpodstawnie pobranych świadczeń albo odroczenie terminu ich płatności następuje w formie umowy. Od kwot, które rozłożono na raty lub których termin płatności odroczono, nie nalicza się odsetek, począwszy od dnia wpływu wniosku o udzielenie tych ulg.

W razie zwrotu nienależnych świadczeń konieczne jest także odpowiednie skorygowanie dokumentów rozliczeniowych ZUS (raportów i deklaracji rozliczeniowych).

Byłemu pracownikowi – po dokonanych poprawkach – trzeba zwrócić nadpłaconą składkę zdrowotną, co wynika z faktu, że składka ta finansowana jest w całości przez pracownika.

W odniesieniu do trybu zwrotu składki zdrowotnej stosuje się przepis art. 24 ust. 6a sus.

ZUS z urzędu zalicza nienależnie opłacone składki na poczet zaległych lub bieżących, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot.

Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot tych kwot (w całości lub części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym zwrot otrzymał, dolicza kwoty odliczone poprzednio (art. 45 ust. 3a ustawy o PIT).

W kwestii uwzględnienia w dochodzie podlegającym opodatkowaniu odsetek uiszczonych wraz ze zwróconymi należnościami do ZUS-u wiążącym jest art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i inne należności, do których stosuje się Ordynację podatkową, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Odsetki, o których była mowa wyżej, nie są zatem odliczane od dochodu.

Podsumowanie

Przepisy z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych szczegółowo regulują, w jakich okolicznościach pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek chorobowy. Zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia pracodawca może żądać na zasadach ogólnych lub wystąpić na drogę sądową. Zwrot bezpodstawnie pobranych świadczeń z ubezpieczenia społecznego następuje na zasadach ustawowych przy odpowiednim zastosowaniu norm prawa podatkowego.