Poradnik Pracownika

Służbowe maile - jak tworzyć je poprawnie?

W dzisiejszych czasach niemal wszyscy korzystają z e-maila, nawet jeśli stronią od innych internetowych komunikatorów. Jest to współcześnie jedna z najpopularniejszych dróg kontaktu, w związku z tym trudno wyobrazić sobie życie zawodowe i prywatne bez własnej skrzynki. Za jej pomocą kontaktujemy się bowiem nie tylko ze znajomymi, lecz także z klientami, współpracownikami, pracodawcami, urzędami, sklepami i wieloma innymi miejscami. Warto jednak wiedzieć, że - szczególnie jeżeli chodzi o służbowe maile - mamy do czynienia z netykietą. Jak tworzyć korespondencję poprawnie? Dlaczego jest to istotne? Przeczytaj niniejszy artykuł i dowiedz się więcej na ten temat!

Co mówią o nas służbowe maile?

Wydawać by się mogło, że najważniejsze jest to, co chcemy przekazać, a nie w jaki sposób to zrobimy. Jest to jednak mylne przekonanie. Z pewnością sami denerwujemy się, kiedy ktoś nieodpowiednio sformułuje maila, którego otrzymamy. Dlatego też my również powinniśmy zwracać na to uwagę. Co może pomyśleć odbiorca, który dostanie od nas wiadomość niezgodną z netykietą? Najprawdopodobniej, że ma do czynienia z kimś nieprofesjonalnym. Warto więc przyłożyć się do tak pozornie banalnej czynności.

Jak powinny wyglądać służbowe maile?

Przejdźmy więc do kwestii najistotniejszej - jak powinny wyglądać służbowe maile, aby odbiorca wiedział, że ma do czynienia z profesjonalistą?

Odpowiedni adres e-mail

Przede wszystkim warto zacząć od odpowiedniego adresu skrzynki. Zapomnijmy o licealnych mailach typu: marusia131315@buzibuzi.pl. Uważane jest to za niepoważne i nieprofesjonalne. Przykładowo rekruterzy, którzy otrzymują CV z takiego adresu, mogą od razu zrezygnować z zapraszania danej osoby do dalszego etapu rekrutacji. Adres powinien składać się z imienia i nazwiska lub samego nazwiska i tym podobnych kombinacji. Unikajmy również zakończeń po znaku @ typu: buziaczek, buzi, stokrotkapolna itp.

Jeśli piszemy do klienta, korzystajmy ze służbowej skrzynki. Najpewniej nie będzie on zainteresowany ofertą, która przyjdzie do niego z prywatnego maila i może poprosić o powtórzenie zapytania, tym razem z firmowego adresu. Nic w tym dziwnego - nikt nie chce martwić się tym, że może zostać oszukany. Jeżeli więc zależy nam na zaoszczędzeniu czasu i sprawnej komunikacji od razu skorzystajmy z odpowiedniej skrzynki, gdy tworzymy służbowe maile.

Miejmy świadomość do kogo piszemy

Często zdarza się, że służbowe maile są zupełnie niedostosowane do odbiorcy. Ogromnym niedopatrzeniem jest zwrócenie się do kobiety “Szanowny Panie” lub do pana Piotra “Szanowny Panie Jarosławie”. Powinniśmy dokładnie sprawdzić do kogo ma być kierowana wiadomość i dopasować ją pod tym kątem. W przeciwnym razie najprawdopodobniej od razu zostaniemy skreśleni i żadne przeprosiny tego nie naprawią.

Odpowiednie rozpoczęcie i zakończenie maila

Jeśli chodzi o służbowe maile, bardzo często problemem jest również ich poprawne rozpoczęcie i zakończenie. Kiedy piszemy do osoby nam nieznajomej, najlepiej rozpocząć wiadomość od zwrotu “Szanowny Panie / Szanowna Pani / Szanowni Państwo”, w zależności od tego, do kogo się zwracamy. Jeśli posiadamy ogólny mail do firmy, użyjmy zwrotu “Szanowni Państwo”. Kiedy nasze kontakty z klientem są długotrwałe i mniej formalne, można pokusić się na początku np. o zwrot “Szanowny Panie Marku / Szanowna Pani Doroto / Panie Marku / Pani Doroto”. Do współpracowników i osób, z którymi przeszliśmy na ty, można zwrócić się po prostu: “Marku/Doroto”. Niektórzy po takim zwrocie stawiają wykrzyknik, odpowiedniejszy jednak wydaje się przecinek, po którym w kolejnym akapicie piszemy wiadomość, rozpoczynając ją małą literą.

Jeżeli natomiast chodzi o zakończenie maila, najbezpieczniejszym zwrotem jest z pewnością “Z wyrazami szacunku”, choć praktykuje się również “Z poważaniem”. Pozdrowienia warto pozostawić dla osób, które są nam bliższe, np. dla współpracowników.

Przykład 1.

Szanowna Pani,

 

materiały potrzebne do szkolenia przesyłam w załączniku.

 

Z wyrazami szacunku

Maria Kowalska

 

Przykład 2.

Maju,

 

przygotuj proszę jak najszybciej materiały na szkolenie.

 

Pozdrawiam

Zuzanna

 

Temat wiadomości

Odpowiednie sformułowanie tematu jest niezwykle istotne w sprawnej komunikacji. Odbiorca powinien po tym krótkim zdaniu zorientować się, jak pilna jest to wiadomość i o czym traktuje. Warto postawić na równoważniki, zwięzłe i zrozumiałe.

Przykład 3.

Źle: Czy mogłaby Pani spojrzeć na materiały, które dołączyłem?

Dobrze: Materiały do piątkowego szkolenia Komunikacja wizerunkowa

Źle: Mam do Ciebie ważne pytanie

Dobrze: Ważne pytanie związane ze szkoleniem Komunikacja wizerunkowa

Zapomnij o emotikonach

Kiedy piszesz do klienta, wystrzegaj się używania emotikonów. Mogą one zostać źle zrozumiane. Tobie wydaje się, że uśmiech na końcu świadczy o tym, że jesteś miłą, otwartą osobą, z kolei odbiorca może uważać to za znak, że uważamy to co napisaliśmy za zabawne i nie traktujemy tego poważnie. Na emotikony możemy pozwolić sobie jedynie w komunikacji z bliskimi współpracownikami.

Postaw na konkrety

W służbowych mailach postaraj się nie rozpisywać nadmiernie. Zdecydowanie warto postawić na krótszy, ale konkretny komunikat, w którym zawrzesz tylko najpotrzebniejsze informacje.

Przeczytaj mail przed wysłaniem

Choć wydaje się, że literówka niczego nie zmieni, naprawdę warto przeczytać tekst przed wysłaniem, by nie narazić się na śmieszność. Oczywiście błąd nie zawsze będzie zabawny, ale może być postrzegany jako potwierdzenie tego, że pisze do nas ktoś, kto nie jest profesjonalistą. Poprawność wyrażania się jest istotna w kontaktach biznesowych. Jeżeli sami nie do końca radzimy sobie z błędami czy przecinkami, poprośmy kogoś, by zerknął na to, co napisaliśmy.

Kiedy odpowiadać na służbowe maile?

Jest jeszcze jedna kwestia, która nierzadko zastanawia pracowników. Czy istnieje określony czas odpowiedzi na służbowe maile? Przyjmuje się, że na wiadomość otrzymaną elektronicznie powinno się odpowiedzieć w ciągu 24 godzin. Nie jest to jednak ostateczne i warto wziąć pod uwagę kilka okoliczności.

Nadawca często prosi o potwierdzenie odczytania wiadomości, jeśli je wyślemy, wówczas powinniśmy odpowiedzieć w ciągu 24 godzin. Należy jednak mieć świadomość, że nie zawsze jesteśmy w stanie zrobić to w tak - bądź co bądź - krótkim czasie, na przykład przez to, że nie posiadamy odpowiednich informacji czy po prostu nie jest to na naszej liście priorytetów i zwyczajnie nie mamy czasu. W takiej sytuacji warto napisać krótką wiadomość, że w tym momencie nie jesteśmy w stanie udzielić informacji i odezwiemy się w innym terminie.

Zdarzyć się może również, że znajdujemy się poza biurem i nie odbieramy służbowej poczty - jesteśmy chorzy, mamy urlop i tym samym służbowe maile to ostatnie, o czym w tym momencie myślimy. W takim przypadku warto ustawić automatyczną odpowiedź, w której zawrzemy wszystkie najważniejsze informacje dla osoby, która chce się z nami skontaktować.

Przykład 4.

Szanowni Państwo,

 

informuję, że od 24 lutego do 15 marca br. przebywam na zwolnieniu lekarskim. Na wszystkie wiadomości, które dotrą do mnie w tym czasie, odpowiem zaraz po powrocie.

 

Z wyrazami szacunku

Mariusz Warakomski

Służbowe maile piszemy bardzo często, jednak rzadko zwracamy uwagę na ich jakość. Warto zdawać sobie sprawę, że nic nie umknie uwadze odbiorców, dbajmy więc o nasz profesjonalizm.