Poradnik Pracownika

Jaki zakres obowiązków ma pracownik biurowy?

Wydaje się, że pracownik biurowy to pojęcie bardzo szerokie - w końcu tak naprawdę osoba ta może wykonywać pracę mieszczącą się teoretycznie w ramach kilku zawodów. Nie zawsze wiemy więc, czym pracownik na takim stanowisku się zajmuje. Jakie umiejętności powinien posiadać? Co robi na co dzień? Ile zarabia? Przybliżymy te kwestie w niniejszym artykule!

Czym zajmuje się pracownik biurowy?

Pracownik biurowy to osoba, która wykonuje szeroki zakres zadań. Należy do nich przede wszystkim koordynowanie pracy całego biura. Często taka osoba odpowiada za zarządzanie obrotem dokumentów, archiwizację, pierwsze kontakty z kontrahentami, dostarczanie pracownikom niezbędnych do pracy narzędzi, sporządzanie pism, a nawet dbanie o stronę internetową przedsiębiorstwa.

Tak naprawdę w każdej firmie zakres obowiązków pracownika biurowego może się znacznie od siebie różnić. Dlatego też wszelkich niezbędnych informacji na temat tego, czym się zajmuje, trzeba szukać przede wszystkim w ogłoszeniach o pracę.

Umiejętności pracownika biurowego

Choć można stwierdzić, że ten zawód ma kilka rodzajów, z pewnością łączą je umiejętności, które osoba na takim stanowisku powinna posiadać. Co powinien umieć pracownik biurowy?

  1. Świetna organizacja czasu pracy
    Jak już wspominaliśmy, pracownik biurowy ma wiele obowiązków. Każdego dnia czeka na niego dużo różnorodnych zadań – od przygotowania sali konferencyjnej do spotkania, koordynacji przebiegu przez odbieranie telefonów czy maili po archiwizację dokumentów czy wystawianie faktur – w związku z czym musi świetnie organizować swój czas pracy, aby ze wszystkim zdążyć i o niczym nie zapomnieć. W nawale zadań łatwo coś pominąć. Warto więc na przykład korzystać z programów, w których można zapisać obowiązki danego dnia czy najbliższego czasu lub też z kartek czy planerów.

  2. Obsługa programów i narzędzi
    Pracownik biurowy musi znać niezbędne do pracy programy lub też nie mieć problemów z przyswojeniem takiej obsługi. Chodzi tutaj nie tylko o pakiet MS Office, lecz także programy wewnętrzne, które pomagają w codziennych zadaniach przedsiębiorstwa. Dodatkowo pracownik biurowy jest zazwyczaj tą osobą, która kseruje, drukuje, laminuje czy binduje – dlatego też nie powinna mieć problemów z obsługą takich sprzętów biurowych.

  3. Języki obce
    Zazwyczaj pracownik biurowy zajmuje się pierwszym kontaktem z klientem. W związku z tym, że nie zawsze są to klienci bądź kontrahenci krajowi, musi on znać języki obce, przede wszystkim angielski, na poziomie, który ułatwia swobodną komunikację.

  4. Skrupulatność
    Kontakt z dokumentami, wykonywanie raportów, odpowiadanie za umawianie spotkań, przyjmowanie gości, wykonywanie obliczeń, korzystanie z programów – to wszystko wymaga również od pracownika biurowego skrupulatności i dokładności. Jeden błąd może wiązać się z lawiną kolejnych pomyłek. Pracownik powinien być więc skupiony na swoich zadaniach i kontrolować to, co robi.

  5. Komunikatywność
    Pracownik biurowy nie pracuje sam – często musi mieć kontakt z innymi ludźmi, nie tylko współpracownikami, lecz także – jak już wspominaliśmy – kontrahentami czy klientami. Dlatego też niezbędna w tym zawodzie jest komunikatywność. Taka osoba powinna być otwarta, jasno przekazywać komunikaty, potrafić dogadywać się z ludźmi. Niezbędna jest także duża kultura osobista w kontaktach z innymi.

Ile zarabia pracownik biurowy?

Wiemy już, czym zajmuje się pracownik biurowy i jakie umiejętności powinien posiadać. Kwestią, która zastanawia kandydatów na to stanowisko, jest także wynagrodzenie. Ile zarabia pracownik biurowy?

Według raportu przygotowanego przez portal Pracuj.pl średnie zarobki na tym stanowisku to średnio 2505 złotych netto. 25% osób pracujących w tym zawodzie otrzymuje wynagrodzenie niższe niż ok. 2010 złotych netto. Kolejne 25% pracowników biurowych zarabia ok. 2950 złotych netto i więcej.

Najwięcej zarabiają pracownicy biurowi z województw: mazowieckiego (ok. 3790 złotych), dolnośląskiego (ok. 3130 złotych) oraz małopolskiego (ok. 3115 złotych), najmniej z kolei z województw: świętokrzyskiego (ok. 2640 złotych), podlaskiego i podkarpackiego (ok. 2540 złotych) oraz lubelskiego (ok. 2400 złotych).

Wymagania pracodawców

Czego wymagają pracodawcy od kandydatów na pracowników biurowych? Po przeanalizowaniu ogłoszeń o pracę na to stanowisko można wywnioskować, że głównymi wymaganiami są:

  • znajomość języka angielskiego lub niemieckiego

  • skrupulatność

  • sumienność

  • dobra organizacja pracy

  • znajomość pakietu MS Office

  • umiejętność pracy w zespole

  • chęć stałego podnoszenia kwalifikacji

  • minimum średnie wykształcenie lub wyższe w kierunku administracji

  • umiejętność obsługi sprzętów biurowych

  • komunikatywność

  • zdolność analitycznego myślenia.

Na tym stanowisku bywa wymagane doświadczenie zawodowe, jednak nie zawsze. Często jest to dobre stanowisko dla osoby, która dopiero je nabywa.