Czym się zajmuje i jakie ma zadania dział HR?

Mamy coraz większą świadomość tego, jak ważni są pracownicy dla firmy. Ludzie są filarem wielu przedsiębiorstw. Dzięki nim mają one szansę na sukces. Ich umiejętności, efektywność, zaangażowanie jest ważne nie tylko dla ich rozwoju, lecz także dla działania wszystkich. W związku z tym ważne jest to, by odpowiednio zarządzać ludźmi. Niemal każda firma posiada dział HR. Czym właściwie zajmują się jego pracownicy? Czy firma może istnieć bez zarządzania zasobami ludzkimi? W niniejszym artykule odpowiemy na te pytania!

Czym zajmuje się dział HR?

Dział HR (human resources, zarządzania zasobami ludzkimi) jest niejako łącznikiem między kierownictwem a pracownikami. HR-owcy kojarzeni są głównie z przeprowadzaniem rozmów kwalifikacyjnych – oczywiście rekrutacja jest dużą częścią ich działalności, jednak z pewnością niejedyną.

Dział HR nie tylko zajmuje się rekrutacją kandydatów do pracy. Do zadań jego pracowników należy również odpowiednie motywowanie pracowników do wykonywania swoich obowiązków, przygotowaniem i przeprowadzaniem różnego rodzaju szkoleń, rozpoznawaniem osób, które są niezwykle cenne dla zespołu oraz takich, które spowalniają jego pracę i powinny zostać zwolnione.

To oczywiście nie wszystkie zadania, a ich lista jest naprawdę długa, co z całą pewnością świadczy o tym, że pracownicy tego działu posiadają szerokie kompetencje i sprawdzają się w różnych kwestiach. 

Warto wiedzieć, że HR dzieli się na twardy i miękki. Do miękkiego zaliczają się właśnie te czynności, które wymieniliśmy powyżej. Z kolei twardy HR wymaga od pracowników wiedzy z zakresu kadr i płac, chodzi bowiem o przygotowanie umów, pilnowanie, by wszystkie działania firmy były zgodne z prawem, obliczanie urlopów oraz wiele innych prac z zakresu administracji.

Zdarza się, że dział HR uznawany jest za niepotrzebny, jednak jeśli poznamy zakres jego działania, jasnym staje się, że tak naprawdę w każdej firmie specjaliści z tej dziedziny są niezbędni.

Warto również wspomnieć, że często, w mniejszych firmach, wszystkie wymienione obowiązki nierzadko należą tylko do jednej osoby. Z kolei tam, gdzie dział ten jest rozbudowany, zazwyczaj znaleźć można osoby specjalizujące się w danych zadaniach, na przykład rekrutacji, szkoleniach, umowach itp.

Trudno powiedzieć, który system jest lepszy, z pewnością zatrudnianie wielu specjalistów w małej firmie mija się z celem i jest niepotrzebne. W przypadku niewielkiej liczby pracowników z pewnością jedna osoba jest w stanie sobie ze wszystkim poradzić.

Dział HR – pracownicy

Jakie umiejętności powinni więc posiadać pracownicy działu HR? Długa lista obowiązków z pewnością przywodzi na myśl fakt, że powinny być to osoby wszechstronne, gotowe do ciągłego rozwoju, które nie boją się wyzwań. Jednak oczywiście to nie wszystko.

Przede wszystkim musimy pamiętać, że specjaliści z tego działu są łącznikiem między pracownikami a kierownictwem. W związku z tym muszą być otwarci na drugiego człowieka, nie mieć problemu z komunikacją, jasno formułować komunikaty i nie mieć problemu z kontaktami międzyludzkimi.

Nie da się ukryć, że pożądaną umiejętnością jest również umiejętność negocjacji. Taka osoba musi wiedzieć, jak negocjować z pracownikiem, by nie sprawić, żeby kontakty z nim były gorsze. Z pewnością przyda się tutaj znajomość metod oddziaływania na ludzi, które sprawią, że będą oni bardziej zadowoleni z pracy, a jakość ich pracy będzie wyższa.

Wspominaliśmy również o tym, że pracownicy działu HR zajmują się przygotowaniem umów, obliczaniem urlopów itd. W związku z tym taki pracownik powinien znać prawo pracy, śledzić zmiany, być na bieżąco – co jest niezwykle ważne – czyli wykazywać chęć ciągłej nauki. Poza tym z pewnością przyda się także znajomość programów administracyjnych.

Kiedy dział HR nie istnieje

Zdarzyć się może, że w firmie nie istnieje dział HR. Wówczas zazwyczaj wszelkie sprawy kadrowe, związane z umowami itp. przeprowadzane są przez księgowość. W wielu firmach również rekrutacją zajmuje się pracodawca czy też wyznaczony przez niego pracownik. Jednak nie da się ukryć, że pewne procesy wymagają pomocy, na przykład rekrutacja na wysokie stanowisko. Zajmuje to dużo czasu, więc firmy decydują się na korzystanie z zewnętrznych firm HR.

Czy jest to dobre rozwiązanie? Z pewnością tak. Oprócz tego, że firma zaoszczędzi czas,  zewnętrzny HR wybierze odpowiedniego specjalistę, co jest korzystnym rozwiązaniem. Może to również zaoszczędzić finanse – wynajęcie ekspertów może być tańsze niż powoływanie nowego działu.

Dział HR – choć bywa niedoceniany, stanowi ważny filar firmy. Dzięki niemu komunikacja między pracownikami a pracodawcą przebiega pomyślnie, wszelkie działania są zgodne z prawem, a pracownicy są odpowiednio zmotywowani. Są to niezwykle istotne kwestie i warto, żeby w firmie zajmowali się tym eksperci w dziedzinie.

HR-owcy to wszechstronni pracownicy, którzy nie tylko mają doskonałe umiejętności interpersonalne, lecz także kadrowe i administracyjne.