Poradnik Pracownika

Jakich danych osobowych może żądać pracodawca - warto wiedzieć!

Do obowiązków pracodawcy należy odpowiednie postępowanie z danymi osobowymi kandydatów do zatrudnienia oraz pracowników. Zmiany unormowań prawnych zachodzące w tym zakresie w ostatnich latach wyraźnie zmierzają do zwiększenia ochrony wspomnianych danych oraz ich ścisłej reglamentacji. Jakich danych osobowych może żądać pracodawca? Odpowiadamy!

Dane osobowe i ich przetwarzanie

Zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO (tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), danymi osobowymi są wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, czyli osobie, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora, takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Przetwarzaniem danych osobowych, w myśl art. 4 pkt 2 RODO jest każda operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany, lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Zgodność przetwarzania danych osobowych z prawem

Jak stanowi art. 6 ust. 1 RODO, przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

  • osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
  • przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
  • przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Jakich danych osobowych może żądać pracodawca od kandydata do pracy

W art. 221 § 1 Kodeksu pracy ustalono katalog danych osób ubiegających się o zatrudnienie, które mogą być przetwarzane przez pracodawcę. Należą do nich:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • data urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

oraz, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku:

  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Powszechną praktyką, stosowaną w przeszłości, było załączanie do CV, przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, jej fotografii. Niektóre osoby nadal decydują się na przesyłanie zdjęć. Należy jednak podkreślić, że w obecnie obowiązującym stanie prawnym, przepisy nie zezwalają na żądanie przez pracodawcę przesłania zdjęcia przez kandydata do zatrudnienia – chyba że osoba ta sama wyraża na to zgodę (na temat zgody patrz niżej). Na marginesie warto zauważyć, że takie żądanie pracodawcy może świadczyć o zamiarze zastosowania przy rekrutacji niedopuszczalnego (dyskryminacyjnego) kryterium, jakim byłby wygląd kandydata.

Dane osobowe pracownika

Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika, jest szerszy i obejmuje, poza danymi, które podaje kandydat do zatrudnienia:

  • adres zamieszkania;
  • numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
  • inne dane osobowe – gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 3 i § 4 Kodeksu pracy).

Przykład 1.

Pracownik oświadczył pracodawcy, że zamierza korzystać z uprawnienia do płatnego zwolnienia od pracy (w wymiarze 16 godzin albo 2 dni), przysługującego, zgodnie z art. 188 Kodeksu pracy, osobie wychowującej przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat. Wobec tego pracodawca ma prawo zażądać od pracownika podania danych osobowych jego dziecka, w tym daty urodzenia, w celu stwierdzenia, czy wspomniane uprawnienie do zwolnienia od pracy pracownikowi przysługuje.

Sposób udostępnienia danych

W art. 221 § 5 Kodeksu pracy ustalono, że kandydat do zatrudnienia i pracownik powinni udostępnić pracodawcy dane osobowe w formie oświadczenia. Pracodawca może też żądać udokumentowania tych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Przykład 2.

Pracodawca, w celu potwierdzenia informacji o numerze PESEL pracownika może zażądać od niego okazania dokumentu potwierdzającego posiadanie tego numeru, w szczególności może żądać okazania dowodu osobistego.

Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych

W myśl art. 221a § 1 Kodeksu pracy, na podstawie zgody wyrażonej przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, pracodawca może przetwarzać ich dane osobowe inne niż wymienione wyżej. Przepis ten nie uprawnia jednak pracodawcy do dostępu do danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych, gdyż przetwarzanie tych danych reglamentowane jest odrębnymi przepisami.Brak zgody, o której mowa wyżej, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (art. 221a § 2 Kodeksu pracy).

Dane wrażliwe

W art. 221b Kodeksu pracy unormowano przetwarzanie tzw. danych wrażliwych wymagających szczególnej ochrony. Zgodnie z tym przepisem, zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe, lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby – wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Przykład 2.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie w podaniu o przyjęcie do pracy napisała – mimo że nie została o to poproszona przez pracodawcę – o swojej przynależności do kościoła rzymskokatolickiego. Oznacza to, że kandydat do zatrudnienia przekazał tę informację z własnej inicjatywy i tym samym godzi się na jej przetwarzanie przez pracodawcę. W związku z tym pracodawca jest uprawniony do posiadania wspomnianego dokumentu (złożonego podania), zawierającego informację o przekonaniach religijnych kandydata.

Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy ich podanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (np. wykorzystanie danych daktyloskopijnych – odcisku palca).

Zarówno przepisy RODO, jak i unormowania Kodeksu pracy znacznie ograniczają możliwość przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę. Wydaje się jednak, że zakres danych, do których na podstawie obowiązujących regulacji pracodawca ma dostęp, jest wystarczająca dla realizacji celu, jakim jest zatrudnianie pracowników.