Autor
Każdy z nas z pewnością słyszał o RODO – Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego dane osobowe przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – które weszło w życie w 2016 roku, a zaczęło obowiązywać od 25 maja 2018 roku. Niemal z każdej firmy dostawaliśmy mailowo powiadomienia o tym, że RODO wchodzi w życie, a wraz z nim wiele zmian związanych z danymi osobowymi. W związku z tymi wydarzeniami zmianie uległa również zgoda na przetwarzanie danych, którą umieszczamy na przykład w dokumentach aplikacyjnych. Jak powinna wyglądać aktualna jej wersja? Gdzie ją umieszczać? Podpowiadamy w niniejszym artykule!
Dlaczego zgoda na przetwarzanie danych jest niezbędna?
W CV, liście motywacyjnym czy podaniach o przyjęcie do pracy zamieszczamy, najczęściej dobrowolnie, nasze dane osobowe. Dlatego też w wielu ogłoszeniach o pracę jest wyraźnie podkreślone, żeby zamieszczać w dokumentach zgodę na przetwarzanie danych. Jest to niezbędne, aby pracodawca mógł z nich korzystać w procesie rekrutacji, a także by umieścić dokumenty pracownika w bazie i wykorzystać je w przyszłości.
Dzisiaj, jeśli jasno nie wyrazimy zgody na przetwarzanie danych w tej i przyszłych rekrutacjach, nie możemy być w nich brani pod uwagę. W związku z tym zanim skopiujemy klauzulę do naszych dokumentów, warto dokładnie są przeczytać i upewnić się, że zawiera wszelkie niezbędne informacje.
Dane osobowe, których może żądać pracodawca
Wraz z RODO zmianie uległy także artykuły Kodeksu pracy traktujące o tym, jakich danych osobowych może żądać od nas pracodawcy. Według aktualnego brzmienia art. 221:
„§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1. imię (imiona) i nazwisko;
2. datę urodzenia;
3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4. wykształcenie;
5. kwalifikacje zawodowe;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku”.
Zgoda na przetwarzanie danych jest niezbędna, jeśli w dokumentach aplikacyjnych znajdują się inne informacje na nasz temat, niż te wymienione w powyższym artykule. Nie da się ukryć, że najczęściej wybiegamy poza przedstawione w nim punkty. Dlatego też, aby mieć pewność, że dane będą mogły być przetwarzane, warto zawsze zawrzeć klauzulę w naszym CV czy liście motywacyjnym.
O zgodzie na przetwarzanie danych mówi między innymi art. 221a Kodeksu pracy.
„§ 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)”.
Kwestie formalne
Zgoda na przetwarzanie danych zazwyczaj umieszczana jest w stopce dokumentu, na jego ostatniej stronie.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – kiedyś i dzisiaj
Klauzula, którą do tej pory zamieszczaliśmy w naszych dokumentach aplikacyjnych, brzmiała:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133 poz. 883 z późniejszymi zmianami))”
Dzisiaj jest ona nieaktualna, a na jej miejsce weszła nowa:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO))”.
Oraz jej krótsza wersja:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb rekrutacji (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych))”.
Kandydaci w zgodzie na przetwarzanie danych często również podają nazwę firmy, do której aplikują, co także jest dobrą praktyką. Wówczas klauzulę rozpoczynamy od zdania:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez NAZWA FIRMY dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji…”
Jeśli zależy nam na tym, aby nasze dokumenty mogły uczestniczyć również w przyszłych procesach rekrutacyjnych, należy dodać drugą, krótką klauzulę:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych.”
Lub zamieścić wszystkie informacje w jednej:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu tej oraz przyszłych rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO))”.
